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Ein langjähriger Kunde im Landkreis Augsburg, 180 Mitarbeitende, rief mich vor ein paar Wochen an. Der Vertrieb hatte sich in Copilot Studio einen Agenten gebaut, der Angebote aus alten Projektordnern zusammensucht. Funktionierte prima. Bis eine Vertriebsmitarbeiterin im Ergebnis eine Excel-Tabelle mit vertraulichen Gehaltsdaten fand. Der Agent hatte nichts falsch gemacht. Die Datei lag seit 2019 in einer SharePoint-Bibliothek, auf die „Jeder im Unternehmen" Zugriff hatte. Nur hatte sie vorher nie jemand gesucht.
Diese Geschichte ist kein Einzelfall, sondern das typische Muster von 2026: Die Technik ist da, die Begeisterung ist da, die Struktur fehlt. Laut Bitkom nutzen inzwischen 57 Prozent der deutschen Unternehmen ab 20 Beschäftigten KI, vor einem Jahr waren es 36 Prozent. Gleichzeitig sagen 54 Prozent der KI-Anwender, die Kosten seien schwer kalkulierbar, und in einer Bitkom-Befragung vom Frühjahr berichtete ein Drittel, KI habe deutlich mehr gekostet als erwartet. Beides hängt zusammen.
Wer Microsoft 365 noch als Word, Excel und Outlook mit einem Chatfenster obendrauf versteht, unterschätzt, was seit dem Frühjahr passiert ist. Copilot ist der Assistent, der auf Zuruf zusammenfasst und formuliert. Copilot Studio ist die Werkbank, in der Fachbereiche ohne Programmierkenntnisse eigene Agenten bauen. Copilot Cowork, seit Juni allgemein verfügbar, geht einen Schritt weiter: Man gibt ein Ziel vor („Bereite die Quartalsauswertung für den Beirat vor") und das System arbeitet über mehrere Schritte und Anwendungen hinweg, bis ein fertiges Ergebnis vorliegt. Darunter liegt Work IQ, Microsofts Kontextschicht, die aus Mails, Kalendern, Chats und Dateien ein Bild davon baut, wer im Unternehmen woran arbeitet. Und mit Agent 365 gibt es seit Mai eine eigene Verwaltungsebene, die Agenten registriert, überwacht und absichert, für zusätzliches Geld pro Nutzer und Monat.
Das ist keine Spielwiese mehr. Das ist Infrastruktur. Und Infrastruktur betreibt man nicht, indem man sie einfach anschaltet und schaut, was passiert.
In meinen Projekten sehe ich immer dieselben Muster. Sie unterscheiden sich in der Reihenfolge, selten im Inhalt.
1. Die KI findet, was Sie vergessen haben. Copilot respektiert Berechtigungen. Das ist die gute Nachricht. Die schlechte: Er respektiert auch die falschen. Jahrzehntealte Freigaben, „Jeder"-Links, Teams-Kanäle mit 400 Mitgliedern – all das war bisher nur theoretisch ein Problem, weil niemand die Zeit hatte, danach zu suchen. Ein Agent hat diese Zeit. Vermeidung: Vor dem Rollout eine Berechtigungsanalyse und -bereinigung, und Copilot zuerst nur für eine Pilotgruppe auf bereinigten Datenbereichen freischalten.
2. Agenten ohne Eigentümer. Ein Kollege baut einen Agenten für die Reisekostenprüfung, wechselt den Arbeitgeber, und der Agent läuft weiter. Mit seinen Berechtigungen. Niemand weiß, was er tut, niemand fühlt sich zuständig. Ich habe bei einem Kunden 70 Agenten gezählt, von denen die IT 12 kannte. Vermeidung: Ein Agentenregister mit Verantwortlichen, Zweck und Datenquellen, dazu ein Offboarding-Prozess, der Agenten genauso behandelt wie Zugangskarten.
3. Ungeprüfte Texte beim Kunden. Eine Sachbearbeiterin lässt Copilot eine Mahnung formulieren, Copilot erfindet eine Zahlungsfrist aus den AGB, die es so nicht gibt. Der Kunde merkt es. Sie nicht. Solche Halluzinationen, also plausibel klingende, aber falsche Aussagen, sind keine Kinderkrankheit. Sie gehören zur Technik dazu. Vermeidung: Eine kurze, verbindliche Regel, was ungeprüft raus darf (nichts, was Zahlen, Fristen oder Zusagen enthält) und eine Schulung, die diesen Namen verdient. Und oft lieber Copilot als Autopilot. Who watches the watchers?
