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Collaboration-Software: Worauf muss ich achten?
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Roman Galwas, Netz16

Collaboration-Software: Worauf muss ich achten?

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Roman Galwas, Senior Digital Consultant, bei Netz16. Foto: Netz16
Von Roman Galwas

Mit voranschreiten der Digitalisierung wird auch eine Collaboration-Software immer wichtiger für erfolgreiche Unternehmen. Mit diesen Tipps finden Sie die richtige Software für Ihre Firma.

B4B-Leser fragt:

Meine Mitarbeiter wollen unbedingt eine Collaboration-Software. Wie finden wir heraus, welche am besten zu uns passt? Gibt es neben dem Marktführer noch gute Alternativen? Die auch nicht ganz so kompliziert sind?

Roman Galwas, Division Manager Process Automation antwortet:

In der heutigen Zeit, in der Digitalisierung auch bei uns angekommen ist, wird eine Collaboration-Software unabdingbar. Man sollte dieses Thema jedoch etwas ganzheitlicher betrachten. Da man die Software nicht alle paar Jahre tauschen möchte, sollte die Auswahl genau überlegt sein und gut zum Unternehmen passen.

Um eine Collaboration-Software erfolgreich in einem Unternehmen zu etablieren sind sowohl die technische Plattform als auch die Überzeugung bei allen Beteiligten nötig, dass die neue Collaboration-Software einen Nutzen stiftet. Denn nur, wenn Menschen die damit verbundenen Veränderungen in der Arbeitsweise akzeptieren, hat die neue Lösung auch die Aussicht, sich in der Praxis zu etablieren.

Auf diese Technologie sollte geachtet werden

Von Vorteil wäre zum Beispiel eine cloudbasierte Software (SaaS) wie Microsoft 365, speziell Microsoft Teams, da diese vom Betreiber permanent weiterentwickelt und an die Marktanforderungen angepasst wird. Des Weiteren spielen technische Schnittstellen zu anderen Tools und die Benutzeroberfläche eine entscheidende Rolle. Dies entscheidet auch häufig darüber, ob die Software von den Mitarbeitern angenommen wird oder nicht. Schließlich möchte man seine Informationen alle an einem Ort vorfinden und nicht auf vielen verteilten Softwareinseln. 

Diese wichtigen Funktionen sollte jedoch jede Collaboration-Software beinhalten, damit die Collaboration auch wirklich gelingt:

  • Videotelefonie
  • Chatten
  • Gemeinsames Arbeiten an Dokumenten
  • Austausch von Dateien
  • Aufgabenverwaltung mit Benachrichtigungsfunktion
  • Kalenderfunktion

Darüber hinaus sollte, um den Datenschutz und Compliance Richtlinien des Unternehmens gerecht zu werden, ein Rechte-Rollenkonzept entwickelt werden, was in der Collaboration-Software auch technisch umgesetzt werden kann. Dass man auf die Lösung von überall zugreifen kann, auch mit mobilen Endgeräten versteht sich von selbst.

Tipps für einen reibungslosen Ablauf

Beim Evaluierungsprozess sollte man im ersten Schritt ein Projektteam bilden. Dann sollten die Anforderungen in Form von Use Cases definiert und zwei unterschiedliche Tools als Demoumgebung eingerichtet werden.

Am besten startet man ein kleines Pilotprojekt und sammelt damit die ersten praktischen Erfahrungen, reflektiert die Erkenntnisse und korrigiert diese gegebenenfalls. Wenn das Pilotprojekt erfolgreich verlaufen ist, sollte man Key User identifizieren, diese auf die Software schulen und dann erst ganzheitlich im Unternehmen ausrollen.

Häufig hilft auch eine unabhängige Beratung den richtigen Fokus auf die Auswahl der Software zu setzen und alle relevanten Themen von Anfang an zu berücksichtigen. In einem Workshop kann Netz16 die ersten Impulse geben, um unnötige Anfängerfehler zu vermeiden.

 

Sie haben Rückfragen an unseren Experten Roman Galwas oder wünschen eine tiefergehende Beratung? Dann nehmen Sie jetzt direkt Kontakt auf.

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