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Am Freitag, den 29. Juni, wird Monika Keil von Oberbürgermeister Gunter Czisch offiziell in den Ruhestand verabschiedet. Die seit 1991 für die Stadt im Sozialbereich tätige Juristin war von 2012 bis jetzt die erste Geschäftsführerin des damals im Zuge der Hartz-Reformen neu eingerichteten Jobcenter Ulm.
Elektronische Akte wird eingeführt
Eine weitere Neuerung gibt es im Jobcenter Ulm seit 18. Juni: Die Einführung der elektronischen Akte. Auch das Jobcenter Alb-Donau stellt um. Mit Hilfe der elektronischen Akte werden die klassische Aktenhaltung und alle Dokumente nach und nach abgelöst. Das Jobcenter Ulm wird hierdurch zu einem papierarmen Dienstleister. Kundinnen und Kunden können aber weiter wie gewohnt ihre Anliegen per Brief adressieren.
Datenschutz hat Vorrang
Elektronische Aktenführung heißt, dass eingehende Kundenpost gescannt und computerlesbar gespeichert wird. Diese Dokumente werden anschließend weitgehend automatisch der „richtigen“ Akte zugeordnet. Die zuständigen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sehen dann in einem elektronischen Postkorb, dass ein Dokument zur Bearbeitung eingegangen ist. Einblick in die Dokumente haben immer nur die Jobcenter-Beschäftigten, die ihn auch für die Erledigung ihrer Aufgaben brauchen, garantiert das Jobcenter.
Kunden profitieren von moderner Technik
Auskünfte können laut Jobcenter so schneller gegeben werden, weil die Akte sofort auf den Bildschirmen verfügbar und nicht gerade im Haus unterwegs ist oder erst aus einer Ablage geholt werden muss. Auch die Bearbeitungszeiten können sinken, weil es weniger Lauf-, Such- und Transportwege gibt. Die elektronische Akte ist zugleich der Grundbaustein für kundenfreundliche Online-Angebote in der Zukunft.
Die elektronische Aktenführung schafft Platz
Die durchschnittliche Akte von Kundinnen und Kunden eines Jobcenters umfasst 300 Seiten, oft auch mehr. Bundesweit lagern zurzeit fast 5 Milliarden Blatt Papier (Stand August 2016) in Jobcentern und täglich würden ohne die Einführung der eAkte rund 1,8 Millionen Blatt hinzukommen. Die elektronische Akte hilft dabei, diese Flut einzudämmen und dadurch mittelfristig auch Lagerkapazitäten im Jobcenter zu sparen.
