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Vertrauen ist gut – ein NDA ist besser! Aber wann ist es empfehlenswert und was sollte man beachten, um einen Geschäftspartner nicht abzuschrecken? Für viele junge Technologieunternehmen gehört die Zusammenarbeit mit Externen zum geschäftlichen Alltag. Wie man in der Praxis am besten vorgeht.
Viele Namen – ein Zweck
Geheimhaltungserklärung, Verschwiegenheitsvereinbarung oder neu-deutsch: NDA (Non-Disclosure-Agreement). Alle Bezeichnungen stehen für eine Vereinbarung zwischen zwei oder auch mehreren Parteien, von denen sich mindestens eine dazu verpflichtet, Stillschweigen über bestimmte Informationen zu bewahren. Zweck einer solchen Vereinbarung ist es, Wissen nur bestimmten Personen zur Verfügung zu stellen und somit die Verbreitung dieses Wissens zu begrenzen. Allerdings sind die Beweggründe hierfür so unterschiedlich wie die geteilten Informationen selbst.
Für technologieorientierte Unternehmen steht regelmäßig der Schutz von Kernkompetenzen, Innovationen und Strategien im Vordergrund. Ein NDA soll einerseits verhindern, dass Externe die eigenen Technologien und Entwicklungen für sich nutzen und damit den Wettbewerbsvorteil des Unternehmens gefährden. Andererseits soll damit die Möglichkeit zur Anmeldung eigener Schutzrechte wie zum Beispiel Gebrauchsmuster, Patente und Designs abgesichert werden.
Ist ein NDA rechtlich erforderlich?
Ein NDA ist zur rechtlichen Absicherung erforderlich, wenn Informationen über Erfindungen geteilt werden sollen, die erst später zum Patent, Gebrauchsmuster oder Design angemeldet werden. Grundvoraussetzung für Patent- und Gebrauchsmusterschutz ist nämlich, dass der Gegenstand der Erfindung zum Zeitpunkt der Anmeldung neu ist. Wer über seine Erfindung mit Dritten spricht, wenn diese noch nicht angemeldet ist, erzeugt selbst Stand der Technik, der die Neuheit zerstören kann.
Wenn die Informationsempfänger zur Geheimhaltung verpflichtet werden, kann eine neuheitsschädliche Veröffentlichung durch das Zugänglichmachen eigener Informationen verhindert werden. Ähnliches gilt für Designs, deren Schutz ebenfalls Neuheit voraussetzt. Außerdem kann mit NDAs die Nutzung von Know-How und Geschäftsgeheimnissen geregelt werden. Insbesondere mit dem Geheimnisschutzgesetz von 2019 erfuhren NDAs eine Stärkung, da Geheimnisschutz nunmehr auch bei geeigneten vertraglichen Sicherungsmaßnahmen bestehen kann.
Einen absoluten Schutz bieten aber auch NDAs nicht. Denn gibt der Empfänger Informationen unter Missachtung seiner Verpflichtungen an Dritte weiter, kann trotzdem eine neuheitsschädliche Veröffentlichung vorliegen, die einer Schutzrechtsanmeldung entgegenstehen kann. Es gilt daher zusätzlich, bei der Auswahl der Partner auf sein Bauchgefühl zu achten und nur mit vertrauenswürdigen Partnern zu sprechen.
Anwendungsfälle kennen und vorbereitet sein
Oft besteht Unsicherheit, wann ein NDA zum Einsatz kommen sollte. Um schnell und situationsgemäß handeln zu können, sollte man einige typische Anwendungsfälle kennen. Hierzu zählen insbesondere:
Jede der vorgenannten Situationen kennt ihre eigenen Spielregeln. Was in einem Fall üblich ist, kann im anderen als Mangel an Vertrauen verstanden werden. Man sollte sich also folgende Fragen stellen:
Für häufig wiederkehrende Situationen bietet es sich an, verschiedene Vorlagen „in der Schublade“ zu haben.
Wenn umfangreiche Gespräche geplant oder eine Kooperation begonnen wird, bedarf es detaillierter Vereinbarungen.
Doch was soll man tun, wenn die Zeit zu knapp dafür ist oder kein Geld für eine ordentliche Ausarbeitung investiert werden kann - diese Situation liegt ja oft bei Start-Ups in der frühen Findungsphase vor? Dann gilt es, zumindest eine Minimal-Vereinbarung zu treffen, die ein gewisses Maß an Sicherheit bietet. Ein Muster für eine ganz einfach gehaltene Geheimhaltungsvereinbarung, zum Beispiel für eine erste Besprechungssituation, gibt es auf der Website von ERNICKE kostenlos zum Download.
Was sollte in einen detaillierten NDA geregelt sein?
Entscheidet man sich für den Einsatz eines detaillierten NDA, stellt sich die Frage nach dem konkreten Inhalt. In der Praxis werden oft folgende Punkte geregelt:
So wird die Zusammenarbeit nicht gefährdet
Natürlich hat man zunächst den Impuls, einen Vertrag zu erzeugen, der einem selbst die maximale Sicherheit gewährt. Doch das kann die Zusammenarbeit behindern oder auch zerstören. Besser ist: Genau planen, was kommuniziert wird, und einen Vertrag schließen, der die weitere Zusammenarbeit nicht gefährdet. Je enger das Verhältnis der Parteien wird, desto klarer und strenger können dann auch die Regelungen werden und desto mehr kann nach und nach an Informationen ausgetauscht werden.
Der Inhalt eines NDA sollte also keinesfalls starr sein. Er sollte auch nicht übers Ziel hinausschießen und den potenziellen Partner abschrecken. Es gilt: denken Sie situationsadäquat! Stellen Sie sich die Frage, ob Sie – wenn sie sich in die Schuhe des anderen Stellen – die Vereinbarung so unterzeichnen würden.
Werden zum Beispiel die geschützten Informationen zu weit gefasst oder nur einseitig Strafregelungen vorgesehen, könnte sich Ihr Gegenüber in seiner Handlungsfreiheit eingeschränkt sehen. In manchen Fällen kann es Sinn machen, nur konkret als „geheim“ oder „vertraulich“ gekennzeichnete Informationen der Geheimhaltung zu unterwerfen.
Abhängig von Ihrer Verhandlungsposition kann es aber durchaus vorteilhaft sein, nur die andere Seite zur Verschwiegenheit zu verpflichten, zum Beispiel nur den Berater oder nur den Kunden.
Vertragsstrafen sind mit Vorsicht zu genießen
Vertragsstrafen sind zwar ein wirksames Mittel, um die Einhaltung des NDA sicherzustellen. Sie sind aber auch mit besonderer Vorsicht zu genießen, denn sie entfalten regelmäßig ein besonderes Drohpotenzial. Wir empfehlen daher, einen angemessenen Betrag zu wählen, um die andere Seite nicht abzuschrecken. Anhaltspunkte für die Bemessung können der Wert der Informationen und das eigene Verhandlungsgewicht darstellen. Ein Kompromiss kann eine variable und gerichtlich überprüfbare Vertragsstrafe sein.
Insgesamt gibt es also verschiedene Stellschrauben im NDA, die die Unterzeichnungsbereitschaft beeinflussen können. Gerade in den ersten Besprechungssituationen mit neuen Geschäftspartnern kann ein umfangreiches NDA eher hinderlich sein. Es gilt dann: ein schlankes NDA ist besser als kein NDA. Wenn die Kooperation aussichtsreich ist: Mit einem detaillierten NDA ergänzen.
