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Vorbereitung: Gelangensbestätigung ab 2014
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Scheidle & Partner Wirtschaftsprüfungsgesellschaft & Steuerberatungsgesellschaft

Vorbereitung: Gelangensbestätigung ab 2014

Michael Jahn von Scheidle & Partner weiß, was es in Sachen Gelangensbestätigung zu beachten gilt. Foto: Scheidle & Partner
Michael Jahn von Scheidle & Partner weiß, was es in Sachen Gelangensbestätigung zu beachten gilt. Foto: Scheidle & Partner

Unternehmer sollten sich auf rechtliche Veränderungen im Jahr 2014 vorbereiten. Denn ab dem 1. Januar 2014 treten verschärfte Nachweispflichten für Lieferungen ins EU-Ausland in Kraft. Wer sich nicht daran hält, muss mit steuerlichen Nachteilen rechnen.

Denn falls man sich nicht an die gesetzliche Änderung hält, versagt das Finanzamt die Steuerfreiheit und setzt für die Lieferung eine Umsatzsteuer fest, warnt Michael Jahn. Herr Jahn arbeitet bei der Augsburger Wirtschaftsprüfungs- und Steuerberatungs-Gesellschaft Scheidle & Partner Treuhand. „Unternehmer sollten sich jetzt dringend für eine der möglichen Vorgehensweisen entscheiden, die entsprechenden Vordrucke erstellen und die Änderungen mit Mitarbeitern und Versand-Dienstleistern besprechen“, rät der Steuerberater.

Welche Nachweispflichten für Lieferungen ins EU-Ausland bestehen

Die Erfüllung der verschärften Nachweispflichten ist zum Beispiel durch die Vorlage der gesetzlich geforderten Gelangensbestätigung möglich, die im Regelfall folgende Angaben vollständig enthalten muss, um vom Finanzamt anerkannt zu werden: Name und Anschrift des Abnehmers, Menge des Gegenstandes der Lieferung und handelsübliche Bezeichnung der Ware (bei Fahrzeugen auch die Fahrzeug-Identifikationsnummer), Angabe von Ort und Monat der Lieferung, Ausstellungsdatum des Nachweisdokumentes sowie Unterschrift des Abnehmers oder eines von ihm zur Abnahme Beauftragen. Die Gelangensbestätigung kann auch elektronisch sowie als monatliche oder vierteljährliche Sammelbestätigung vom Abnehmer oder eines Beauftragten an den liefernden Unternehmer übermittelt werden. „Vor allem bei der Übermittlung per E-Mail muss der Unternehmer darauf achten, dass die elektronische Archivierung der eingehenden E-Mail sichergestellt ist. Andernfalls erkennt das Finanzamt den Nachweis unter Umständen nicht an“, warnt Jahn.

Ankunft der Lieferungen im Ausland unterschiedlich nachweisbar

Als Nachweis muss nicht zwingend der neue Vordruck für die Gelangensbestätigung verwendet werden, den das Bundesfinanzministerium kürzlich veröffentlicht hat. Andere, die Nachweispflicht vereinfachende Belege, sind möglich und zulässig, sofern durch sie die erforderlichen Informationen belegt werden. Dazu zählen beispielsweise CMR-Frachtbriefe mit Unterschriften des Empfängers und des Auftraggebers oder Bescheinigungen von Speditionen, die unter anderem Monat und Ort der Übergabe enthalten. Diese Belege dürfen vom Spediteur auch elektronisch übermittelt werden und sie sind auch ohne seine Unterschrift gültig. Wird für den Versand ein Kurierdienstleister beauftragt, genügt als Nachweis das bei der Beförderung erstellte Transportprotokoll, das so genannte Tracking-and-Tracing-Protokoll, gemeinsam mit der schriftlichen oder elektronischen Auftragserteilung. Die Finanzverwaltung sieht für diese Fälle Vereinfachungen beim Versand von Gegenständen vor, die den Wert von insgesamt 500 Euro nicht übersteigen. Bei Postsendungen ist eine Empfangsbescheinigung des Postdienstleisters über die Entgegennahme der Sendung nebst Zahlungsnachweis ausreichend.

Unternehmer müssen sich informieren und vorbereiten

„Unternehmer sollten sich jetzt dringend gründlich über die Anforderungen an die unterschiedlichen Nachweisdokumente informieren, um keine Fehler und damit einhergehende steuerliche Folgen zu riskieren“, empfiehlt Jahn und weist noch einmal darauf hin, dass hier nur die wichtigsten Nachweisdokumente genannt wurden, für eine Vielzahl von Fällen jedoch weitere Nachweise erforderlich oder möglich sind. Um den Umstellungsprozess möglichst überschaubar zu gestalten, rät der Steuerberater, insbesondere die einfachen Nachweismethoden zu nutzen, die bei einem Versand über Spedition, Kurier oder Postdienstleister anerkannt werden. Sinnvoll sei auch ein möglichst einheitliches Vorgehen im gesamten Unternehmen, das mit allen Beteiligten – Mitarbeitern wie Versanddienstleistern – ausführlich besprochen und abgestimmt wird. Erforderliche Vordrucke, die alle geforderten Angaben enthalten und die von den Beteiligten genutzt werden, sollten rechtzeitig vorbereitet werden.

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