4. Schatten-KI aus purer Notwehr. Wenn das Unternehmen kein offizielles Angebot macht, holen sich die Leute eines. Kundendaten landen im privaten ChatGPT-Konto, Vertragsentwürfe im Gemini-Chat auf dem Handy. Microsoft selbst formuliert das Problem in der Agent-365-Dokumentation erstaunlich klar: Das eigentliche Risiko bestehe darin, dass ein Unternehmen keine Rechenschaft über die KI ablegen kann, von der es nichts weiß. Vermeidung: Ein erlaubtes Werkzeug bereitstellen, bevor man andere verbietet. Verbote ohne Alternative erzeugen nur bessere Verstecke. Und Vorsicht bei zu schneller Freigabe von Konnektoren. Admins sollten genau hinschauen, welchem KI-Tool man welche Rechte gewährt. Sonst kann ein leichtfertiges File.ReadAll Recht schnell die komplette KI-Sicherheit torpedieren.
5. Klick-und-fertig ist nicht wartbar. Verführerisch einfach: Ein Agent für die Rechnungsprüfung ist am Freitagnachmittag gebaut und funktioniert am Montag. Genau das ist der Punkt, an dem es kippt. Denn ein Agent, der in einem Geschäftsprozess läuft, ist keine Excel-Makro-Spielerei mehr, sondern ein Stück Software mit Schnittstellen, Berechtigungen, Fehlerfällen und einem Lebenszyklus. Der Fachbereich weiß am besten, was der Prozess tun soll; das ist unersetzlich. Wie man ihn so baut, dass er auch nach dem nächsten Plattform-Update, beim Ausfall einer Datenquelle oder bei zehnfacher Last noch sauber läuft, ist ein eigenes Handwerk. Wer beides vermischt, bekommt Agenten, die heute begeistern und in sechs Monaten niemand mehr anfassen will, weil keiner weiß, wie sie innen aussehen. Vermeidung: Fachbereich und IT als Tandem aufstellen. Die Fachseite entwirft und testet den Prototyp, die IT überführt ihn in eine wartbare, abgesicherte und dokumentierte Lösung. Erfahrung lässt sich nicht prompten und auch Experten potenzieren Ihre Qualitäten durch KI. Das dauert manchmal anfangs etwas länger, zahlt sich aber bei jedem Update, jedem Personalwechsel und jedem Audit zurück.
6. Vier KIs, vier Regelwerke, null Überblick. Das ist der Punkt, der in vielen Governance-Konzepten fehlt. Realistisch hat ein Mittelständler heute Copilot im Einsatz, dazu vielleicht ChatGPT in der Marketingabteilung, ein branchenspezifisches KI-Modul im ERP und vielleicht Claude beim Entwicklerteam. Jedes System hat eigene Datenschutzbedingungen, eigene Speicherorte, eigene Abrechnung. Wer nur Copilot regelt, regelt einen Bruchteil seiner KI-Landschaft. Vermeidung: Die KI-Richtlinie werkzeugneutral formulieren und ein zentrales Register führen, in dem jedes System mit Zweck, Datenkategorien und Verantwortlichem steht.
7. Compliance als Nachgedanke. Die KI-Verordnung, der AI Act, ist in Kraft und anders als lange spekuliert wurde ihr Kern nicht verschoben. Die Pflicht, Beschäftigten KI-Kompetenz zu vermitteln, gilt seit Februar 2025. Die Transparenzpflichten aus Artikel 50 gelten seit dem 2. August 2026. Bußgelder für Transparenzverstöße reichen bis 15 Millionen Euro oder drei Prozent des weltweiten Jahresumsatzes. Vermeidung: Eine Person benennen, die das Thema verantwortet, und die Pflichten in die ohnehin nötige KI-Richtlinie integrieren, statt ein separates Compliance-Projekt aufzusetzen.
Bisher war Copilot einfach zu budgetieren: z.B. 20-30 Euro pro Nutzer und Monat, fertig. Das gilt weiter, für den Assistenten. Für die agentischen Funktionen hat Microsoft ein zweites Preismodell darübergelegt: Copilot Credits. Cowork, die Work-IQ-Schnittstellen und Agenten aus Copilot Studio rechnen nach Verbrauch ab, ein Credit kostet bei Bedarfsabrechnung einen US-Cent. Klingt nach nichts. Ein einzelner Agentenlauf mit Datenbankzugriff kann aber zweistellige Credit-Beträge verbrauchen und ein Agent, der jede Nacht 2.000 Dokumente durchgeht, tut das eben jede Nacht.
Die Copilot-Lizenz bleibt Grundvoraussetzung; die Credits kommen für bestimmte Workloads obendrauf und werden über ein Azure-Abonnement abgerechnet. Damit wandert ein Teil der KI-Kosten aus dem planbaren Lizenzbudget in den variablen Cloud-Verbrauch. Wer hier nicht steuert, erlebt das, was die Amerikaner „Bill Shock" nennen.
Steuern lässt sich durchaus, man muss es aber tun. Obergrenzen für Nutzer oder Prozesse, Warnschwellen für Administratoren oder aber die Klärung, wer überhaupt welche kostenerzeugenden Werkzeuge nutzen darf. Die Option, neue verbrauchsbasierte Dienste automatisch zu aktivieren, ist z.B. mit der verbrauchsbasierten Abrechnung standardmäßig eingeschaltet. Ich empfehle jedem Kunden, sie auszuschalten und jede neue Funktion bewusst freizugeben. Das kostet fünf Minuten und spart Diskussionen mit dem Controlling.
