Prozessoptimierung: Lassen Sie die Briefpost digitalisieren

Prozessoptimierung im Unternehmen ist zu Beginn ein großes Vorhaben. Wo fängt man an? Welche Bereiche lohnen sich besonders, um hier zu optimieren? Ein Prozess, der viele Unternehmen aufhält, aber oft nicht genug Beachtung erhält, ist die Briefpost.

Können Unternehmen die Briefpost digitalisieren, merken sie die positiven Veränderungen direkt und es wird mehr Kapazität für komplexe und wichtige Vorgänge frei.

Die Umsetzung des digitalen Briefkastens ist dabei für Unternehmen ganz einfach und kann mit dem richtigen Anbieter schnell umgesetzt werden.

Wie funktioniert digitale Briefpost?

Bei der digitalisierten Briefpost übernehmen spezielle Anbieter viele Aufgaben, wie zum Beispiel das manuelle Öffnen von Briefen und die Verteilung der Post.

Im Grunde genommen passiert Folgendes mit der Post: Sie wird nicht in den Briefkasten des Unternehmens geworfen, sondern in den des entsprechend beauftragten Dienstleisters. Dieser scannt dann die Briefe und stellt sie dem Unternehmen in digitalisierter Form zur Verfügung. 

Natürlich läuft hier alles rechtskonform ab und das Briefgeheimnis wird trotzdem bewahrt. Sensible Informationen gelangen nicht an die Öffentlichkeit.

Damit die digitale Briefpost auch einwandfrei funktioniert, müssen einige Schritte vorbereitend durchgeführt werden:

1. Der passende Anbieter muss gefunden und beauftragt werden.
2. Das Unternehmen muss einen Nachsendeauftrag stellen bzw. diesen vom Anbieter einrichten lassen. 
3. Die Briefe werden an das Scan-Zentrum des gewählten Anbieters umgeleitet, dort geöffnet und als Sammelsendungen automatisiert gescannt.
4. Per E-Mail oder App erhält das Unternehmen dann Bescheid, dass Post gekommen ist.
5. Gelesene Post kann dann bei Bedarf archiviert werden. Das ist je nach Anbieter nur teils oder voll enthalten.

An sich ist es sehr einfach, die eigene Briefpost digitalisieren zu lassen. Wichtig ist aber zu wissen, welche Post für die digitale Briefpost geeignet ist.

Funktioniert der digitale Briefkasten mit jeder Post?

Der Nachsendeservice funktioniert nur für Briefe. Pakete können also nicht extern bearbeitet werden. 

Viele Unternehmen haben Bedenken, da Gerichte, Rentenversicherung, Ämter und Banken gesetzlich dazu verpflichtet sind, die Post an die Meldeadresse zuzustellen. 

Je nach Anbieter kann es deshalb nötig sein, eine Vorabverfügung zu stellen, damit diese Briefe im Scanzentrum digitalisiert werden dürfen. Häufig ist es aber so, dass behördliche Briefe genauso problemlos wie andere Briefe an das Scanzentrum umgeleitet werden können.

Auch folgende Briefe können vom Anbieter digitalisiert werden:

• Wahlunterlagen
• Steuerbescheide
• Bescheide vom Jobcenter
• Finanzunterlagen etc.

Außerdem sollten Unternehmen, die ihre Briefpost optimieren wollen, Folgendes beachten:

Der Nachsendeauftrag sollte auf “Vorübergehende Abwesenheit” und nicht auf “Umzug” laufen. Oftmals kann auch eine alternative Korrespondenzadresse hinterlegt werden. Das geht zum Beispiel beim Finanzamt einwandfrei. Es sollte also nicht die Meldeadresse, sondern die Korrespondenzadresse hinterlegt werden. 

Damit können keine Fehler passieren und die Briefpost immer outgesourced und digitalisiert werden.

Möchten Sie jetzt direkt einen passenden Anbieter finden und Ihre Briefpost digitalisieren? Einen Marktüberblick mit allen relevanten Tools finden Sie hier. 

So läuft die Archivierung der Post ab

Die Digitalisierung der Briefpost spart nicht nur Zeit bei der Verwaltung der Briefe, sondern auch viel Platz. Nicht nur der räumliche Platz, der durch aktuelle Briefe auf dem Schreibtisch eingenommen wird, ist hier gemeint, sondern auch die Lagerkapazitäten des Archivs. Denn auch die Archivierung der Post kann an den entsprechenden Anbieter abgegeben werden. 

Die Scan-Services unterscheiden zwischen Langzeit- und Kurzzeitarchiv. Die physischen Dokumente wie Briefe etc. werden dort in der Regel zunächst für 3 Monate gelagert. In dieser Zeit können Unternehmen bei Bedarf die Originale anfordern.

Je nach Anbieter werden die Dokumente nach Ablauf der 3 Monate geschreddert oder im Langzeitarchiv für 10 Jahre aufgehoben. 

Egal, für welches Archiv Sie sich entscheiden: Die Dokumente bleiben Ihnen so oder so in der digitalen Dokumentenablage erhalten.

Statt eines digitalen Briefkastens können Sie auch den E-Postscan-Service der Deutschen Post nutzen. Bei diesem wird Ihnen die Post zugestellt, aber erst gesammelt am Ende des Monats. Die digitalisierten Briefe werden an jedem Werktag digitalisiert an das E-Postfach gesendet.

Aufgrund des Postident-Verfahrens zur Verifizierung von Identität und Adresse kann der Service frühestens eine Woche nach Beauftragung in Anspruch genommen werden. Der Service steht auf 7 Tage bis einen Monat befristet oder unbefristet zur Verfügung und kostet monatlich 24,99 €. 

Egal für was Sie sich entscheiden, die Prozessoptimierung im Unternehmen, die Sie durch die Digitalisierung der Briefpost erhalten, wird sich schnell positiv niederschlagen. Immerhin erhalten Sie und Ihre Mitarbeiter so nicht nur mehr Zeit, sondern auch eine bessere Ordnung und mehr Platz auf dem Schreibtisch für die wichtigen Dinge.