„Wie beeinflusst Hightech Zeiterfassung in Unternehmen, Frau Schälchli?“

Vorbei ist die Zeit, in der Arbeitszeit manuell mit Stift und Papier erfasst wurde. Auch die traditionelle Stempeluhr wird in Unternehmen immer seltener eingesetzt. Mobile Endgeräte wie Smartphones und Tablets, aber auch der Desktop PC dienen immer öfter als Zeiterfassungstool. Ausgefeilte Software, speziell auf die Bedürfnisse des Anwenders angepasst, garantiert dabei Zeitersparnis und Prozessoptimierung. Das Motto: Effizientes Workforcemanagement für mehr Produktivität und Kostenkontrolle.

Der Bedarf in Unternehmen, Prozessabläufe genau zu dokumentieren und zu verbessern wächst stetig. Neue Technologien wie NFC Tags, aber auch Barcodes erlauben inzwischen eine effiziente Erfassung der auftragsbezogenen Tätigkeiten. Nicht nur Unternehmen profitieren dabei von der digitalen Erfassung. Auch die Kundenzufriedenheit lässt sich mit aussagekräftigen Reports zu den Tätigkeiten steigern. Rückfragen zur Abrechnung werden eliminiert.

Smartphones und Tablets dienen inzwischen unterwegs als Zeiterfassungstool. Um zusätzlich die erfassten Daten mit einem Standort und einem Projekt zu verknüpfen, kommt GPS zum Einsatz. Nach Abschluss des Auftrags werden die gespeicherten Datensätze mit der zentralen Datenbank synchronisiert. Der Mitarbeiter erhält einen neuen Auftrag und die Zentrale hat bereits alle Daten zur Abrechnung. Der Workflow ist bis ins kleinste Detail optimiert.

Mit der strengen DSGVO ist es wichtig für Unternehmen zu prüfen, wo die erfassten Daten des Systems gespeichert werden. Unternehmen, die die Daten auf hauseigenen Servern speichern und vom externen Zugriff absichern sind hier auf der sichereren Seite. Schnittstellen erlauben auch hier die Synchronisation der Zeiten und Tätigkeiten von den mobilen Endgeräten in die zentrale Datenbank.

Der Schritt zur Nutzung der neuen Technologien bedarf einer genauen Analyse, welche Informationen erfasst werden sollen. Auch muss beachtet werden, dass Cloud-Lösungen von einer Internetanbindung abhängig sind. Installierte Apps mit lokaler Datenbank sind unabhängig vom Standort und immer funktionstüchtig. 

Fazit: Neue Technologien vereinfachen die Erfassung von Arbeitszeit, sowohl im Bereich der Anwesenheit, als auch in Bezug auf die auftrags- beziehunsgweise projektbezogene Zeiterfassung. In den nächsten fünf Jahren werden immer mehr Unternehmen weg vom Stundenzettel hin zur digitalen Zeiterfassung tendieren. Denn Zeit ist Geld.

Im Profil: Daniela Schälchli, Mitgründerin der Firma Xpert-Timer mit Stammsitz im bayerischen Stadtbergen. Das Unternehmen entwickelt projektbezogene Zeiterfassung für Mobilgeräte und Windows PCs. Die Software „Xpert-Timer“ wird weltweit von über 2.000 Kunden in den Sprachen Deutsch und Englisch eingesetzt.

B4B WIRTSCHAFTSLEBEN SCHWABEN nimmt die Zukunft von Wirtschaft und Region ins Visier: Neben Frau Schälchli haben weitere Persönlichkeiten aus der Region für das Frühjahrsthema 2018 von B4B WISSEN die Frage beantwortet, wodurch sich Technologie aus Bayerisch-Schwaben auszeichnet.

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