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Neben der passenden Location, die genügend Platz bieten muss, sind es ebenso der persönliche Service und die professionelle Planung, die ein Event zu einem ganz besonderen werden lassen. Der Fokus sollte dabei vor allem auf dem liegen, was das Kernstück einer jeden Veranstaltung ist: der Austausch. Nicht nur eine Plattform zu bieten für ein bestimmtes Thema, sondern für die Menschen, die sich damit beschäftigen, für deren Beziehungen und Netzwerke untereinander, sollte das Ziel jeder Veranstaltung sein – damit Raum entsteht, um neue Projekte zu entwickeln, Ideen zu ersinnen und Innovationen zu schaffen.
Nichts ist dabei so bedeutsam wie das passende Veranstaltungskonzept: je spezifischer ein Thema, desto wichtiger ist es, dass der Rahmen dazu passt. Vieles spielt hier mit hinein: zuvorderst natürlich die Vision der Veranstaltung – aber auch technische Gegebenheiten, Größe, und nicht zuletzt die Bedürfnisse und Wünsche der Zielgruppe, an die sich die Veranstaltung richtet. Dafür ist es nötig, sich intensiv und rundum abzustimmen, und dabei auch ungewöhnliche Wege zu gehen – verschiedene Ansätze zu kombinieren und neue Ideen zu entwickeln inklusive. Die erforderlichen Maßnahmen für die Veranstaltung sollten gemeinsam geplant und passgenau entwickelt werden.
In aller Regel kann dabei kein Veranstalter alles alleine leisten. Wichtig ist es daher Partner zu finden, die unterstützen, die den Servicegedanken voranstellen, und die bereit sind auch die genannten ungewöhnlichen Wege nicht nur mitzugehen, sondern sie mitzudenken und voranzutreiben. Eine auf Veranstalter und Veranstaltung abgestimmte, persönliche und individuelle Beratung ist ebenso wichtig wie professionelle Umsetzungshilfen, und nicht zuletzt ein großes Netzwerk aus Service- und Kooperationspartnern, die leistungsstark und im Idealfall in der Region verwurzelt sind. Diese regionale Verbundenheit ist in vielen Aspekten der Organisation wichtig. Auch bei internationalen Veranstaltungen gilt: oft können diese nur dann hervorragend durchgeführt werden, wenn die Dienstleister die Gegend und die richtigen Ansprechpartner kennen wie die oft zitierte Westentasche – und die Region dahinter steht. Hier einen Partner an der Seite zu haben, der Full Service und damit alles aus einer Hand bietet, der sich um jeden Bereich kümmern und so alles übernehmen kann, was der Veranstalter delegieren möchte, ist Gold wert.
Um eine Idee zur Reife zu bringen und eine Veranstaltung zu Erfolg, ist auch Flexibilität unabdingbar. Nicht nur die vergangenen zwei Jahre haben mit ihren Einschränkungen gezeigt, wie wichtig es ist, anpassungsfähig zu sein und spontan reagieren zu können. Das betrifft nicht nur Planung selbst, sondern auch Dienstleister und Gelände. Je flexibler der Partner ist und die Möglichkeiten, die er bietet – infrastrukturell ebenso wie planerisch und in der Umsetzung –, desto besser. Dafür ist ein dynamisches Team, das individuell plant, modern denkt und offen für frische Ideen und innovative Formate ist, Grundvoraussetzung.
Natürlich ist auch der Ort für Veranstaltungen von großer Bedeutung. Zentral muss er sein, sollte aber gleichzeitig auch noch weitere Anforderungen erfüllen. Im Idealfall punktet ein Standort mit gleich mehreren Faktoren: unmittelbare Anbindung zu einer hervorragenden infrastrukturellen Anbindung, zu Autobahnen, ICE-Trassen und einem internationalen Flughafen, Heimat zentraler Akteure verschiedener technologischer Branchen und Wirtschaftszweige, direkte Nähe zu einer Millionenstadt und zugleich familiäre Atmosphäre.
Auf diese Weise die individuell richtige Lösung zu finden für eine Eventidee und diese mit einem hervorragenden Partner an der Seite umsetzen zu können: das ist das Erfolgsrezept für eine gelungene Veranstaltung.
