Buchhalter in Rente: neuer Mitarbeiter oder outsourcen?

Jeder Selbstständige, ganz gleich welche Branche ist zur Buchhaltung verpflichtet. Bei Freiberuflern ist in der Regel die Einnahmen-Überschuss-Rechnung ausreichend. In vielen anderen Branchen müssen die Geschäftsvorfälle mittels der doppelten Buchführung erfasst und gebucht werden. Für diese Buchungen haben Unternehmen einen Buchhalter oder eine Buchhalterin. Es stellt sich die Frage, welche Vor- und Nachteile das Outsourcen der Buchhaltung bringen kann?

Das Outsourcen der Buchhaltung

Geht zum Beispiel eine Buchhalterin oder ein Buchhalter in Rente, kann das Outsourcen dieses umfangreichen Geschäftsbereichs verschiedene Vorteile mit sich bringen. Die neue Mitarbeiterin oder der Mitarbeiter müssen nicht eingearbeitet werden. Auch wer seine Buchhaltung nach dem Weggang selbst erledigen würde, könnte schnell vor einem Buch mit sieben Siegeln stehen. Besonders die doppelte Buchführung ist durch die zahlreichen Konten nicht einfach zu erlernen. Die Einarbeitungszeit ist Arbeitszeit, die ins eigentliche Kerngeschäft des Unternehmens investiert werden könnte. Externe Buchhalter oder Steuerberater Kanzleien, die buchhalterische Aufgaben übernehmen, sind außerdem auf diese verschiedenen Buchungen der Geschäftsvorfälle spezialisiert. Sie haben in der Regel mehrere Mandanten, für die sie die Buchhaltung übernehmen und dadurch auch das benötigte Know-how. Des Weiteren sparen Unternehmen durch das Outsourcen der Buchhaltung die Anschaffung spezieller Soft- und Hardware. Es werden zum Beispiel keine zusätzlichen Serverräume benötigt und auch das Einlagern von Akten und Papieren entfällt weitestgehend, da auch die Archivierung übernommen wird.

Der externe Dienstleister trägt für die Erledigung der Buchhaltung die volle Verantwortung

Wird der etatmäßige Buchhalter des Dienstleisters krank, muss er selbst für den passenden Ersatz sorgen. Zusätzliche Kosten entstehen dem Unternehmen dadurch nicht. Die Verträge mit dem Dienstleister werden normalerweise immer auf Zeit abgeschlossen. Läuft der Vertrag aus, entstehen dem Unternehmen keine arbeitsrechtlichen Konsequenzen. Auch dem Finanzamt gegenüber bringt das Outsourcing der Buchhaltung Vorteile. Für Fehler, die beim Buchen der unterschiedlichen Geschäftsvorfälle entstehen können, ist alleine der Dienstleister verantwortlich. Der Dienstleister trägt somit auch das Risiko dem zuständigen Finanzamt gegenüber und muss die Haftung bei Fehlern übernehmen.

Das Auslagern der Buchhaltung ist besonders für kleine Unternehmen eine Kostenfrage

Selbstverständlich bringt das Outsourcing der Buchhaltung verschiedene Nachteile mit sich. Unternehmer sind durch das Auslagern aller Geschäftsvorfälle immer vom Dienstleister abhängig. Werden spezielle Daten für einen Geschäftsvorfall oder einer Buchung benötigt, muss immer auf einen Bericht gewartet werden, weil das Unternehmen keinen Zugriff auf die Daten des Dienstleisters hat. Die Berichte werden oftmals nur monatlich oder quartalsweise erstellt. Ein weiterer Nachteil ist, dass der Dienstleister den kompletten Einblick in Betriebsinterna und auch in alle Zahlen hat. Obwohl die externen Buchhalter auch zum Stillschweigen verpflichtet sind, ist es möglich, dass Betriebsinterna und Betriebsgeheimnisse weitergegeben werden. Unternehmen, die in der Gründungsphase stehen oder auch kleinere Betriebe haben durch das Outsourcen der Buchhaltung zusätzlich hohe Kosten. Es ist besonders zu Beginn einer Unternehmenstätigkeit ein klarer Vorteil, wenn die Buchhaltung selbst übernommen wird.