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„Wir möchten den Energieverbrauch einer Wohnanlage optimieren und dafür vorhandene Messdaten nutzen. In welchem Umfang müssen wir dabei die Daten der Bewohner schützen – und gibt es da einen Unterschied zwischen Mietern und Eigentümern?“
Dr. Viktor Stepien und Dr. Anna Katharina Eisele, Experten bei SONNTAG, antworten:
Anfang des Jahres ist es wieder so weit. Vermietern und Wohnungsverwaltungsgesellschaften steht – insbesondere im Hinblick auf eine mögliche Verjährung – die Anfertigung der alljährliche Betriebskostenabrechnung bevor. Dabei ist die Frage des individuellen Wasser- und Energieverbrauchs nicht nur für den persönlichen Kontostand des Mieters oder Eigentümers der Wohnung relevant. Vielmehr wirft die Frage, wer welche Verbrauchsdaten einsehen kann und darf, auch rechtliche Fragen auf. Denn bei den Daten zum individuellen Wasser- und Stromverbrauch sowie zum Heizverhalten handelt es sich in gleicher Weise um personenbezogene Daten im Sinne der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) wie beim Namen des Bewohners selbst. Damit stellt auch das Erfassen, Speichern, Auslesen und Verwenden dieser Daten einen Datenverarbeitungsvorgang dar, der sich an den Vorgaben der DSGVO messen lassen muss (Art. 4 Nr. 2 DSGVO). Vermieter und Wohnungsverwaltungsgesellschaften, die einen Einblick in diese Daten erhalten oder sie verwenden wollen, müssen sich daher fragen, ob dies datenschutzrechtlich zulässig ist.
Nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 DSGVO ist die Verarbeitung personenbezogener Daten zulässig, wenn mindestens eine der in der Norm genannten Bedingungen erfüllt ist. Bei der Norm handelt es sich um ein Verbot mit Erlaubnisvorbehalt. Das bedeutet: Die Verarbeitung personenbezogener Daten ist so lange unzulässig, bis einer der normierten Ausnahmetatbestände greift.
Zu diesen Ausnahmetatbeständen zählt zunächst Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a) DSGVO. Danach ist die Verarbeitung personenbezogener Daten rechtmäßig, wenn die betroffene Person ihre spezifische Einwilligung hierzu gegeben hat. In der Praxis hilft dies oftmals nicht weiter, da eine Einwilligung der betroffenen Mieter oder Eigentümer in die Verarbeitung ihrer Verbrauchsdaten in der Regel nicht vorliegt. Im Übrigen müsste die Einwilligung wirksam sein und wäre jederzeit widerruflich. Daher empfiehlt es sich in der Regel nicht, für die Verarbeitung von Verbrauchsdaten auf eine Einwilligung als Rechtsgrundlage zu setzen.
Alternativ könnte sich die Rechtmäßigkeit der Datenverarbeitung darauf stützen lassen, dass sie zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich ist, welcher der Verantwortliche unterliegt (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c) DSGVO). Ob jedoch die Abrechnungspflicht des Vermieters seinem Mieter gegenüber aus § 556 BGB eine entsprechende rechtliche Pflicht darstellt, ist umstritten. Vermieter und Wohnungsverwaltungsgesellschaften sollten daher auch diesen Ausnahmetatbestand nicht heranziehen.
Ein gangbarer Weg für die Verarbeitung von Verbrauchsdaten zum Zweck der Betriebskostenabrechnungen stellt jedoch Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b) DSGVO dar. Hiernach ist die Verarbeitung personenbezogener Daten rechtmäßig, wenn sie für die Erfüllung eines Vertrags, dessen Vertragspartei die betroffene Person ist, erforderlich ist. Werden Verbrauchsdaten zur Anfertigung einer Betriebskostenabrechnung verarbeitet, erfolgt die Verarbeitung grundsätzlich zur Erfüllung einer Betriebskostenumlagevereinbarung und damit zur Erfüllung einer Vertragsbeziehung mit dem Mieter oder Eigentümer der Wohnung. Bei einer Vielzahl von Mietverhältnissen innerhalb einer Wohnanlage folgt die datenschutzrechtliche Zulässigkeit einer entsprechenden Verarbeitung von Verbrauchsdaten zudem aus dem Umstand, dass der Vermieter oder die Wohnungsverwaltungsgesellschaft ohne eine einheitliche Abrechnung die obliegenden Abrechnungspflichten gegenüber niemandem erfüllen könnte. Die einzelnen Mietverträge sind daher über die abschließende Festsetzung der Betriebskostenabrechnung miteinander verknüpft.
