Rechtstipp: So wird eine Abmahnung richtig formuliert

„Für den Arbeitgeber ist das arbeitsrechtliche Instrument ein wichtiges Mittel, um Beschäftigte auf ein Fehlverhalten hinzuweisen und sie zur Einhaltung der Vertragspflichten zu bewegen“, erklärt Hanna Schmid, Arbeitsrechtsexpertin der IHK Schwaben. Doch das ist nicht der einzige Zweck. 

Diesen Zweck haben Abmahnungen 

Die arbeitsrechtliche Abmahnung ist eine schriftliche oder mündliche Rüge durch das Unternehmen an den Mitarbeitenden, bei der ein konkretes Fehlverhalten oder eine Pflichtverletzung deutlich benannt werden. „Die Abmahnung dient dabei nicht nur dazu, auf das Fehlverhalten aufmerksam zu machen“, sagt IHK-Rechtsexpertin Hanna Schmid. „Sie erfüllt auch den Zweck, den Beschäftigten zu einer Verhaltensänderung zu bewegen und ihm deutlich zu machen, welche möglichen Rechtsfolgen im Wiederholungsfall drohen.“ Beabsichtigt ein Arbeitgeber, das Arbeitsverhältnis mit einem Mitarbeitenden wegen dessen Fehlverhalten zu beenden, so muss im Regelfall eine Abmahnung mit entsprechendem Eintrag in die Personalakte erfolgt sein. 

Was muss in einer Abmahnung stehen?

Die gesetzlich definierte Funktion der Abmahnung legt nahe, dass die Abmahnung dem Arbeitnehmenden schriftlich ausgehändigt wird. Allerdings ist es auch möglich, dass das Unternehmen Beschäftigte nur mündlich abmahnt. „Eine schriftliche Abmahnung stellt jedoch für den Arbeitgeber eine sicherere Variante dar, um im Fall eines arbeits-rechtlichen Verfahrens vor Gericht keine Nachweisschwierigkeiten zu haben“, sagt Schmid. Dabei müssen sich Unternehmen an einige Vorgaben halten. Eine wirksame Abmahnung muss Folgendes grundsätzlich beinhalten: 

• Die konkrete Benennung des beanstandeten Fehlverhaltens. „Ein rein allgemeiner Hinweis auf die Verletzung der Vertragspflichten reicht nicht aus“, sagt Schmid.
• Die unmissverständliche Aufforderung, dass sich die Arbeitnehmerin oder der Arbeitnehmer künftig an die Regelungen des Arbeitsvertrags halten muss und das Unternehmen das Fehlverhalten nicht mehr duldet.
• Den Hinweis auf die die rechtlichen Konsequenzen bei einer erneuten Verletzung der Vertragspflichten.

Die Anzahl der erforderlichen Abmahnungen vor einer möglichen Kündigung ist nicht eindeutig gesetzlich geregelt und hängt immer von den individuellen Umständen ab. „Dabei spielt es eine Rolle, wie schwerwiegend das Fehlverhalten ist und ob bereits eine Abmahnung vorausgegangen ist“, erläutert Schmid.