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Das Thema Archivierung hat in den letzten Jahren erheblich an Bedeutung gewonnen. Zum einen fordert die DSGVO technische Maßnahmen, um mit personenbezogenen Daten ordnungsgemäß umzugehen. Zum anderen sind es die GoBD (Grundsätze zur ordnungsgemäßen Buchführung), deren Anforderungen erfüllt sein wollen.
Dabei hat die Technik einen Stand erreicht, bei dem es kaum einen Unterschied macht, ob man auf aktuelle oder archivierte Daten zugreift. Ermöglicht wird dies durch effiziente Archivierungs-Software und schnelle, zuverlässige Massenspeicher. Auch durch das Speichern in der Cloud stehen archivierte Daten schnell und zuverlässig zur Verfügung.
Was heißt „revisionssichere Archivierung“?
Allgemein wird unter einer revisionssicheren Archivierung verstanden, dass digitale Daten aufbewahrt werden. Dies soll so geschehen, dass die rechtlichen Anforderungen in Bezug auf Ordnungsmäßigkeit, Vollständigkeit, Sicherheit, Verfügbarkeit, Nachvollziehbarkeit, Unveränderlichkeit und Zugriffsschutz erfüllt sind. Die Anforderungen an ein revisionssicheres Archiv und revisionssichere Aktenführung sind in den GoBD festgelegt.
Die Herausforderung an das Archivierungssystem und an die Prozesse ist daher, die Daten ohne großen Aufwand mit den dazugehörigen Metainformationen und den Löschfristen anzureichern. So lässt sich über Jahrzehnte hinweg der Überblick behalten.
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