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Zunächst stellt sich die Frage, um welche Schulungen es im konkreten Fall geht. Sind es eher systemspezifische Themen, wie neue Hardware, ein neues Betriebssystem oder neue Office-Versionen? Oder handelt es sich um Applikationen wie ein aktualisiertes ERP oder CRM?
Spannend wird es natürlich bei der Nutzung von neuen Microsoftanwendungen, wie dem Kollaborationstool Teams, die ohne entsprechende Einweisung komplett aus dem Ruder laufen können. Oder aber es wurde eine neue Firewall angeschafft, die nun im Eigenbetrieb gemanagt werden soll, ohne dass das entsprechende Know-how im Hause ist.
Diese unterschiedlichen Herausforderungen machen eine „einfache“ Antwort schwierig.
Beispiel: Einführung von Microsoft Teams
Zur Veranschaulichung ein Beispiel: Ein Kunde plant den verstärkten Einsatz von Microsoft Tools, da er sich für ein Lizenzmodell aus der Cloud entschieden hat. Er beschafft sich die Lizenzen bei seinem Dienstleister inklusive der „Grundinstallation“. Nach deren Abschluss nutzen seine Mitarbeiter verstärkt die Anwendung Teams. Nach einigen Wochen entstehen viele Rückfragen und Kommunikationsprobleme.
Ein Lösungsszenario könnte wie folgt ausschauen: Der Kunde definiert vorab die Pakete „Grundinstallation“ (= Variante 1) und optional „Erweiterte Schulung“ (= Variante 2) mit seinem Dienstleister. Für die beiden Varianten verlangt er ein Angebot und entscheidet dann nach der Implementierung, ob Variante 2 überhaupt benötigt wird. Möglichweise kommen seine User mit Variante 1 klar.
Sollten sich die internen Anfragen seiner User häufen, beauftragt er entweder für alle – oder für einen bestimmten Personenkreis – Variante 2. Die Vorteile bei dieser Vorgehensweise sind: Das Thema Nachsupport wurde von Anfang an diskutiert und Preispakete definiert. Dann kann sich der Anbieter danach nicht mehr herauswinden und rein nach „Aufwand“ abrechnen. Zudem gibt es bei Vorabfixierung bessere Verhandlungsmöglichkeiten als danach unter Druck zu agieren.
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