Referenzen: „Wie kann ich Empfehlungsschreiben prüfen?“

Auswahlprozesse beim Recruiting stellen Entscheider immer vor eine besondere Herausforderung. Sie wollen sich für den am besten geeigneten Bewerber entscheiden. Das klassische Arbeitszeugnis eignet sich nur begrenzt als ehrliche Referenz. Für ein echtes, umfassendes Bild des Bewerbers benötigt es andere Quellen. Welche das sind und wie Entscheider einen authentischen Eindruck von einem Bewerber gewinnen:

Bedeutung von Referenzen im Business-Kontext

Als Referenz gilt die Auskunft einer Vertrauensperson über einen interessanten Bewerber. Die häufigste Variante im Business-Kontext ist das Empfehlungsschreiben – verfasst vom ehemaligen Arbeitgeber, einem Vorgesetzten oder Geschäftspartner.

Wann sind Referenzen relevant?

Jeder Personalverantwortliche möchte die besten Strategien nutzen, um gute von schlechten Bewerbern zu unterscheiden und Fehleinstellungen zu vermeiden. Immer öfter landen Bewerbungen ohne Arbeitszeugnisse auf dem Schreibtisch von Entscheidern. Die häufigsten Gründe: Die Unterlagen sind unvollständig oder der Bewerber stammt aus einem Land, in dem Arbeitszeugnisse unbekannt sind.

Das ist zu tun, wenn Auswahlverfahren ebenfalls keine Klarheit schaffen oder Ungereimtheiten auftauchen.

Arbeitszeugnisse als typisch deutsches Phänomen

Die Arbeitgeber in den meisten Ländern der Welt können mit dem Begriff „Arbeitszeugnis“ wenig anfangen. Sie kennen nur Referenzschreiben. Während in Deutschland das Arbeitszeugnis aus rechtlichen Gründen wohlwollend formuliert sein muss, darf im Empfehlungsschreiben alles stehen. Mit der richtigen Analyse-Strategie zeichnet es ein ehrlicheres Bild des Bewerbers als ein Arbeitszeugnis. Personalverantwortliche können auf den ersten Blick die Qualität eines Schreibens erkennen.

Festanstellung oder Praktikum

Der erste Blick gilt dem Beschäftigungsverhältnis: Ein Schreiben über kurze Praktika oder eine rein projektbezogene Zusammenarbeit sagt wenig über die Person aus – eine langjährige Festanstellung bildet die bessere Basis für ein verlässliches Referenzschreiben.

Wer hat unterschrieben

Außerdem macht es einen Unterschied, wer die Referenz verfasst und unterzeichnet hat, sowie aus welchem Haus das Schreiben kommt. Je bekannter das Unternehmen, desto mehr Gewicht darf dem Schriftstück gegeben werden. Zählt der Unterzeichner dann noch zur mittleren oder gar höheren Management-Ebene, gilt die Referenz als verlässlich. Ein Empfehlungsschreiben von einem BMW-Bereichsleiter ist in jedem Fall vertrauenswürdiger als die Referenz eines unbekannten Zulieferers in Osteuropa.

Der Inhalt entscheidet

Wirkt das Referenzschreiben seriös? – Ein hochwertiger Briefbogen mit ausführlichen Kontaktdaten hebt den Wert. Dies gilt auch für die Beschreibung der ausgeübten Tätigkeit, der Beurteilung der Arbeitsergebnisse und für Aussagen über die Person. Je standardisierter diese Inhalte abgearbeitet werden, umso weniger sagt die Referenz aus.

Wann bei Referenzen Vorsicht gefragt ist

Gefälligkeitsreferenzen die jemanden über den grünen Klee loben, sind weit verbreitet. Ebenso stammen Schriftstücke häufig aus der Feder eines Mitarbeiters ohne disziplinarische Personalverantwortung, wo die Funktion nicht klar ist. Diese dürfen streng genommen nichts ausstellen. Verdächtig sind vor allem Empfehlungsschreiben von Mitarbeitern einer gleichgestellten Ebene oder aus völlig anderen Unternehmensbereichen. Schriftstücke, die älter als drei Jahre sind, müssen intensiv überprüft werden.

So sollte die Referenzüberprüfung erfolgen

Bevor Sie den Referenzgeber kontaktieren, müssen Sie das Einverständnis des Bewerbers einholen. In kleinen Betrieben übernimmt diese Aufgabe der Chef persönlich. In jedem Fall sollte der Anrufer der passenden Hierarchieebene angehören, damit ein Gespräch auf Augenhöhe stattfinden kann. Der Anruf sollte nicht im Verhör-Modus ablaufen.

Spontaner Anruf für authentische Ergebnisse

Rufen sie spontan an, sobald der Bewerber sein Okay gegeben hat. Der Referenzgeber reagiert authentischer und lässt sich nicht vom Bewerber beeinflussen. Planen Sie mindestens 30 Minuten für das Telefonat ein. Ist der Referenzgeber nicht mehr im Unternehmen und nicht recherchierbar, sollten Sie das Referenzschreiben als Informationsquelle ausschließen.

Das sollten Sie im Telefonat fragen

Nach der offiziellen Einleitung, stellen Sie etwa zehn offene Fragen. Haken Sie nach und lassen Sie sich Details schildern. Erfragen Sie gezielt fachliche oder persönliche Stärken und Schwächen. Wichtig: Stellen Sie dem Referenzgeber die gleichen Fragen wie dem Bewerber und vergleichen Sie die Antworten. Nehmen Sie sich anschließend Zeit, um das Gespräch zu reflektieren.

Selbermachen oder Outsourcen

Für externe Dienstleister wie Personalberater gehört das Einholen von Referenzen bei Kandidaten zum Tagesgeschäft. Egal, ob ein Referenzschreiben vorliegt oder nicht: Es werden Informationen unterschiedlicher Quellen recherchiert und auf Ihren Wahrheitsgehalt überprüft. Natürlich fällt die Entscheidung, von welchen Stellen Referenzen bezogen werden, immer nach Absprache mit dem Kunden und mit Einverständnis des Bewerbers.

Sie haben Rückfragen an unseren Experten Thomas Kratzer, oder wünschen eine tiefergehende Beratung? Dann nehmen Sie jetzt direkt Kontakt auf.