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Hinweisgeber spielen eine entscheidende Rolle bei der Aufdeckung von Missständen in Unternehmen. Laut einschlägigen Studien werden über die Hälfte der wirtschaftskriminellen Handlungen durch Hinweise aus dem Unternehmen selbst aufgedeckt. Diese Hinweise dienen also als Frühwarnsysteme, die nicht nur zur Risikokontrolle beitragen, sondern Unternehmen auch vor konkreten materiellen und immateriellen Schäden bewahren können. Die Einrichtung eines effektiven Hinweisgebersystems ist somit in erster Linie essenziell für den Schutz des Unternehmens.
Neben der internen Meldestelle richtet der Gesetzgeber eine externe Meldestelle zur Abgabe von Hinweisen beim Bundesamt für Justiz ein. Die Bundesländer können darüber hinaus noch weitere, eigene Meldestellen einrichten. Hinweisgeber können sich frei entscheiden, ob sie eine Meldung an die interne Meldestelle ihres Unternehmens abgeben oder die externe Meldestelle nutzen möchten. Als Unternehmer sollte es im eigenen Interesse sein, dass derartig sensible Informationen zuerst intern ankommen, bevor diese das Unternehmen verlassen.
Seit Dezember 2023 gelten die Anforderungen des Hinweisgeberschutzgesetzes auch für alle Unternehmen ab 50 Beschäftigten. Mit dem Hinweisgeberschutzgesetz werden Unternehmen und Organisationen verpflichtet, sichere interne Meldestellen zu installieren.
Über die Meldestelle muss es möglich sein, Hinweise schriftlich oder mündlich und auf Wunsch auch anonym abgeben zu können. Neben den aktuellen Beschäftigten muss die Meldestelle auch ehemaligen Beschäftigten, Praktikanten und Auszubildenden zur Verfügung stehen.
Neben der Einrichtung einer internen Meldestelle, ist auch die Betreuung aller eingehenden Hinweise klar geregelt. So muss ein Hinweisgeber unter anderem über den Eingang seiner Meldung und die daraufhin ergriffenen Maßnahmen informiert werden. Auch entsprechende Aufbewahrungspflichten gilt es zu berücksichtigen.
Mit der Anschaffung einer digitalen Meldeplattform ist es bei weitem nicht getan. Was anfänglich verlockend klingt, bindet vor allem hoch qualifiziertes Personal, das aktuell mehr denn je anderswo im Unternehmen dringend benötigt wird. Eigene Beschäftigte, welche die Meldestelle betreuen, müssen neben der nötigen Sachkunde vor allem verantwortungsbewusst, integer und empathisch sein. Kaum ein Unternehmen überblickt die Konsequenzen einer internen Meldestelle hinsichtlich Personalaufwand, internen Prozessen und den Anforderungen, die an die Ausgestaltung der internen Meldestelle gelegt werden. Die Opportunitätskosten wachsen den Unternehmern dabei schnell über den Kopf.
Erfahrungen aus der Unternehmenspraxis zeigen, dass gerade familiengeführte und mittelständische Unternehmen eine interne Meldestelle benötigen, die ohne großen Aufwand in Betrieb genommen werden kann. Die erfolgreiche Implementierung eines Hinweisgebersystems erfordert eine umfassende Strategie und einen pragmatischen Lösungsansatz, durch den der bestehende Betriebsablauf so wenig wie möglich beeinträchtigt wird. Nur so können personelle Ressourcen für den operativen Betrieb geschont werden.
Die Implementierung des Hinweisgeberschutzgesetzes mag auf den ersten Blick als eine weitere bürokratische Belastung erscheinen, doch mit der richtigen Unterstützung wird sie zu einer wertvollen Investition in die Zukunftsfähigkeit Ihres Unternehmens. Sie können ein vertrauenswürdiges und transparentes Arbeitsumfeld schaffen, das Vertrauen Ihrer Kunden und Lieferanten stärken sowie die Haftungsrisiken für die Geschäftsführung minimieren.
SONNTAG unterstützt bereits viele mittelständische Unternehmen dabei, ihre Hinweisgebersysteme rechtssicher, einfach und effizient zu gestalten. Wir bieten Ihnen technologische Expertise und juristisches Know-how, um Ihr Hinweisgebersystem nahtlos und effektiv in die Unternehmensstrukturen zu integrieren. Mit SONNTAG an Ihrer Seite können Sie sich darauf verlassen, dass Ihr Unternehmen nicht nur rechtssicher aufgestellt ist, sondern auch einen Schritt voraus in Richtung einer transparenten, integren und vertrauensvollen Unternehmenskultur geht.
Entdecken Sie die Vorteile einer Partnerschaft mit SONNTAG und setzen Sie sich mit uns in Verbindung, um den Grundstein für ein erfolgreiches Hinweisgebersystem zu legen. Bei Fragen stehen Ihnen die Experten von SONNTAG jederzeit gerne für einen unverbindlichen Austausch zur Verfügung.
