Warum die Liquiditätsplanung in Excel Gefahren mit sich bringt

Viele Unternehmen nutzen bei ihrer Liquiditätsplanung Excel. Damit lässt sich anhand des Liquiditätsplans und der dazugehörigen Liquiditätsberechnung eine Risikoeinschätzung geben. 

Allerdings handelt es sich bei Excel nicht um das ideale Tool zur Liquiditätsplanung, denn es bringt einige Gefahren mit sich. Schlagen sich diese dann in der Performance des Unternehmens nieder, ist es empfehlenswert, sich einer Software zum Liquiditätsmanagement zuzuwenden.

Liquiditätsplanung in Excel: So läuft sie ab

Im Internet gibt es viele Vorlagen, die die Nutzung von Excel zur Liquiditätsplanung einfacher machen. Damit alles reibungslos läuft, sollten Unternehmen die Excel-Vorlage möglichst sinnvoll nutzen. 

Das kann zum Beispiel so aussehen:

1. Mitarbeiter X öffnet die Vorlage und trägt wichtige Ein- und Auszahlungspositionen ein. 
2. Dabei legt er auch fest, welche Buchhaltungskonten die Grundlagen für die einzelnen Positionen darstellen. So stellt er sicher, dass Geld weder doppelt mit eingerechnet, noch vergessen wird. 
3. Danach werden sinnvolle Perioden festgelegt und die Summe aus dem Kassen- und Bankbestand als Ausgangswert übernommen. 
4. Jetzt kann Mitarbeiter X anfangen, die Liquidität zu planen. Dazu gehört auch, dass er die Ein- und Auszahlungen so exakt wie möglich einträgt - Prognosen sind hierbei auch in Ordnung. Schließlich soll die Liquidität der Zukunft am besten jetzt schon geplant und sicher sein. 

Sobald der Ist-Wert da ist, berichtigt der Mitarbeiter die Prognose.

Im Allgemeinen beobachtet Mitarbeiter X so die Entwicklungen und kann bei Bedarf auch Gegenmaßnahmen einleiten.

Gefahren der Liquiditätsplanung in Excel

Bei einer Excel-Vorlage wird oft alles händisch gemacht. Meistens ist dann nur ein Mitarbeiter dafür verantwortlich, der dann als Einziger den kompletten Überblick über die Liquidität eines Unternehmens hat. Das funktioniert häufig nur solange gut, wie der Mitarbeiter seine Aufgabe ernst nimmt und das Unternehmen nicht verlässt.

Aus gutem Grund wenden sich schließlich immer mehr Unternehmen Liquiditätsplanungstools zu. Das liegt vor allem daran, dass die Nutzung von Excel nicht nur umständlicher ist, sondern auch echte Gefahren für das Unternehmen mit sich bringen kann.

Natürlich kann Excel zur Liquiditätsplanung auch einwandfrei funktionieren. Wichtig ist, dass sich die Unternehmen der Gefahren von Excel als Tool zum Liquiditätsmanagement bewusst sind und dann entscheiden, ob sie sich nicht doch einer Software zuwenden.

Folgende Gefahren können bei einer Liquiditätsplanung mit Excel auftreten:

• Abhängigkeit von einem Mitarbeiter, der die Liquiditätsplanung übernimmt und die Verantwortung alleine trägt.
• Hoher Aufwand bei der Einarbeitung neuer Mitarbeiter in oft auch nicht schlüssige Planungssysteme
• Hoher Zeitaufwand bei hoher Fehlerquote durch händische Eingabe
• Tippfehler passieren und sind zu berücksichtigen
• Gemeinsames Arbeiten an der Liquiditätsplanung nicht oder nur umständlich möglich
• Wenig Überblick und unübersichtliches Arbeiten, vor allem bei langfristiger Planung, die lange und breite Tabellen enthält
• Ungenaues Arbeiten durch nur monatliche Bearbeitung der Liquidität

Die größte Gefahr, die durch Excel bei der Liquiditätsplanung ausgeht, ist, dass das Programm nicht für diesen Zweck gedacht ist. Ihm fehlen also verschiedene Funktionen, die das Liquiditätsmanagement übersichtlicher und fehlerfrei machen. 

Damit gerät das Programm schnell an seine Grenzen und Unternehmen kommen gar nicht dazu, die Möglichkeiten ihrer Liquidität voll auszuschöpfen.

Aus diesem Grund ist Excel zur Liquiditätsplanung eigentlich nicht geeignet.

Die Lösung: Ein Tool für das Liquiditätsmanagement

Stattdessen bietet es sich an, ein Tool zu nutzen, dass extra zur Liquiditätsplanung programmiert wurde. 

Damit wird die Planung nicht nur einfach und effektiv, sondern auch übersichtlich und mitarbeiterunabhängig. Fast alle Gefahren, die durch die Nutzung von Excel entstehen, gehören so der Vergangenheit an.

Eine große Rolle spielt hier vor allem die Automatisierung. Sie sorgt dafür, dass durch eine Verknüpfung mit dem Unternehmenskonto eine automatische Synchronisierung bei Transaktionen stattfindet. Anhand des Dashboards kann jeder Mitarbeiter mit dem entsprechenden Zugang sofort erkennen, wie es um die Liquidität steht. 

Folgende Vorteile bietet eine Software zum Liquiditätsmanagement:

• Geringer Zeitaufwand durch automatisierte Liquiditätskontrolle und Synchronisierung von Konten und Tool
• Generell geringerer Aufwand im Bereich “Finanzen und Liquidität”
• Jederzeit Kontrolle und Überblick - auch im stressigen Unternehmensalltag
• Transparenz und tagesaktuelle Informationen 
• Integration mit Banken-, Buchhaltungs- und Fakturierungstools
• Einfacher Export der Daten zur Vorlage z.B. bei Banken

Falls Sie sich direkt über die möglichen Anbieter informieren wollen, finden Sie hier einen aktuellen Marktüberblick.

Am Ende muss jedes Unternehmen selbst entscheiden, welche Software am besten passt. Solange die Entscheidung gut überlegt ist und die Nachteile beachtet wurden, kann auch mit Excel die Liquiditätsplanung effektiv gestaltet werden. 

In puncto Effizienz wird Excel aber wohl nie an eine extra dafür programmierte Liquiditätsplanungssoftware heran kommen.