Home-Office-Umfrage, Folge 5

Netz 16: „Corona hat für schnellen Wandel in Arbeitswelt gesorgt“

Wir haben bei Unternehmen in Bayerisch-Schwaben nachgefragt, wie sie nach dem Corona-Lockdown die Möglichkeit des „Home-Office“ beurteilen. Dr. Andreas Herch, Geschäftsführer von Netz 16, hat verraten, weshalb „safety-first“ im mobilen Office ganz oben auf der Agenda stehen sollte.

B4B WIRTSCHAFTSLEBEN SCHWABEN: Für viele Menschen hat für ein Tag auf den nächsten das Home-Office gerufen. Wie konnten Sie hierbei unterstützen?

Dr. Andreas Herch: Als IT-Unternehmen konnten wir auf vielfältige Weise unterstützen. Netz 16 ist für das staatliche Förderprogramm „Go Digital“ des BMWI autorisiert und zusammen mit unserem Tochterunternehmen alphasystems sind wir in der Lage alle Schritte durchzuführen, die für eine erfolgreiche Umsetzung von Home-Office Arbeitsplätzen notwendig sind. Die schnelle und unbürokratische Unterstützung ist in der Corona-Krise natürlich besonders wichtig.

Dazu gehört die Beratung und Beantragung von Fördergeldern aus dem „Go Digital Programm“, die Bereitstellung entsprechender Hard- und Software, die Konfiguration von VPN (Virtual Private Network) Gateways für den Zugriff auf alle nötigen Ordner und Dokumente des Unternehmens, das Einrichten von Firewalls zum Schutz der Unternehmensdaten, Lizensierungen, Authentifizierengen um unerlaubte Zugriffe zu verhindern, die Konfiguration der Home-Office Plätze und die Einrichtung von VoIP (Voice over Internet Protocol) mit SoftClient anstelle eines Tischtelefons.

Was sollten Unternehmen bei der Umstellung auf Home-Office beachten?

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Getreu dem Motto „safety-first“, sollte das Thema IT-Sicherheit bei der Umstellung auf Home-Office ganz oben auf der Agenda stehen. Dazu empfiehlt es sich eine Ist-Analyse der im Unternehmen vorhandenen Hard- und Software zu machen und auf dieser Basis alle notwenigen Schritte zu besprechen und einzuleiten. Wichtig ist hierbei auch, die Mitarbeiter frühzeitig in den Prozess einzubinden, sowie aufkommende Fragen und Anregungen aufzunehmen und zu klären.

Welche Tipps gibt es, dass das Home-Office auch ohne Probleme funktioniert?

Die Kollegen sollten in der Lage sein problemlos mit Ihren Kunden und Kollegen zu chatten, zu telefonieren, Videokonferenzen abzuhalten, Dateien auszutauschen und gemeinsam an diesen zu arbeiten. Microsoft Teams ist hierbei eine gute Möglichkeit, dies alles unkompliziert und schnell umzusetzen. Das Programm ist auch auch bei Netz 16 erfolgreich intern im Einsatz. Gerade im Home-Office ist es wichtig, die menschliche Komponente nicht außer Acht zu lassen. Trotz Entfernung sollte der persönliche Kontakt gepflegt werden – zum Beispiel durch ein tägliches oder wöchentliches Jour-Fix, oder die Verabredung zu einem virtuellen Feierabendgetränk. Bei dieser Gelegenheit kann man sich dann auch mal über private Angelegenheiten austauschen, fast so als wäre man an der Kaffeebar in der Firma. Auch ein entsprechendes Zeitmanagement ist wichtig. Wir haben speziell für dieses Thema eine Schulung konzipiert und die Mitarbeiter darin geschult.  

Welche sind die häufigsten Fehler im mobilen Office? Und wie kann man sie vermeiden?

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Die Arbeit von zu Hause aus erfordert von Arbeitnehmern eine Menge Disziplin. Aus diesem Grund sollten die Arbeitgeber genau überlegen welche Tätigkeiten tatsächlich für die Heimarbeit geeignet sind. Oft fehlen im Vorfeld klare Absprachen bezüglich der Erwartungen von Arbeitgeber und Arbeitnehmer. Treffen Sie hier unmissverständliche Aussagen was Sie bei der Arbeit im Home-Office erwarten, so ersparen Sie sich um Nachhinein Diskussionen und möglicherweise Frust. Fehlende Transparenz in der Kommunikation kann, wie bereits erwähnt, im Home-Office zum Problem werden. Auch wenn Sie ein neues Werkzeug wie Microsoft Teams einführen, sollten Sie im Vorfeld Nutzungsrichtlinien für ihr Unternehmen festlegen und die Mitarbeiter vor Einführung einweisen. So vermeiden Sie Wildwuchs und setzten von Beginn an eine IT-Governance richtig um. Hierfür hat Netz 16 ein eigenes Produkt entwickelt.

Wann wird, Ihrer Meinung nach, das Arbeiten von Zuhause in Deutschland zur Normalität werden?

