HBplusJuS: Einführung der E-Rechnung ab 2025 ‒ Ein Schritt in die digitale Zukunft

In einer Zeit, in der die Digitalisierung zunehmend alle Bereiche des Geschäftslebens durchdringt, ist die Einführung der E-Rechnung ein bedeutender Schritt für Unternehmen und öffentliche Verwaltungen gleichermaßen.

Was ist eine E-Rechnung?

Eine E-Rechnung ist eine elektronische Rechnung, die in einem vorgegebenen strukturierten Daten-Format im Sinne der europäischen Normenreihe EN 16931 erstellt, übermittelt und empfangen wird. Damit wird zugleich eine automatisierte Weiterverarbeitung gewährleistet, insbesondere können Rechnungsdaten direkt und ohne Medienbruch in die verarbeitenden Systeme importiert werden. Es wird damit gerechnet, dass sich in der Praxis Hybridformate durchsetzen, die neben dem für das menschliche Auge nicht lesbaren strukturieren Datensatz z. B. eine PDF-Datei zur Ansicht mitbringen (sog. ZUGFeRD-Format ab Version 2.0).

Stufenweise Einführung der E-Rechnung

• Ab 01.01.2025 Pflicht zur Entgegennahme von E-Rechnungen für im Inland steuerbare Umsätze, wenn es sich bei den Beteiligten um inländische Unternehmen handelt (sog. B2B-Umsätze im Inland). Die Verpflichtung zur Annahme besteht unabhängig von Branche, Größe oder Rechtsform eines Unternehmens.

Ebenfalls ab 2025 sind Ausstellung und Übermittlung von E-Rechnungen für im Inland steuerbare Umsätze möglich, wenn es sich bei den Beteiligten um inländische Unternehmen handelt (B2B-Umsätze im Inland)

• Ab 01.01.2027 Pflicht zur Ausstellung und Übermittlung von E-Rechnungen für B2B-Umsätze im Inland für Unternehmen mit einem Vorjahres-Umsatz von mehr als 800 T€
• Ab 01.01.2028 Pflicht zur Ausstellung und Übermittlung von E-Rechnungen für B2B-Umsätze im Inland für alle inländischen Unternehmen. Ausnahmen: Kleinbetragsrechnungen bis 250 EUR, Fahrausweise sowie umsatzsteuerfreie Umsätze gem. § 4 Nr. 8 - 29 UStG

Durch die gesetzliche Neuregelung haben alle inländischen Unternehmer bereits ab dem 01.01.2025 die Möglichkeit, Rechnungen für B2B-Umsätze im Inland als E-Rechnung zu erteilen, ohne dass der Empfänger zustimmen muss. Damit wird der bisherige Vorrang der Papierrechnung abgelöst.

Der Leistungsempfänger benötigt für den Vorsteuerabzug grundsätzlich eine ordnungsgemäße Rechnung mit gesondertem Umsatzsteuerausweis. Daher muss jeder Unternehmer ab dem 01.01.2025 – vor allem technisch – in der Lage sein, eine E-Rechnung zu empfangen.

Welche Voraussetzungen werden für den Empfang einer E-Rechnung benötigt?

Um eine E-Rechnung auf elektronischem Weg entgegennehmen zu können, genügt es regelmäßig, wenn der Rechnungsempfänger über ein E-Mail-Postfach verfügt. Andere denkbare Wege sind die Möglichkeit zum Download oder (noch wenig verbreitet) die Bereitstellung über elektronische Schnittstellen. Erfahrungen aus der Praxis zeigen, dass es hilfreich ist, möglichst eine zentrale E-Mail-Adresse für den Rechnungseingang zu verwenden. Dies vereinfacht die weiteren Prozessschritte und reduziert die Fehleranfälligkeit. Die Herstellung der technischen Empfangsbereitschaft ab dem 01.01.2025 dürfte somit für den weitaus größten Teil der Unternehmen keine allzu große Hürde darstellen.

Aufbewahrung von E-Rechnungen

Hinsichtlich der Aufbewahrungspflichten sind die sog. Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form (GoBD) zu beachten. Im Kontext der E-Rechnung bedeutet dies, dass der strukturierte Teil einer E‑Rechnung so aufzubewahren ist, dass dieser in seinem ursprünglichen Format vorliegt und u. a. die Anforderungen an die Unveränderbarkeit, Lesbarkeit, etc. für die Dauer der Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren erfüllt werden.

An dieser Stelle stehen v. a. kleinere Unternehmen regelmäßig vor der Frage, wie sie diesen Anforderungen nachkommen können, um für spätere Prüfungen der Finanzverwaltung gerüstet zu sein. Je nach Organisation des Rechnungswesenprozesses empfiehlt sich in Abstimmung mit dem Steuerberater und/oder EDV-Systempartner die Beschaffung interner DMS- oder Archivsysteme bzw. die Nutzung von Angeboten der Steuersoftwareanbieter wie z. B.: DATEV UnternehmenOnline, Addison OneClick, usw.

Vorteile der E-Rechnung

1. Effizienz und Kostenersparnis: Die manuelle Bearbeitung von Papierrechnungen ist zeitaufwändig und fehleranfällig. Mit E-Rechnungen lässt sich dieser Prozess automatisieren, was zu einer erheblichen Reduzierung der Bearbeitungszeit und der damit verbundenen Kosten führt.
2. Schnellere Zahlungsabwicklung: Durch die automatische Verarbeitung von E-Rechnungen können Rechnungen schneller genehmigt und bezahlt werden. Dies verbessert den Cashflow und die Liquidität von Unternehmen.
3. Fehlerreduktion: Automatisierte Prozesse minimieren das Risiko von menschlichen Fehlern bei der Dateneingabe, was die Genauigkeit und Zuverlässigkeit der Rechnungsdaten erhöht.
4. Rechtliche Anforderungen und Compliance: In vielen Ländern sind E-Rechnungen bereits gesetzlich vorgeschrieben oder werden von Behörden bevorzugt. Unternehmen, die E-Rechnungen einsetzen, können sicherstellen, dass sie den aktuellen gesetzlichen Anforderungen entsprechen.

Zukunftsperspektiven der E-Rechnung

Die E-Rechnung ist ein wichtiger Schritt in Richtung Digitalisierung und Automatisierung von Geschäftsprozessen. Mit der fortschreitenden technologischen Entwicklung werden sich die Möglichkeiten und Vorteile der E-Rechnung weiter verbessern. Sie ist damit mehr als nur ein Ersatz für das herkömmliche Papierdokument; sie stellt den Beginn einer kompletten Transformation des Rechnungswesens dar. Unternehmen schaffen damit auch eine technologische und organisatorische Basis für künftige nationale und internationale Meldeverfahren (z. B. die geplante transaktionsbezogene Meldung von Umsätzen in Echtzeit an die Finanzverwaltung voraussichtlich ab 2028).