Schritt für Schritt zur E-Rechnung: Ein Leitfaden für Unternehmen von SONNTAG

Die E-Rechnung kann dabei auch als Chance gesehen werden, denn mit der Umstellung bietet sich die Gelegenheit, Geschäftsprozesse nachhaltig zu optimieren und zu digitalisieren.

Überblick verschaffen und Analyse der Ist-Prozesse

Zu Beginn ist eine Bestandsaufnahme der bestehenden Rechnungsprozesse nötig. Unternehmen sollten analysieren, wie Eingangs- und Ausgangsrechnungen aktuell gehandhabt werden. Prozesse wie die Archivierung sollten ebenfalls auf den Prüfstand gestellt werden.

Übergangslösung für den Stichtag 01.01.2025 finden und implementieren

Für viele Unternehmen wird die Umstellung schrittweise erfolgen und daher bietet sich für den Start eine pragmatische Übergangslösung an:

• Zentrale E-Mail-Adresse und Visualisierungstool: Eine zentrale E-Mail-Adresse für E-Rechnungen sorgt dafür, dass die Dokumente unkompliziert empfangen und verarbeitet werden können. Ein einfaches Visualisierungstool erlaubt die Anzeige von E-Rechnungen ohne tiefgreifende Systemänderungen.
• Sensibilisierung der Mitarbeiter und Lieferanten: Schulungen und gezielte Informationsverteilung helfen dabei, Prozessbeteiligte vorzubereiten. So können Zahlungsausfälle oder Mahngebühren vermieden werden.
• Rechtzeitige Ressourcenplanung: Zu Beginn werden vermutlich nur wenige E-Rechnungen verarbeitet, daher reicht eine einfache Lösung. Danach sollten Unternehmen jedoch frühzeitig mit der Implementierung einer ganzheitlichen Lösung starten, da es hier zu einer massiven Ressourcennachfrage nach externen Dienstleistern kommen wird.

Wahl der Software: ERP-Anpassung oder neue Lösung

Die Auswahl einer ganzheitlichen Lösung erfordert strategische Überlegungen: Kann das bestehende ERP-System die Anforderungen an die E-Rechnung erfüllen oder benötigt man eine Alternative?

Auf dem Markt gibt es hierfür eine Vielzahl an Anbietern. Um Ihren Anforderungen gerecht zu werden, ist es wichtig zu wissen, ob die Softwarelösung allein dazu dienen soll, die Rechnungsverarbeitung zu digitalisieren oder ob beispielsweise auch Freigabe-Workflows und Prozesse zur revisionssicheren Archivierung integriert werden sollen.

Implementierung: Formatwahl und Übertragungsart

Die E-Rechnung muss über ein strukturiertes Datenformat verfügen. Geregelt ist das in der EU-Norm EN 16931. In Deutschland kristallisieren sich die Formate X-Rechnung und ZUGFeRD als die aktuell gängigsten heraus. Die Übertragung der E-Rechnungen kann entweder über das PEPPOL-Netzwerk oder klassisch per E-Mail erfolgen.

Ausblick: Meldepflicht ab 2030 und darüber hinaus

Mit der ViDA-Initiative will die EU das europäische Mehrwertsteuersystem modernisieren. Dabei müssen Unternehmen innergemeinschaftliche B2B Umsätze innerhalb einer gewissen Frist bei der jeweiligen Steuerbehörde melden. Unternehmen sollten daher darauf achten, frühzeitig die Prozesse so zu gestalten, dass diese mit den zukünftigen Anforderungen kompatibel sind.

Berücksichtigung von Sonderfällen

Die Umsetzung der E-Rechnungspflicht bringt besondere Herausforderungen mit sich, die nicht alle im Standardprozess abgedeckt werden:

• Rechnungskorrekturen und Gutschriften: Viele Systeme erfordern spezielle Workflows für die Bearbeitung von Korrekturen und Gutschriften. Diese Dokumente entsprechen nicht immer den Standardformaten und benötigen oft eine Sonderbehandlung. Eine korrigierte E-Rechnung muss stets im selben Format erfolgen.

• Extensions: In der X-Rechnung sind spezielle „Extensions“ (Erweiterungen) vorgesehen. Diese sollen eine flexible Anpassung ermöglichen und branchenspezifische Anwendungsfelder abdecken. Unternehmen sollten insbesondere prüfen, welche Erweiterungen für sie relevant sind.

Ein detaillierter, klar strukturierter Fahrplan hilft Unternehmen bei der Umsetzung der E-Rechnungspflicht zu bewältigen. Für eine fundierte Beratung und die Anpassung an unternehmensspezifische Anforderungen steht Ihnen unsere Kanzlei gerne zur Seite.