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„Herr Berger, ab 2025 wird die E-Rechnung für Unternehmen im B2B Bereich verpflichtend. Was ändert sich konkret für Unternehmen?“
Roland Berger: „Ab 2025 sind Unternehmen gesetzlich verpflichtet, E-Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten. Ab 2027 sind dann alle Unternehmen mit einem Jahresumsatz größer 800 TSD Euro verpflichtet, B2B-Rechnungen ausschließlich als E-Rechnung zu versenden. Das bedeutet für viele Unternehmen eine große Veränderung in ihren Prozessen. Allerdings bringt diese Umstellung auch zahlreiche Vorteile mit sich: E-Rechnungen vereinfachen die Verarbeitung, verringern manuelle Eingriffe und sparen Kosten. Zusätzlich wird der gesamte Ablauf effizienter und fehlerfreier, da die Rechnungen direkt digital zwischen den Geschäftspartnern ausgetauscht werden.“
„Was sollten Unternehmen bei der Einführung von E-Rechnungen in Bezug auf ihre IT-Systeme beachten, um gesetzeskonform zu bleiben?“
Roland Berger: „Ein zentraler Punkt ist, dass die E-Rechnungen bereits beim Rechnungseingang wie gesetzlich vorgeschrieben archiviert werden. Daher sollten Unternehmen prüfen, ob bereits eine Software für die revisionssichere E-Mail-Archivierung eingeführt wurde. Revisionssicher bedeutet, dass die Rechnungen unverändert und nachvollziehbar gespeichert werden. Unternehmen müssen sicherstellen, dass die Identität des Absenders eindeutig nachweisbar ist und alle Rechnungsdaten transparent archiviert werden. Ohne eine solche revisionssichere Archivierung laufen Unternehmen in Gefahr, rechtliche Probleme zu bekommen. Darüber hinaus müssen regelmäßige Backup-Routinen für E-Mail-Archive und genutzte Softwarelösungen implementiert und kontinuierlich überwacht werden. Lösungen wie das Managed E-Mail-Archiv und das Managed Backup der MXP helfen dabei, all diese Anforderungen zu erfüllen.“
„Was empfehlen Sie Unternehmen, die bisher keine E-rechnungsfähige Software einsetzen?“
Roland Berger: „Unternehmen sollten rechtzeitig mit der Umstellung beginnen und dabei auf moderne und rechtssichere Softwarelösungen setzen. Wir empfehlen beispielsweise Lexware Office. Die cloudbasierte Buchhaltungssoftware ermöglicht die einfache Ausstellung und den Empfang von elektronischen Rechnungen.
Für Unternehmen, die bereits eine Softwarelösung nutzen, ist zu prüfen, ob der Versand und Empfang von E-Rechnung gewährleistet ist. Gegebenenfalls müssen neuere Versionen installiert werden. Für beide Fälle sollten Mitarbeitende gezielt darin geschult werden, wie E-Rechnungen korrekt erstellt, versendet und empfangen werden. So können Lücken im Prozess rechtzeitig geschlossen und fehlendes Know-how vermittelt werden.“
