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Ist eine externe Unterstützung zur Projektkoordination sinnhaft?
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Kilian Vermeulen, Blue Advisory GmbH

Ist eine externe Unterstützung zur Projektkoordination sinnhaft?

 Kilian Vermeulen Beraterpool
Kilian Vermeulen, Senior Consultant der Blue Advisory GmbH. Foto: Blue Advisory
Von Kilian Vermeulen

Die Projektkoordination ist eine Schlüsselstelle in jedem Unternehmen. Ob es sich lohnen kann, auf externe Unterstützung zu setzen, weiß Kilian Vermeulen von Blue Advisory.

„Ist es sinnvoll, externe Unterstützung zur Projektkoordination ins Haus zu holen beziehungsweise ein extern unterstütztes Project Management Office (PMO) im Unternehmen einzurichten?“


Kilian Vermeulen, Senior Consultant der Unternehmensberatung Blue Advisory GmbH, gibt eine Einschätzung ab.

Zunächst einmal ist es wichtig klarzustellen, dass unter dem Begriff „Projektmanagement“ nicht (nur) die inhaltliche Projektbearbeitung, sondern vielmehr das Planen, Steuern und Kontrollieren von Projekten zu verstehen ist. Dazu werden in der Praxis oftmals standardisierte Methoden und Strukturen verwendet, wie beispielsweise ein Project Management Office (PMO). Ein PMO ist eine zentrale Einheit, welche z.B. im Rahmen des Multiprojektmanagements für mehrere Projekte bzw. ein Projektportfolio im Unternehmen oder einem Unternehmensbereich zuständig ist. Hierdurch lassen sich die jeweiligen Einzelprojekte koordinieren und deren Projektleitungen bedarfsorientiert unterstützen.

Bei der Einrichtung und Umsetzung eines PMO gibt es jedoch einige wichtige Punkte zu beachten. Dies ist unter anderem ein wesentlicher Grund dafür, dass Unternehmen hierbei auf die Expertise und Unterstützung externer Partner zurückgreifen. Aber bringt eine externe Unterstützung auch einen deutlichen Mehrwert?


Vorteile durch eine externe Unterstützung

Generell bringt die Involvierung externer, erfahrener Projektmanager gewisse Vorteile mit sich:

So können diese bspw. einen neutralen Überblick bzw. eine Einschätzung der Projekte von außen geben und dabei helfen, professionelle Projektmanagement-Strukturen zu etablieren (z.B. in Form von Meeting-Strukturen, Methoden-Kompetenz, Standard-Templates für Projektpläne und Statusberichte etc.). Ein Lenkungskreis unter Einbindung eines externen Beraters kann in der Regel ein objektiveres Bild zum Status des Projekts oder Programms eröffnen als eine rein interne Sichtweise. Zudem ist es insbesondere für kleinere Unternehmen zum Teil herausfordernd, ausreichend viele sowie qualifizierte Ressourcen für die Steuerung komplexer Projekte bereitzustellen. Oftmals kommen Projekte „on top“ zum operativen Tagesgeschäft – da ist die Gefahr groß, dass man sich auf das inhaltliche Abarbeiten der Themen fokussiert und das „managen“ des Projekts zu kurz kommt. Entsprechend kann hier externe Unterstützung sinnvoll sein, um zum einen (temporäre) Kapazitäten für das Projekt­management bereitzustellen und zum anderen, um interne Projektleiter und Projektmitarbeiter im Sinne der Personalentwicklung durch gezieltes Coaching und „Sparring“ weiterzubilden. Folglich kann es für Unternehmen sehr hilfreich sein, von der Expertise und möglichen Best Practices externer Berater zu profitieren. Bedenken Sie auch, dass es sich vor allem in kleineren und mittleren Unternehmen oftmals nicht rechnet, dauerhaft Projektmanagement-Instanzen aufzubauen, da auch das komplexeste Programm irgendwann endet. Auch hier kann ein zeitlich begrenzter Einsatz eines externen Beraters hilfreich sein.


Vermeiden Sie Abhängigkeiten und klären Sie Zuständigkeiten

Unternehmen sollten sich allerdings trotz der genannten Vorteile im extern begleiteten Projektmanagement nicht ausschließlich auf externe Partner verlassen, da hierdurch eine möglicherweise zu starke Abhängigkeit entstehen kann. Auch empfehlen wir zwingend, vor Projektstart die Aufgaben des PMO (z.B. Controlling, regelmäßiges Reporting, etc.), die gewünschte „Unterstützungstiefe“ (klassisches Projektmanagement vs. partielle operative Mitarbeit in Projekten) sowie die damit verbundenen Verantwortlichkeiten klar zu definieren, um ein erfolgreiches Tandem zwischen internen und externen Kräften zu bilden.


Sie haben Rückfragen an unseren Experten Kilian Vermeulen oder wünschen eine tiefergehende Beratung? Dann nehmen Sie jetzt direkt Kontakt auf.

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