Durch die Corona-Krise wurde für einen schnellen Wandel im Arbeitsalltag gesorgt und wir sind einen großen Schritt bei diesem Thema vorangekommen. Auch wenn Büros wieder genutzt werden, haben viele Arbeitgeber die Vorteile der Arbeit aus dem Home-Office schätzen gelernt. Sei es der entfallende Arbeitsweg, die größere Freiheit bei der Gestaltung der Arbeitszeiten oder die Erhöhung der Mitarbeiterzufriedenheit. Jetzt gilt es das Beste aus der Arbeit im Home-Office mit der Arbeit im Büro zu vereinbaren. Ich denke, dass es wie so oft nicht die eine Lösung oder Antwort gibt. So unterschiedlich die Firmen und deren Strukturen, so unterschiedlich werden hierbei die Lösungsansätze sein – Der Mix machts. Damit Home-Office zur Normalität wird, müssen Arbeitgeber gedanklich umschwenken: von Zeit- auf Leistungsmessung. Das heißt: Nicht der Zeitaufwand, sondern der Output zählt.

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Dazu gehört die Beratung und Beantragung von Fördergeldern aus dem „Go Digital Programm“, die Bereitstellung entsprechender Hard- und Software, die Konfiguration von VPN (Virtual Private Network) Gateways für den Zugriff auf alle nötigen Ordner und Dokumente des Unternehmens, das Einrichten von Firewalls zum Schutz der Unternehmensdaten, Lizensierungen, Authentifizierengen um unerlaubte Zugriffe zu verhindern, die Konfiguration der Home-Office Plätze und die Einrichtung von VoIP (Voice over Internet Protocol) mit SoftClient anstelle eines Tischtelefons.

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Welche Tipps gibt es, dass das Home-Office auch ohne Probleme funktioniert?

Die Kollegen sollten in der Lage sein problemlos mit Ihren Kunden und Kollegen zu chatten, zu telefonieren, Videokonferenzen abzuhalten, Dateien auszutauschen und gemeinsam an diesen zu arbeiten. Microsoft Teams ist hierbei eine gute Möglichkeit, dies alles unkompliziert und schnell umzusetzen. Das Programm ist auch auch bei Netz 16 erfolgreich intern im Einsatz. Gerade im Home-Office ist es wichtig, die menschliche Komponente nicht außer Acht zu lassen. Trotz Entfernung sollte der persönliche Kontakt gepflegt werden – zum Beispiel durch ein tägliches oder wöchentliches Jour-Fix, oder die Verabredung zu einem virtuellen Feierabendgetränk. Bei dieser Gelegenheit kann man sich dann auch mal über private Angelegenheiten austauschen, fast so als wäre man an der Kaffeebar in der Firma. Auch ein entsprechendes Zeitmanagement ist wichtig. Wir haben speziell für dieses Thema eine Schulung konzipiert und die Mitarbeiter darin geschult.  

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Die Arbeit von zu Hause aus erfordert von Arbeitnehmern eine Menge Disziplin. Aus diesem Grund sollten die Arbeitgeber genau überlegen welche Tätigkeiten tatsächlich für die Heimarbeit geeignet sind. Oft fehlen im Vorfeld klare Absprachen bezüglich der Erwartungen von Arbeitgeber und Arbeitnehmer. Treffen Sie hier unmissverständliche Aussagen was Sie bei der Arbeit im Home-Office erwarten, so ersparen Sie sich um Nachhinein Diskussionen und möglicherweise Frust. Fehlende Transparenz in der Kommunikation kann, wie bereits erwähnt, im Home-Office zum Problem werden. Auch wenn Sie ein neues Werkzeug wie Microsoft Teams einführen, sollten Sie im Vorfeld Nutzungsrichtlinien für ihr Unternehmen festlegen und die Mitarbeiter vor Einführung einweisen. So vermeiden Sie Wildwuchs und setzten von Beginn an eine IT-Governance richtig um. Hierfür hat Netz 16 ein eigenes Produkt entwickelt.

Wann wird, Ihrer Meinung nach, das Arbeiten von Zuhause in Deutschland zur Normalität werden?

Durch die Corona-Krise wurde für einen schnellen Wandel im Arbeitsalltag gesorgt und wir sind einen großen Schritt bei diesem Thema vorangekommen. Auch wenn Büros wieder genutzt werden, haben viele Arbeitgeber die Vorteile der Arbeit aus dem Home-Office schätzen gelernt. Sei es der entfallende Arbeitsweg, die größere Freiheit bei der Gestaltung der Arbeitszeiten oder die Erhöhung der Mitarbeiterzufriedenheit. Jetzt gilt es das Beste aus der Arbeit im Home-Office mit der Arbeit im Büro zu vereinbaren. Ich denke, dass es wie so oft nicht die eine Lösung oder Antwort gibt. So unterschiedlich die Firmen und deren Strukturen, so unterschiedlich werden hierbei die Lösungsansätze sein – Der Mix machts. Damit Home-Office zur Normalität wird, müssen Arbeitgeber gedanklich umschwenken: von Zeit- auf Leistungsmessung. Das heißt: Nicht der Zeitaufwand, sondern der Output zählt.

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