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Mit Blick auf die Digitalstrategie und Wettbewerbsdruck: Wie identifizieren wir für unser Unternehmen kleine, sofort umsetzbare Digitalisierungsprojekte, die rasch Wirkung zeigen und keine Groß-Roll-out werden?
Unser B4B-Experte Jörn Steinhauer erklärt, wie es geht:
Die Quick-Win-Methode: Kleine Digitalisierungsprojekte mit großer Wirkung
Die Digitalisierung – sie ist wie das Fitnessstudio im Januar. Jeder weiß, dass man hin sollte, die guten Vorsätze sind da, aber dann steht man vor den Geräten und denkt: „Wo zur Hölle fange ich bloß an?" Und schon ist es März, die Mitgliedskarte verstaubt in der Schublade, und der innere Schweinehund hat gewonnen. Nur dass bei der Digitalisierung nicht nur die Bikinifigur, sondern die Wettbewerbsfähigkeit Ihres Unternehmens auf dem Spiel steht.
Die gute Nachricht: Sie müssen nicht gleich den Marathon laufen. Manchmal reicht es, die Treppe statt den Aufzug zu nehmen.
Das Paradox der Digitalisierung: Jeder will, keiner startet
Kennen Sie das? 65 Prozent der deutschen Mittelständler haben eine Digitalisierungsstrategie in der Schublade. Klingt nach viel, nicht wahr? Aber hier kommt der Clou: Der durchschnittliche Digitalisierungsreifegrad liegt bei gerade mal Stufe 2 von 5. Das ist, als hätten Sie den Sportwagen im Katalog ausgesucht, fahren aber immer noch mit dem Fahrrad zur Arbeit.
Warum? Weil viele Unternehmen in die klassische Falle tappen: Sie planen das perfekte, ganzheitliche, alle Bereiche umfassende Digitalisierungsprojekt. Drei Jahre Planung, sechsstelliges Budget, externe Berater, ein eigenes Projektteam – und am Ende scheitert das Ganze an der Komplexität, dem fehlenden Budget oder einfach daran, dass die Geschäftsführung kalte Füße bekommt.
Dabei gibt es einen viel smarteren Weg.
Vergessen Sie für einen Moment die große Transformation. Denken Sie stattdessen an Quick Wins – kleine, überschaubare Projekte, die mit geringem Aufwand schnell sichtbare Erfolge bringen. Die Amerikaner nennen es „Low Hanging Fruits" – die Früchte, die so tief hängen, dass man sich nicht mal strecken muss, um sie zu pflücken.
Ein Quick Win zeichnet sich durch drei Merkmale aus: Er ist schnell umsetzbar (in Wochen, nicht in Jahren), er erfordert überschaubare Ressourcen und – das ist entscheidend – er zeigt messbare, positive Effekte. Das kann die Zeitersparnis von vier Stunden pro Woche sein, die Reduktion von Fehlern um 35 Prozent - oder schlicht zufriedenere Mitarbeiter.
Und hier das eigentliche Geheimnis: Diese kleinen Erfolge wirken wie ein Turbo für Ihre weitere Digitalisierung. Sie schaffen Vertrauen, motivieren das Team und beweisen der Geschäftsführung, dass Digitalisierung kein Geldgrab ist, sondern sich rechnet.
Jetzt werden Sie sich fragen: „Schön und gut, Herr Steinhauer, aber wie finde ich diese Quick Wins?" Genau hier kommt eine Methode ins Spiel, die so simpel wie genial ist: die sogenannte Impact-Effort-Matrix.
Stellen Sie sich ein einfaches Koordinatensystem vor. Auf der X-Achse tragen Sie den Aufwand ab (von gering bis hoch), auf der Y-Achse den Nutzen bzw. Impact (ebenfalls von gering bis hoch). Jetzt nehmen Sie alle Digitalisierungsideen, die in Ihrem Unternehmen herumgeistern – von der automatisierten Rechnungsstellung bis zur kompletten ERP-Einführung – und ordnen sie in diese Matrix ein. Sollten Sie noch keine Ideen haben, hilft ein LSP oder DesignThinking Workshop mit wenigen Stunden Aufwand schnell weiter.
