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Digitalisierung: ein Wort, das Chancen, Herausforderungen und – nicht selten – ordentlich Diskussionsstoff in Mittelstand und Industrie bringt. Eine Frage, die mir dabei immer wieder begegnet: Sollten wir analoge Prozesse eins zu eins digitalisieren („Digital Copy-Paste“), oder bietet eine gleichzeitige Prozessinnovation mehr Effizienz und Zukunftssicherheit? Lassen Sie uns die Argumente einmal sachlich beleuchten.
Viele Unternehmen entscheiden sich im ersten Digitalisierungsanlauf für den sogenannten „Copy-Paste“-Weg: So wird beispielsweise das analoge Formular zur PDF-Datei, der Papierprozess zum digitalen Zwilling. Das Argument: geringes Risiko und schneller Go-live. Tatsächlich geben laut Bitkom-Studie 2024 noch immer über 53 Prozent der deutschen KMUs an, ihre Prozesse weitgehend 1:1 digitalisiert zu haben. Klingt solide, aber Vorsicht: Nur weil ein Prozess elektronisch statt auf Papier abläuft, heißt das nicht, dass er besser oder gar „digitalisiert“ ist. Ohne Prozessoptimierung werden oft nur alte Zöpfe online gestellt — Medienbrüche, Reibungsverluste und fehlender Effizienzgewinn inklusive.
Risiken der 1:1-Umstellung:
Anders formuliert: In unserem Beispiel haben Sie jetzt zwar ein digitales Formular, aber die Endlos-Schleife aus Durchwinken, Bestätigen und Kontrollieren bleibt bestehen.
Wer parallel zur Digitalisierung auch Änderungen an Konzept und Ablauf wagt, profitiert von den eigentlichen Stärken digitaler Technologien: Automatisierung, Datenbasierung, Kollaboration. Studien zeigen, dass Unternehmen, die den Digitalisierungsanlass für eine Neujustierung ihrer Prozesse nutzen, durchschnittlich 27 Prozent mehr Effizienzsteigerung erzielen als reine „Copy-Paste“-Digitalisten. Ein Beispiel: Ein automatisierter Freigabeprozess mit klaren Entscheidungswegen spart jedes Jahr Tausende Arbeitsstunden – und viele graue Haare im Controlling.
Ganz ehrlich: Wer zu viel und zu schnell verändern will, riskiert Akzeptanzprobleme und überfordert die Organisation. Change Management wird hier zum Schlüsselthema. Laut einer McKinsey-Studie scheitern rund 70 Prozent der Digitalisierungsprojekte am Faktor Mensch, nicht an der Technik.
Mein pragmatischer Rat aus der Praxis: Der goldene Mittelweg bringt’s. Analysieren Sie bestehende Prozesse (Stichwort: Process Mining), identifizieren Sie schnell realisierbare Verbesserungen und gehen Sie schrittweise vor. Starten Sie mit Pilotbereichen und Leuchtturm-Projekten, machen Sie Erfahrungen und skalieren Sie Ihre Erfolgsmodelle. So gewinnen Sie Sicherheit und profitieren trotzdem von Effizienzgewinnen.
Laut D21-Digital-Index 2024 sind Unternehmen mit iterativem Vorgehen um 42 Prozent erfolgreicher beim nachhaltigen Verankern digitaler Prozesse als Unternehmen, die nach dem Schwarz-Weiß-Prinzip agieren.
Ein Kunde aus dem Maschinenbau digitalisierte seine Papierfreigaben zunächst eins zu eins. Ergebnis: schneller Zugriff, aber weiterhin Übertragung per E-Mail und manuelle Nachverfolgung. Erst mit der Workflowautomatisierung auf Basis digitaler Prozesse wurde die Durchlaufzeit um 65 Prozent reduziert und die Zufriedenheit wuchs merklich.
Wer das Fahrrad digitalisiert, sollte keinen Sofasessel auf den Rahmen schrauben. Einfach Nachbauen statt Neudenken bringt Sie höchstens zum E-Bike, aber nie zu Innovationen wie Carsharing. Die bessere Route: Alte Zöpfe kritisch prüfen, schrittweise optimieren, und den Change-Prozess einfühlsam begleiten. Dann wird aus Digitalisierung mehr als „digitales Papier“ – sondern ein echter Innovationsmotor.
Quellen:
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