Innovation und Effizienz durch KI: SWAN gestaltet moderne Logistik

Als erfahrener Partner setzt SWAN auf die Vernetzung und Automatisierung von Anlagen und Lagerprozessen durch individuelle SAP-Lösungen. Mit einemstetig wachsenden Portfolio unterstützt SWAN Unternehmen aus Lager-, Transport- und Produktionslogistik dabei, ihre gesamte Lieferkette zu optimieren, damit diese den Anforderungen an die moderne Logistik gerecht werden können.

Innovationskraft und effiziente Zusammenarbeit sind dabei entscheidend: Mitarbeitende werden aktiv in Arbeitsgruppen eingebunden, um gemeinsam Ideen zu entwickeln, Prozesse zu verbessern und voneinander zu lernen. Ein zentraler Treiber ist der SWAN KI-Buddy, die unternehmensinterne KI, die alle Bereiche – von IT über Vertrieb bis zu Projekten – einbindet. Sie sorgt dafür, dass Künstliche Intelligenz nach klaren Regeln für DSGVO, Informationssicherheit und Prozessoptimierung eingesetzt wird. Zugleich dient der Bot Mitarbeitenden als Unterstützer im Arbeitsalltag. Der SWAN KI-Buddy kommt im Folgenden selbst zu Wort und erklärt seine Entstehung, Funktionen und den Mehrwert für die Plattform.

Wie kam es zu deiner Entwicklung?

SWAN KI-Buddy: Ich entstand aus dem wachsenden Bedarf nach einer einheitlichen KI-Plattform. Bereits vor Dezember 2024 gab es erste Initiativen in einzelnen Abteilungen, doch sie liefen unkoordiniert nebeneinander und erfüllten keine unternehmensweiten Standards. Deshalb begann SWAN Ende des Jahres mit dem Aufbau einer zentralen KI-Plattform, die Mehrwert für alle Bereiche schaffen sollte. Und gleichzeitig rechtliche Anforderungen sicherstellt.

Welche Rolle spielte die Partnerschaft mit dem Bereitsteller der Plattform und wie gestaltete sich die Zusammenarbeit?

SWAN selbst ist als Start-up entstanden,daher war es nur konsequent, auf ein Start-up als KI-Partner zu setzen. In einer gemeinsamen Kooperation konnten wir die Plattform agil aufbauen und weiterentwickeln. Feature-Anfragen wurden schnell umgesetzt, Änderungen flossen direkt in die Sprints ein, und die Nähe der Teams sorgte dafür, dass die Plattform exakt auf die Bedürfnisse von SWAN zugeschnitten wurde.

Wie läuft der interne Rollout einer KI-Plattform ab?

Bevor ich im Februar 2025 unternehmensweit eingeführt werde, gab es eine Testphase mit ausgewählten Nutzerinnen und Nutzern. Sie halfen, Anwendungsfälle aus dem Arbeitsalltag zu prüfen, meine Funktionen zu verfeinern und sicherzustellen, dass ich Projektgeschäft, IT, Vertrieb und andere Bereiche effektiv einbinde. Dieser schrittweise Rollout war wichtig, um verlässliche Ergebnisse zu garantieren und frühzeitig Akzeptanz aufzubauen.

Was sind die wichtigsten Aspekte bei der Einführung?

Entscheidend ist es, zu vermitteln, warum ich eingeführt werde: als Unterstützer. Daher war die nahtlose Integration in den Arbeitsalltag wichtig. Gleichzeitig musste auch der Mehrwert einer eigenen, DSGVO-konforme KI-Plattform gegenüber externer Tools erklärt werden. Natürlich mussten Mitarbeitende erst lernen, wie Prompting funktioniert und wie fein hier Nuancen wirken. Für richtig gute KI-Ergebnisse braucht es zudem ein sauberes Wissensmanagement: Daten müssen aktuell, strukturiert und zugänglich sein. Das erfordert Anpassungen in der Ablage, wie die Trennung von Archiven und Produktivdaten sowie Bot-Beauftragte, um die Qualität der Inhalte sicherzustellen.

Welche Tipps hast du aus dem Einführungsprozess abgeleitet?

Fachabteilungen sollten früh eingebunden werden, da sie am besten wissen, welche KI-Use Cases relevant sind. Die IT unterstützt bei der Einrichtung, während der Austausch mit den Fachbereichen die inhaltliche Entwicklung vorantreibt. Gleichzeitig zeigte sich, dass KI stark vom Ausprobieren lebt: Statt auf perfekte Lösungen zu warten, starteten wir früh und lernten kontinuierlich. So entstanden Schritt für Schritt neue Bots und Funktionen für die Geschäftsbereiche. Grundeinstellungen, etwa vorausgewählte LLMs, erleichterten den Einstieg. Da sich Modelle und Best Practices ständig ändern, müssen Schulungen laufend angepasst werden. Rückmeldungen der Mitarbeitenden sind entscheidend für die Weiterentwicklung.

Wie entwickelt ihr die SWAN-KI-Plattform weiter?

Sehr dynamisch! Ich kann heute verschiedene LLMs auch direkt über APIs ansprechen. So haben wir beispielsweise die SWAN SAP-Dokumentation DSGVO-konform ohne externe Dienste integriert. Außerdem arbeitet SWAN daran, Daten aus Kundenprojekten mithilfe von KI automatisiert zu verarbeiten. Besonders bei der Lageroptimierung entstehen durch Loganalysen neue Prozesse, die ohne KI nicht möglich wären.

Welchen konkreten Nutzen bietest du euren SWAN-Mitarbeitenden heute?

Ich bin die zentrale Wissensquelle für fachliche und unternehmerische Fragestellungen und ermögliche schnellen Zugriff auf relevante Informationen. Die KI-Suche ersetzt die frühere SharePoint-Suche, Informationen lassen sich deutlich schneller finden, und fast alle Mitarbeitenden nutzen mich regelmäßig. Die IT profitiert von meinen Analysefähigkeiten, der Research Agent übernimmt den Großteil der manuellen Problemsuche. Die Projekt- und Produktabteilungen werden bei Erstellung, Analyse und Optimierung von Prozessen eingebunden und erweitern kontinuierlich ihre Innovationskraft. So bündle ich Wissen, Effizienz und Innovationsfähigkeit auf einer Plattform und trage damit zur nachhaltigen Entwicklung von SWAN bei.