Was dabei entsteht, sind vier Kategorien:
Quick Wins (hoher Nutzen, geringer Aufwand): Das sind Ihre Kronjuwelen. Hier finden Sie Projekte wie die Einführung eines digitalen Dokumentenmanagementsystems, automatisierte E-Mail-Marketing-Kampagnen oder cloud-basierte Kollaborationstools. Diese Projekte sollten Sie sofort angehen.
Major Projects (hoher Nutzen, hoher Aufwand): Die großen strategischen Projekte. Wichtig, ja – aber erst später. Denken Sie an ERP-Systeme oder die komplette Digitalisierung der Produktionskette.
Fill-Ins (geringer Nutzen, geringer Aufwand): Nette Spielereien, aber keine Priorität. Das neue Design der Website mag schön sein, bringt aber Ihr Geschäft nicht voran.
Time Wasters (geringer Nutzen, hoher Aufwand): Finger weg! Hier verbrennen Sie nur Geld, Nerven und im Zweifelsfall auch Ihr Team.
Die Kunst besteht darin, ehrlich zu bewerten. Und hier ein Tipp aus der Praxis: Lassen Sie nicht nur die IT-Abteilung entscheiden, sondern holen Sie sich Input von denen, die täglich mit den Prozessen arbeiten. Ihre Vertriebsmitarbeiter oder die Kollegen in der Verwaltung wissen am besten, wo der Schuh drückt.
Lassen Sie uns konkret werden. Hier sind fünf Quick Wins, die sich in der Praxis tausendfach bewährt haben:
Optimierung der Angebotserstellung: Ein Vertriebsmitarbeiter verbringt durchschnittlich 2-3 Stunden täglich mit der Erstellung individueller Angebote. Mit einem CRM System mit generativer KI-Unterstützung können Sie diesen Prozess auf Knopfdruck automatisieren. Das auf Produktdaten trainiertes System erstellt individuelle Angebote, technische Beschreibungen und Begleitschreiben – automatisch und fehlerfrei. Implementierung: 6 Wochen.
Dank 4-6 Stunden Zeitersparnis pro Woche und Mitarbeiter erreichen Sie den ROI unter 6 Monaten.
Effekt: Weniger Routine, mehr Kundenkontakt. Beispiel: Ein Maschinenbauer aus Ulm nutzt ein KI-gestütztes System, das selbstständig Produktkombinationen prüft und in Echtzeit Preiskalkulationen liefert – inklusive Begleittext für das Angebot.
Predictive Maintenance light: Wartung, bevor’s knallt Sensorik und Cloudanalyse machen mittlerweile auch für kleinere Produktionsbetriebe Sinn. Schon einfache IoT-Sensoren in Maschinen warnen frühzeitig bei Vibration oder Temperaturabweichung. Nutzen: Weniger Stillstand, weniger Ausschuss, mehr Planbarkeit.
Kosten: ab 10.000 Euro – also weit entfernt vom Großprojekt. Praxisbeispiel: Ein metallverarbeitender Betrieb installierte vier Sensoren an kritischen Anlagen und senkte Ausfallzeiten um 40 Prozent – amortisiert nach 5 Monaten.
Chatbots im Kundenservice: Statt dass Ihre Mitarbeiter die gleichen fünf Fragen hundertmal am Tag beantworten, übernimmt ein Chatbot die Standardanfragen – 24/7, ohne Kaffeepause. Ihre Mitarbeiter kümmern sich um die komplexen Fälle, bei denen menschliche Expertise gefragt ist.
Damit Ihre Quick Wins nicht zu Quick Fails werden, beherzigen Sie diese drei Regeln:
Regel 1: Klein anfangen, aber richtig planen. Auch ein kleines Projekt braucht klare Ziele, definierte Verantwortlichkeiten und einen realistischen Zeitplan. Die SMART-Methode ist Ihr Freund: Spezifisch, Messbar, Attraktiv, Realistisch, Terminiert.
Regel 2: Mitarbeiter von Anfang an einbinden. Die beste Software nützt nichts, wenn keiner sie nutzen will. Holen Sie Ihr Team frühzeitig ins Boot, hören Sie auf ihre Bedenken und machen Sie sie zu aktiven Gestaltern der Veränderung. Change Management ist kein nice-to-have, sondern ein must-have.
