Holen Sie sich B4BSCHWABEN.de auf Ihr Smartphone.
Klicken Sie auf das Symbol zum „Teilen” in der Toolbar von Safari.
Finden Sie die Option „Zum Home-Bildschirm”.
Mit einem Klick auf „Hinzufügen” ist die Installation abgeschlossen!
Schon ist die Website als App auf Ihrem iOS-Gerät installiert.
PDF-Rechnungen gehören in vielen Unternehmen noch zum Alltag. Doch spätestens zum 1. Januar 2027 müssen zahlreiche Betriebe ihre Rechnungsprozesse umstellen: Wer im Jahr 2026 mehr als 800.000 Euro Gesamtumsatz erzielt, muss für betroffene inländische B2B-Umsätze grundsätzlich strukturierte E-Rechnungen versenden. Unabhängig davon müssen Unternehmen bereits seit 2025 E-Rechnungen empfangen und digital archivieren können.
Die Regelungen gelten grundsätzlich für im Inland ansässige Unternehmer bzw. Unternehmen, die steuerbare und steuerpflichtige Umsätze an andere im Inland ansässige Unternehmer ausführen – also für inländische B2B-Umsätze.
Nicht betroffen sind: Umsätze an private Endverbraucher, nicht innerdeutsche B2B-Umsätze, steuerfreie Leistungen bzw. Lieferungen (§ 4 Nummer 8 bis 29 UStG) sowie Kleinstbetragsrechnungen unter EUR 250 und Fahrtkarten. Kleinunternehmer i.S.d. § 19 UStG müssen keine E-Rechnungen versenden (§ 34a UStDV), jedoch solche empfangen können.
Zu beachten ist, dass der Anwendungsbereich der B2B-Umsätze umfassender ist als es möglicherweise auf den ersten Blick erscheint – hierunter fallen etwa auch: Ihr Unternehmen erbringt gegenüber einer natürlichen Person, die Vermietungseinkünfte erzielt (und damit umsatzsteuerlicher Unternehmer i.S.d. § 2 UStG ist) eine umsatzsteuerpflichtige Leistung.
Eine E-Rechnung ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Diese Vorgaben werden derzeit z.B. vom sog. XRechnung-Format oder dem ZUGFeRD-Format 2.2 (ab Version 2.0.1, außer MINIMUM/BASIC-WL) erfüllt. Eine per E-Mail versandte bloße PDF-Rechnung erfüllt die neuen Vorgaben nicht. Rechnungen die mittels elektronischem Datenaustausch (EDI-Verfahren) übermittelt werden, dürfen bis Ende 2027 mit Zustimmung des Empfängers ausgestellt und empfangen werden.
Der Empfang und die Archivierung von E-Rechnungen für inländische Business-to-Business Umsätze ist bereits seit dem 01.01.2025 verpflichtend. Der Versand von E-Rechnung ist grundsätzlich auch seit dem 01.01.2025 verpflichtend, allerdings mit den nachfolgenden Übergangsregelungen:
Ab dem 01.01.2028 müssen alle Unternehmen im B2B-Bereich E-Rechnungen versenden.
Jeder Unternehmer muss seit dem 1.1.2025 - vor allem technisch - in der Lage sein, eine E-Rechnung zu empfangen. Denn für den Vorsteuerabzug ist grundsätzlich eine ordnungsgemäße Rechnung mit gesondertem Umsatzsteuerausweis erforderlich. Hierbei wird nicht differenziert, um welche Art oder Größe eines Unternehmens es sich handelt. So müssen z.B. auch Kleinunternehmer, Unternehmer mit nur steuerfreien Umsätzen (z.B. Vermieter einer Wohnung) und Land– und Forstwirte oder aber auch (gemeinnützige) Vereine seit dem 1.1.2025 technische Vorkehrungen zur Entgegennahme und zur Speicherung von E-Rechnungen treffen.
Um eine E-Rechnung auf elektronischem Weg entgegennehmen zu können, reicht es regelmäßig aus, wenn der Rechnungsempfänger über ein E-Mail-Postfach verfügt. Abweichend hiervon können die Beteiligten andere elektronische Übermittlungswege vereinbaren, wie die Bereitstellung der Daten mittels elektronischer Schnittstelle oder per Download über ein Kundenportal. Darüber hinaus sollte zeitnah mithilfe einer geeigneten Lösung die notwendige digitale Archivierung der E-Rechnung sichergestellt werden.
E-Rechnungen müssen – wie Papierrechnungen – grds. mindestens acht Jahre revisionssicher aufbewahrt werden. Wichtig ist hierbei, dass die E-Rechnungen rein digital aufbewahrt werden (im Format, in dem der Eingang erfolgte). Ein Ausdruck und die Archivierung in Papierform erfüllen also nicht die Anforderungen. Für die Archivierung kommt etwa die Nutzung eines Dokumentenmanagementsystems oder von Lösungen für eine cloudbasierte Archivierung in Betracht; bei der Lösung ist jeweils auf die GoBD-Konformität zu achten.
Wie bereits genannt, wird der Versand von E-Rechnungen für viele Unternehmen (mit Vorjahresumsatz über EUR 800.000) ab 01.01.2027 verpflichtend. Es ist darauf zu achten, dass die E-Rechnung in einem zulässigen strukturierten Format erstellt wird (s.o.). Hier wäre mit dem IT-Dienstleister abzustimmen, ob das bisherige Faktura-/ERP-System auch entsprechende E-Rechnungen erstellen kann. Sofern im Jahr 2027 – trotz der E-Rechnungspflicht – eine Rechnung in Papierform oder als PDF versendet wird, kann dies dazu führen, dass der Vorsteuerabzug beim Empfänger versagt wird.
Die Pflicht zur Einführung der E-Rechnung mag vielen Unternehmen zunächst als weitere bürokratische Last erscheinen. Aus eigener Erfahrung – wir haben bereits Anfang 2025 die Kanzlei-Prozesse des Rechnungseingangs und Rechnungsausgangs auf E-Rechnung umgestellt - können wir jedoch schildern, dass aus dieser Pflicht auch ein echter Nutzen entstehen kann. Unsere Bearbeitungszeiten im Rechnungseingang und -ausgang haben sich hierdurch erheblich reduziert. Die Unternehmen, die die E-Rechnungspflicht zum Einstieg in durchgängige digitale Prozesse nutzen, können in Form schnellerer und sicherer Prozesse profitieren.
Weitere Hinweise finden sich etwa auch in den FAQs zur E-Rechnung der Finanzverwaltung.
Sie haben Rückfragen an Tim Andreas Bauer oder wünschen eine tiefergehende Beratung? Dann nehmen Sie jetzt direkt Kontakt auf.
