Recruiting: „Wie führe ich einen Online-Bewerbungsprozess ein?“

Global Player treiben die Digitalisierung ihrer Personalprozesse seit Jahren voran. Bei vielen mittelständischen Unternehmen stecken diese jedoch häufig noch in den Kinderschuhen. Klar: Jedes Unternehmen entscheidet selbst, wie und wann es welche Prozesse digitalisiert.

Eine zukunftsfähige Personalpolitik allerdings braucht Digitalisierung. Denn junge Fachkräfte sind digital Natives. Wer Leistungsträger für sich gewinnen will, kommt an dieser Entwicklung nicht vorbei und sorgt gleichzeitig für zeitgemäße interne Abläufe.

E-Mail-Bewerbung: Vorsicht Datenschutzfalle

Bewerbungen per E-Mail bedeuten für den Arbeitgeber vor allem hinsichtlich des Datenschutzes eine Herausforderung. Am Ende des Bewerbungsverfahrens müssen alle Daten vollständig gelöscht werden. Wer gegen diese Vorgaben der DSGVO verstößt, muss mit hohen Strafen rechnen. Darüber hinaus braucht das Unternehmen Standards, wie es den Bewerbungsprozess dokumentiert – von der ersten Nachricht des Bewerbers bis zur Personalentscheidung. Jeder dieser Schritte muss datenschutzrechtlich abgesichert sein.

In der Praxis landen Bewerbungen per E-Mail nicht immer beim zuständigen Mitarbeiter und wandern über mehrere E-Mail-Postfächer. Dieser Umstand erschwert die Einhaltung des Datenschutzes enorm. Denn wer kann gewährleisten, dass alle Beteiligten die Nachrichten nach dem Weiterleiten vollständig aus ihrem E-Mail-Account löschen?

Mit einem Online-Bewerbungsprozess umgehen Sie diese Fallstricke.

Was heißt Online-Bewerbung konkret?

Online-Bewerbung bedeutet: Das Unternehmen bietet den Bewerbern auf seiner Webseite ein Onlineformular. Mit diesem Formular bewerben diese sich offiziell auf eine freie Stelle. Sie laden ihren Lebenslauf, Zeugnisse und das Anschreiben hoch, statt die Dokumente per E-Mail zu senden.

Die Daten landen in einer Datenbank, dem sogenannten Bewerbermanagement-System, und werden mit einer entsprechenden Software verwaltet.

Die Vorteile der Online-Bewerbung

Die Bearbeitung der Unterlagen geht nicht nur schneller und effizienter. Es sind jetzt alle Prozesse lückenlos dokumentiert: Vom Bewerbungseingang über Telefonate bis zum Arbeitsvertrag. Das Bewerbermanagement-System erinnert Sie an Termine und übernimmt das Versenden von Absagen mit individuellen Textbausteinen. Der Bewerber stimmt vor dem Hochladen seiner Dokumente der Nutzung und der weiteren Verwendung der Daten zu. Toller Nebeneffekt einer Bewerbermanagement-Software ist der Aufbau eines Talente-Pools: Die Unterlagen interessanter Bewerber können Sie mit deren Einverständnis auch längerfristig speichern und so künftig Einstellungsprozesse verkürzen. Sie holen die geparkten Kandidaten auf Knopfdruck aus der Datenbank und machen ihnen ein Jobangebot.

10 Tipps zur Auswahl der richtigen Bewerbermanagement Software

Nationale und internationale Anbieter schnüren die unterschiedlichsten Pakete. Um Ihnen den Auswahlprozess zu vereinfachen, haben wir für Sie die wichtigsten Kriterien aufgelistet, die es vor einer Entscheidung zu beachten gilt:

1. Online-Vergleichsportale nutzen:
Geben Sie für einen ersten Überblick „Software Bewerbermanagement“ in die Suchmaschine ein.

2. Cloud-Lösung ist heute Standard:
Entscheiden Sie sich für eine Cloud-Lösung. So können Sie und Ihre Mitarbeiter von überall und im Home-Office sicher auf die Datenbank zugreifen.

3. Kostenlos testen:
Die meisten Anbieter stellen Ihnen eine kostenlose Test-Version zur Verfügung, damit Sie die „Katze nicht im Sack“ kaufen.

4. Einfach zu bedienen:
Legen Sie während des Testlaufes ein besonderes Augenmerk auf die Nutzerfreundlichkeit.

5. Standardfunktionen genügen:
Überlegen Sie, welche Features Sie wirklich brauchen. Später können Sie immer noch upgraden.

6. Multiposting von Stellenanzeigen:
Stellenausschreibungen sollten als Zusatzfunktion mit einem Klick auf mehreren Stellenbörsen veröffentlicht werden.

7. Mehr Bewerber dank Social Media:
Die Kandidaten mit Xing- oder LinkedIn-Profil sollten sich mit einem Klick bei Ihnen bewerben.

8. Preisvergleich lohnt sich:
Bereits ab 50 Euro monatlich steigen Sie in eine Bewerbermanagement-Software ein. Die Preise sind in der Regel nach Nutzeranzahl und Funktionsumfang gestaffelt. Kleinere oder internationale Anbieter sind meistens günstiger.

9. Einfacher Bewerbungsprozess:
Interessierte Bewerber sollten nur die wirklich notwendigen Daten eingeben müssen. Keine Zwangsanmeldung mit Login-Daten. Andernfalls brechen viele den Prozess ab.

10. DSGVO-Konformität:
Achten Sie bei der Datenspeicherung des Anbieters unbedingt darauf, dass der Serverstandort in der EU ist.

Sie haben Rückfragen an unseren Experten Thomas Kratzer, oder wünschen eine tiefergehende Beratung? Dann nehmen Sie jetzt direkt Kontakt auf.