ChatGPT Enterprise ist im reinen Dialog oft flüssiger, bietet inzwischen EU-Datenresidenz und eigene Anbindungen an SharePoint und Outlook. Google Gemini ist in den Workspace-Plänen ohne Aufpreis enthalten, was für Google-Häuser ein starkes Argument ist. Claude von Anthropic gilt vielen Anwendern als bester Textarbeiter und liefert Add-ins für Excel, Word und PowerPoint samt Microsoft-365-Konnektor. Wer nicht von einem einzelnen Modellanbieter abhängen möchte, schaut sich Plattformen wie Langdock an, die mehrere Modelle unter einem deutschen Vertragspartner bündeln.
Der Vorteil von Microsoft 365 liegt weniger im einzelnen KI-Modell als im Gesamtpaket: Copilot arbeitet direkt in Word, Excel, Outlook und Teams, im bestehenden Vertrags- und Sicherheitsrahmen, mit einem sicheren Chat, der sofort bereitsteht, und Kostenkontrolle im vertrauten Admin Center. Externe KI-Werkzeuge lassen sich über Konnektoren anbinden, bringen aber jeweils einen weiteren Vertrag, einen weiteren Datenfluss und die Frage mit, wer neue Anbindungen freigibt.
Ehrlich gesagt hat dieser Vorteil zwei Haken. Erstens die Abhängigkeit: Wer sein Wissen, seine Prozesse und nun auch seine Agenten in einen einzigen US-Hyperscaler legt, hat wenig Verhandlungsmacht, wenn dieser die Preise ändert. Und er ändert sie: Die Lizenzlandschaft aus Copilot, Credits, Agent 365 und der neuen E7-Suite ist für einen Mittelständler kaum noch ohne Berater zu durchschauen, was ich als Berater mit gemischten Gefühlen sage. Zweitens die Datenflüsse: Microsoft verarbeitet Copilot-Anfragen europäischer Kunden grundsätzlich innerhalb der EU Data Boundary, die Anthropic-Modelle, die unter anderem in Cowork arbeiten, sind davon laut Microsoft-Dokumentation aber derzeit ausgenommen. Und das sogenannte Flex Routing, das bei Lastspitzen in die USA, Kanada oder Australien ausweicht, ist für neue Tenants standardmäßig aktiv. Beides lässt sich abschalten. Man muss es aber wissen.
Drei Dinge gehören in jede KI-Richtlinie, auch wenn sie hier nur angerissen werden. Erstens die Auftragsverarbeitung: Microsoft ist Auftragsverarbeiter, für jedes weitere KI-Werkzeug brauchen Sie einen eigenen Vertrag. Zweitens die Kennzeichnung: Die KI-Verordnung verlangt, dass KI-generierte Texte zu Themen von öffentlichem Interesse als solche erkennbar sind. Die gute Nachricht für den Alltag: Wenn ein Mensch den Copilot-Text prüft und redaktionell verantwortet, entfällt diese Offenlegungspflicht, so auch der im Juni veröffentlichte Verhaltenskodex der EU-Kommission. Bei Bildern und Videos sieht es strenger aus. Drittens die Aufsicht: In Deutschland ist seit Ende Juli die Bundesnetzagentur zentrale Marktüberwachungsbehörde für KI. Ein KI-Register, eine klare interne Richtlinie und eine dokumentierte Schulung decken den größten Teil dessen ab, was die Aufsicht sehen will.
Das klingt jetzt nach viel Vorarbeit. In der Praxis sind es sechs bis acht Wochen, und sie zahlen sich sofort aus, weil danach niemand mehr jedes Experiment einzeln genehmigen muss. Eine KI-Strategie für den Mittelstand braucht keine 80 Seiten. Sie braucht Antworten auf fünf Fragen: Welche Anwendungsfälle bringen uns nachweisbar etwas? Welche Daten dürfen KI-Systeme sehen? Wer darf Agenten bauen, und wer verantwortet sie? Wie viel darf das im Monat kosten? Und wer kümmert sich um die Pflichten aus der KI-Verordnung?
Der Kunde aus dem Landkreis Augsburg hat genau das getan. Berechtigungen bereinigt, drei Pilotanwendungen definiert, ein Ausgabenlimit gesetzt, eine Verantwortliche benannt. Der Vertriebsagent läuft wieder, nur findet er jetzt keine Gehaltslisten mehr. Und die Fachabteilungen probieren mehr aus als vorher, weil sie wissen, wo die Grenzen sind.
Die Unternehmen, die mit KI gerade davonziehen, sind nicht die mutigsten. Es sind die, die zuerst aufgeräumt haben und dann ohne Angst Vollgas geben konnten. Wer jetzt die Hausaufgaben macht, am besten mit jemandem, der sie schon kennt, braucht sich vor der rasanten Entwicklung nicht mehr zu fürchten. Er freut sich darauf.
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