Sollen hingegen Daten zum individuellen Verbrauch von Wasser, Wärme und Strom für andere Zwecke als die Betriebskostenabrechnung verarbeitet werden, greift die Ausnahmevorschrift der Vertragserfüllung regelmäßig nicht mehr ein. Denn will eine Wohnungsverwaltungsgesellschaft bspw. im Rahmen einer energetischen Sanierung den Energieverbrauch einer Wohnanlage optimieren und dafür bestehende Verbrauchsdaten nutzen, erfüllt sie dabei grundsätzlich keine vertraglichen Pflichten gegenüber den Mietern und Eigentümern der Wohnungen. In diesen Fällen kommt damit eine Verarbeitung der Verbrauchsdaten allenfalls noch nach dem Auffangtatbestand des Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DSGVO in Betracht. Danach ist die Verarbeitung personenbezogener Daten rechtmäßig, wenn sie zur Wahrung der berechtigten Interessen des Datenverarbeitenden oder eines Dritten erforderlich ist und nicht die Interessen und Grundfreiheiten der betroffenen Person überwiegen. Zwar sind die Anforderungen an eine rechtmäßige Datenverarbeitung im Rahmen einer Interessenabwägung hoch, jedoch verbleibt Spielraum für eine fundierte rechtliche Argumentation. Dies setzt jedoch zwingend voraus, für den jeweiligen Einzelfall zu prüfen, welche Interessen der Beteiligten sich konkret gegenüberstehen und welches Gewicht den einzelnen Interessen zukommt. Hierbei müssen auch die Haftungsrisiken einbezogen werden, die mit Verstößen gegen die DSGVO einhergehen.
Schließlich müssen Vermieter und Wohnungsverwaltungsgesellschaften die betroffenen Mieter und Eigentümer der Wohnung zum Zeitpunkt der Erhebung entsprechender Verbrauchsdaten umfassend informieren (Art. 13 Abs. 1 DSGVO). Teil dieser Informationspflicht ist auch die Mitteilung der Zwecke, für die die personenbezogenen Daten verarbeitet werden sollen – zunächst also regelmäßig die Betriebskostenabrechnungen. Beabsichtigen Vermieter und Wohnungsverwaltungsgesellschaften erst zu einem späteren Zeitpunkt die Verbrauchsdaten auch für einen anderen Zweck weiterzuverarbeiten – beispielsweise zur Bewertung einer energetischen Sanierung – müssen die betroffenen Personen über die Zweckänderung informiert werden.
Das die Vorgaben des Datenschutzes nicht auf die leichte Schulter genommen werden sollten, verdeutlicht der Blick in den Bußgeldkatalog. So können datenschutzrechtliche Verstöße unter anderem mit empfindlichen Geldbußen von bis zu 20 Millionen Euro oder – im Fall eines Unternehmens – von bis zu 4 Prozent seines gesamten weltweit erzielten Jahresumsatzes geahndet werden. Zugleich können die von Datenschutzverstößen Betroffenen Schadensersatz für die ihnen entstandenen materiellen oder immateriellen Schäden verlangen (Art. 82 DSGVO). Der Blick in die Praxis zeigt, dass von beiden Instrumenten rege Gebrauch gemacht wird.
Vor diesem Hintergrund muss der Umgang mit personenbezogenen Verbrauchsdaten von Mietern und Eigentümern gut überlegt sein. Wollen Vermieter und Wohnungsverwaltungsgesellschaften die individuellen Verbrauchsdaten zu anderen Zwecken nutzen, muss stets ein besonderes Augenmerk auf die Zulässigkeit der geplanten Verwendung im Einzelfall geworfen werden, um Haftungsrisiken zu vermeiden.
Ihre Expertinnen und Experten bei SONNTAG
Dieser Artikel kann Ihnen nur einen ersten Überblick über das dargestellte Thema verschaffen. Unser Team von Rechtsspezialisten aus den Bereichen des Arbeitsrechts, Datenschutzrechts sowie IT-Rechts von SONNTAG stehen Ihnen jedoch neben unseren Experten in den Bereichen Digitalisierung, IT Compliance und IT-Projektmanagement der SONNTAG IT Solutions jederzeit für eine umfassende Beratung zur Verfügung.
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