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„Elektronische Rechnungen sind im B2B-Bereich zukünftig verpflichtend. Was muss ich jetzt tun?“
Unser Experte für das Thema E-Rechnung, Oliver Vogt, Geschäftsführer der drei6null IT-Solutions GmbH, kennt die Antwort:
Ermitteln Sie den aktuellen Stand Ihrer Rechnungsverarbeitung. Wie viele Rechnungen werden noch auf Papier bearbeitet? Ist Ihr Rechnungsverarbeitungsprozess überwiegend papierbasiert oder bereits digital? Diese Fragen sind entscheidend, um den Umfang und die Dauer der Umstellung auf elektronische Rechnungen zu bestimmen und zu planen, wann entsprechende Maßnahmen ergriffen werden müssen.
Falls noch nicht vorhanden, richten Sie schnellstmöglich eine zentrale E-Mail-Adresse für den Rechnungseingang ein. So können alle Rechnungen an einer Stelle empfangen und nicht auf individuelle Postfächer verteilt werden. Ebenso wichtig ist die Einrichtung eines digitalen (cloudbasierten) Archivs, in dem die E-Rechnungen revisionssicher für 8 Jahre aufbewahrt werden müssen.
Achten Sie darauf, dass Ihre Software mit den geforderten Formaten kompatibel ist.
Ein zentraler Aspekt für Unternehmen bei der Umstellung auf E-Rechnungen ist die Wahl einer passenden Softwarelösung, die den Empfang, die Erstellung und den Versand von E-Rechnungen unterstützt. Dies gilt sowohl für Sie als Rechnungssteller als auch, vor allem im Hinblick auf den 1. Januar 2025, als Rechnungsempfänger. Die gewählte Software sollte die Formate ZUGFeRD und X-Rechnungen unterstützen. Wenn Sie bereits eine gängige Rechnungssoftware verwenden, kann Ihnen der Hersteller wahrscheinlich eine Lösung für die Verarbeitung dieser Formate anbieten. Achten Sie dabei auf Schnittstellen zu wichtigen Tools wie DATEV, die Einhaltung von Sicherheitsstandards und die DSGVO-konforme, revisionssichere Archivierung.
Integrieren Sie die neue E-Rechnung in Ihre Geschäftsprozesse. Dies umfasst die Anpassung Ihrer Buchhaltungs- und IT-Systeme sowie die damit zusammenhängenden Prozesse (z.B. Freigaben), um einen reibungslosen Übergang zu gewährleisten. Ein weiterer wesentlicher Faktor dabei ist, die Verantwortlichen im Unternehmen schnellstmöglich über mögliche neue Prozesse zu informieren und einzubeziehen. Dabei muss geklärt werden, was E-Rechnungen genau sind, welche Übergangsfristen gelten und wer dafür verantwortlich ist, dass das Unternehmen gesetzeskonform aufgestellt ist.
Informieren Sie Ihre Kunden und Lieferanten über die bevorstehende Umstellung und arbeiten Sie eng mit ihnen zusammen, um sicherzustellen, dass auch sie bereit für den Wechsel sind.
Gemäß dem neuen Gesetz hat der Rechnungsempfänger keine Wahl bezüglich des E-Rechnungsformats, diese Entscheidung liegt beim Versender. Der Rechnungssteller wählt zwischen ZUGFeRD- und X-Rechnung. Unternehmen müssen daher in der Lage sein, alle E-Rechnungsformate zu empfangen und zu verarbeiten. Je nachdem, ob ein Unternehmen Rechnungssteller oder Rechnungsempfänger ist, variieren die Fristen für die Umstellung. Wie in Teil 1 (bitte verlinken) beschrieben, müssen Unternehmen in der Lage sein, E-Rechnungen in den neuen Formaten zu empfangen. Daher sollten sie ihre Lieferanten und Kunden kontaktieren, um zu erfahren, auf welches Format diese umstellen werden. Auf dieser Basis sollte dann ein Zeitplan für die eigene Umstellung erstellt werden.
Untersuchen Sie die technischen Anforderungen, den Schulungsbedarf Ihrer Mitarbeiter und mögliche Anpassungen der bestehenden Prozesse. Anhand der gesammelten Daten und identifizierten Herausforderungen kann der Zeitrahmen für die Umstellung (auch teilweise) auf elektronische Rechnungen festgelegt werden.
Kontaktieren Sie Ihren Steuerberater und planen Sie gemeinsam die Umsetzung der gesetzlichen Anforderungen für die zukünftige elektronische Rechnungsstellung.
Im 1. Teil gebe ich Ihnen einen Überblick, was Sie alles zur E-Rechnungspflicht wissen müssen.
Sie haben Rückfragen an Oliver Vogt, unseren Experten für das Thema E-Rechnung, oder wünschen eine tiefergehende Beratung? Dann nehmen Sie jetzt direkt Kontakt auf.
