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„Elektronische Rechnungen sind im B2B-Bereich zukünftig verpflichtend. Was muss ich dazu wissen?“
Unser Experte für das Thema E-Rechnung, Oliver Vogt, Geschäftsführer der drei6null IT-Solutions GmbH, kennt die Antwort:
Ab dem Jahr 2025 wird in Deutschland die Einführung einer Pflicht zur Ausstellung und Annahme elektronischer Rechnungen (E-Rechnungen) wirksam. Diese Maßnahme ist Teil einer umfassenden Strategie zur Digitalisierung und zielt darauf ab, die Effizienz, Transparenz und Nachhaltigkeit im Rechnungsverkehr zu steigern. Im Folgenden werden die wesentlichen Aspekte dieser neuen Regelung erörtert.
Die Verpflichtung, eine elektronische Rechnung im o.g. Sinne auszustellen, betrifft Leistungen zwischen Unternehmern (B2B). Zudem müssen leistender Unternehmer und Leistungsempfänger im Inland (bzw. in Gebieten nach § 1 Abs. 3 UStG) ansässig sein.
Eine elektronische Rechnung, kurz E-Rechnung, ist eine Rechnung, die in einem strukturierten und maschinenlesbaren Format erstellt, versendet und empfangen werden kann. Der Standard für diese elektronischen Rechnungen wird durch die europäische Norm EN 16931 definiert, welche entwickelt wurde, um die Interoperabilität von Rechnungsstellungsprozessen im europäischen Markt zu optimieren. Beispielsweise ist ein PDF-Dokument keine E-Rechnung!
Ab dem 01.01.2025 müssen alle B2B-Unternehmen E-Rechnungen empfangen können.
Bis 31.12.2026 können Umsätze, die in den Jahren 2025 und 2026 ausgeführt wurden unter Zustimmung des Rechnungsempfängers noch als PDF-Rechnung o.ä. übermittelt werden. Bei reinen Papierrechnungen benötigt man keine Zustimmung des Empfängers.
Bis 31.12.2027 sind Rechnungen für Einnahmen-Überschuss-Rechner, die nicht dem neuen E-Rechnungsformat entsprechen, erlaubt.
Ab dem 01.01.2028 sind alle Übergangsfristen verstrichen und die E-Rechnung ist Pflicht.
Für die Umsetzung der E-Rechnung in Deutschland sind vor allem zwei Formate maßgeblich: X-Rechnung (XML) und ZUGFeRD (XML + PDF).
Die sogenannte X-Rechnung ist ein XML-basiertes Datenformat, das speziell für die Nutzung durch öffentliche Auftraggeber in Deutschland entwickelt wurde. Es erfüllt alle Anforderungen der entsprechenden EU-Normen und unterstützt die automatisierte Verarbeitung von Rechnungsdaten. X-Rechnung wird vornehmlich für die direkte Kommunikation mit der öffentlichen Verwaltung vorausgesetzt.
Das ZUGFeRD-Format bietet eine Hybridlösung, die eine maschinenlesbare XML-Datei mit einer visuell lesbaren PDF/A-3-Datei kombiniert. Dieses Format ermöglicht es Unternehmen, Rechnungen sowohl automatisiert zu verarbeiten als auch in einem für Menschen lesbaren Format bereitzustellen. ZUGFeRD ist kompatibel mit der europäischen Norm EN 16931 und dem internationalen Standard Factur-X, was es besonders für Unternehmen attraktiv macht, die auch im B2B-Bereich tätig sind.
Ab 01.01.2025 sind Sie als Unternehmer verpflichtet, elektronische Rechnungen empfangen und archivieren zu können. Dazu gibt es keine Übergangsfristen oder Ausnahmen! Das heißt, Sie müssen, am besten sofort, aber auf jeden Fall noch 2024 beginnen, Ihre Systeme und Prozesse auf die E-Rechnung umzustellen. Dazu gehört die Integration einer Software, die die verschiedenen X-Rechnungsformate wie oben beschrieben unterstützt. Dementsprechend sollten Sie sich als Erstes durch ihren Steuerberater informieren und unterstützen lassen, um alle nötigen Schritte gemeinsam umgehend einzuleiten.
Im 2. Teil zeigen wir Ihnen, wie sie am besten vorgehen.
Sie haben Rückfragen an Oliver Vogt, unseren Experten für das Thema E-Rechnung, oder wünschen eine tiefergehende Beratung? Dann nehmen Sie jetzt direkt Kontakt auf.
