XRechnung: Was gilt es zu beachten?

Nicht nur in der Wirtschaft, sondern auch in der öffentlichen Verwaltung werden papierbasierte Abläufe nach und nach durch digitale Prozesse abgelöst. Ein wichtiger Baustein soll dabei die elektronische Rechnung im Standard XRechnung sein. Die XRechnung ist ein XML-basiertes semantisches Datenmodell für elektronische Rechnungen. Hintergrund ist die Digitaloffensive der Europäischen Union, die alle Mitgliedsstaaten auf Basis der Richtlinie 2014/55/EU dazu verpflichtet hatte, den Empfang elektronischer Rechnungsdaten durch die öffentliche Verwaltung sicherzustellen.

Wer ist von der XRechnung betroffen?

Grundsätzlich alle Unternehmen, die Rechnungen an öffentliche Einrichtungen stellen. Bereits seit April 2020 sind alle öffentlichen Einrichtungen auf Landes- und Bundesebene in der Lage, das Format XRechnung zu empfangen. Ab Ende November sind Lieferanten verpflichtet, E-Rechnungen ab einem Auftragswert von 1.000 netto Euro bei Bundesbehörden als XRechnung einzureichen, auf Landesebene gibt es einen Flickenteppich unterschiedliche Regelungen. 

Ist die XRechnung auch für Unternehmen von Belang, die keine Behörden beliefern?

Bei B2B-Geschäften ist die elektronische Rechnungsstellung weiterhin nicht verpflichtend. Möglicherweise werden aber größere Unternehmen rasch nachziehen, wenn sich der Standard bei Abrechnungen mit der Verwaltung erst einmal etabliert hat.

Auf lange Sicht jedoch dürfte die elektronische Rechnung sich auf breiter Fläche durchsetzen und gegebenenfalls auch verpflichtend werden, denn die EU-Richtlinie schreibt explizit vor, dass die nationalen E-Rechnungsstandards auch für den B2B-Bereich geeignet sein müssen. Damit dürfte die XRechnung keineswegs nur für Unternehmen interessant sein, die Behörden zu ihren Kunden zählen.

Wie können Unternehmen eine XRechnung schreiben und übermitteln?

Hier sind verschiedene Möglichkeiten vorhanden:

Manuelle Dateneingabe
Die einfachste Weise, eine XRechnung zu schreiben, ist die manuelle Eingabe der Daten in die Zentrale Rechnungseingangsplattform des Bundes (ZRE) oder das Webportal der Bundesdruckerei zur Rechnungseingabe (OZG-RE), das auch von einigen Bundesländern genutzt wird. Dieses Vorgehen bietet sich vor allem für Unternehmen an, die nur gelegentlich eine XRechnung an einen öffentlichen Auftraggeber stellen.
Dienstleister-Software

Die zweite Möglichkeit zur Erstellung einer XRechnung besteht darin die Software eines Dienstleisters zu nutzen. In viele ERP-Systeme bzw.  Buchhaltungsprogramme ist das neue Rechnungsformat bereits eingebunden.

Die eigentliche Rechnung wird dann über E-Mail, De-Mail oder mit Hilfe der IT-Infrastruktur Peppol verschickt, die entwickelt wurde, um öffentliche Aufträge digital auszuschreiben und abzuwickeln.

Eigene Software-Lösung

Mit der neuesten Version von ZUGFeRD lässt sich eine XRechnung erstellen. Dazu wird auf der Website die ZUGFeRD-Spezifikation zum Download zur Verfügung gestellt, die zur Erzeugung des Dateiformats notwendig ist. Diese kostenlose Spezifikation muss noch in bestehende Rechnungsprogramme integriert werden. Der Versand der Rechnung erfolgt dann ebenfalls per Mail oder über Peppol. Ob sich eine Integration in die eigene Buchhaltungssoftware lohnt, hängt letztlich davon ab, wie häufig die elektronische Rechnungsstellung benötigt wird.

Was ist für die Einführung der XRechnung noch nötig?

Neben der Auswahl wie eine XRechnung erstellt werden soll, dürfte es erforderlich sein, die Prozesse beim Rechnungseingang wie –ausgang zu überdenken. Nachfolgend ein paar Denkanstöße:

• Gibt es für die Abwicklung der XRechnung ein separates E-Mail-Postfach?
• Existieren Prüfpfade, um die Echtheit der Rechnung sicherzustellen und Rechnungseingänge und -ausgänge zu kontrollieren?
• Ist die Archivierung sichergestellt? Auch elektronische Rechnungen müssen gemäß den Grundsätzen der ordnungsgemäßen Buchführung (GoBD) aufbewahrt werden.
• Steht der Rechnungsversand und die Archivierung der XRechnung im Einklang mit der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO)?
• Ist die Dokumentation gegenüber dem Finanzamt sichergestellt? Mit dem Einsatz der XRechnung entstehen neue Dokumentationspflichten gegenüber dem Finanzamt, um zum Beispiel weiter den Vorsteuerabzug geltend machen zu dürfen.

Grundsätzlich sollte das Changemanagement projektbegleitend erfolgen, damit gewährleistet ist, dass die neuen Komponenten durch alle Mitarbeiter akzeptiert und gelebt wird.

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