Regel 3: Prozesse erst optimieren, dann digitalisieren. Ein ineffizienter analoger Prozess wird nicht besser, nur weil er digital ist – er wird zu einem ineffizienten digitalen Prozess. Thorsten Dirks von der Lufthansa hat es treffend formuliert: „Wenn Sie einen Scheißprozess digitalisieren, dann haben Sie einen scheiß digitalen Prozess". Also: Erst aufräumen, dann digitalisieren.
„Schön und gut", höre ich jetzt die Controller unter Ihnen sagen, „aber was bringt mir das unterm Strich?" Berechtigte Frage. Lassen Sie uns über den Return on Investment sprechen.
Nehmen wir ein konkretes Beispiel: Sie investieren 20.000 Euro in die Automatisierung Ihrer Auftragsabwicklung. Zusätzlich fallen jährlich 2.000 Euro Servicegebühren an. Im ersten Jahr sparen Sie durch Zeitersparnis, weniger Fehler und schnellere Prozesse rund 11.000 Euro. Jahr 1: ROI minus 50 Prozent – autsch! Aber warten Sie: Jahr 2 bringt bereits 12.100 Euro Ersparnis (ROI: minus 3,75 Prozent), und in Jahr 3 liegen Sie bei 13.310 Euro (ROI: plus 40 Prozent).
Die Rechnung zeigt: Quick Wins sind keine Instant-Wunderlösung. Aber sie zahlen sich mittelfristig aus – und zwar messbar. Und das Beste: Mit jedem Quick Win lernen Sie dazu, bauen digitale Kompetenzen auf und schaffen die Grundlage für die nächsten, größeren Schritte.
Ein Quick Win ist erfolgreich gelaufen? Gratulation! Aber jetzt kommt die entscheidende Frage: Wie skalieren Sie den Erfolg, ohne dass daraus doch noch ein Groß-Rollout wird?
Die Antwort liegt in der schrittweisen Ausweitung. Starten Sie mit einem Pilotprojekt in einem überschaubaren Bereich – zum Beispiel in einer Abteilung oder mit einem Produktsegment. Sammeln Sie Erfahrungen, optimieren Sie den Prozess, schulen Sie Key User. Und erst dann rollen Sie die Lösung als Blaupause schrittweise auf weitere Bereiche aus.
Wichtig: Jede Skalierungsstufe ist ein eigenständiges Projekt mit eigener Planung und Ressourcensteuerung. So behalten Sie die Kontrolle und vermeiden, dass aus Ihrem Quick Win doch noch ein aufgeblähtes Mammutprojekt wird.
Quick Wins sind kein Ersatz für eine Digitalisierungsstrategie – sie sind der Weg dorthin. Jeder kleine Erfolg bringt Sie einen Schritt näher an Ihre großen Ziele. Sie lernen, was funktioniert und was nicht. Sie bauen digitale Kompetenz auf. Und Sie schaffen Vertrauen und Akzeptanz für größere Veränderungen.
Denken Sie an Quick Wins wie an Etappen einer Reise. Die erste Etappe mag nur zehn Kilometer lang sein, aber sie bringt Sie in Bewegung. Und Bewegung ist besser als Stillstand – immer.
Also: Hören Sie auf zu planen und fangen Sie an zu machen. Identifizieren Sie Ihren ersten Quick Win, starten Sie diese Woche und beweisen Sie sich und Ihrem Unternehmen, dass Digitalisierung kein Hexenwerk ist, sondern eine lösbare Aufgabe – Schritt für Schritt, Quick Win für Quick Win.
Denn am Ende des Tages zählt nicht die perfekte Strategie in der Schublade, sondern der erste erfolgreiche Schritt auf dem Weg in die digitale Zukunft. Und wie heißt es so schön: „Vision ohne Ausführung ist Halluzination".
In diesem Sinne: Packen Sie's an!
Sie haben Fragen an B4B-Experten Jörn Steinhauer oder wünschen eine individuelle Beratung? Dann nehmen Sie jetzt direkt Kontakt auf.
