Wir haben bei Hans-Dieter Machuta, Geschäftsführer der SSA SoftSolutions GmbH in Mühlhausen/Augsburg nachgefragt, warum Prozessmanagement so wichtig ist und welche Kriterien eine Prozessmanagement Software erfüllen muss, um den Erfolg zu sichern. 

Herr Machuta, warum ist Prozessmanagement heutzutage so wichtig?

HANS-DIETER MACHUTA: Ganz einfach, Prozessüberlegenheit entscheidet heute schnell über den Erfolg oder Misserfolg eines Unternehmens. Die Herausforderungen liegen dabei in der reibungslosen Abwicklung aller Abläufe im Betrieb. Denn wer Prozesse besser beherrscht, steigert seinen Gewinn und erhöht gleichzeitig die Zufriedenheit seiner Kunden und Mitarbeiter. Damit dies gelingt, benötigen Firmen das gesammelte Wissen über ihre Abläufe und zusätzlich eine Software, die alle Informationen strukturiert und allen Mitarbeitern zugänglich macht.

Welche Anforderungen haben speziell mittelständische Firmen an eine Software zur Dokumentation ihrer Geschäftsprozesse?

Die Software muss zunächst einmal sehr einfach in der Bedienung sein. Mittelständische Firmen haben zwar häufig einen Qualitätsmanagement-Verantwortlichen, der über alle Prozesse wacht, die einzelnen Inhalte sollten aber von den Fachabteilungen erstellt werden. Schließlich kennen die Prozesseigner ihre Abläufe genau. Dabei muss die Software alle erforderlichen Informationen so abfragen, dass jeder Anwender in der Lage ist, seine Prozesse vollständig und einheitlich zu dokumentieren. Der QM-Verantwortliche hat dann nur noch die Aufgabe, die Prozesse auf Einhaltung der Regularien zu prüfen und im Anschluss frei zu geben. Die Software muss außerdem eine schnelle Prozesserfassung unterstützen. Die Anwender sollen sich nur mit ihren Inhalten auseinander setzen müssen. Das heißt, sie beschreiben lediglich die Rahmenparameter ihrer Prozesse und dokumentieren die einzelnen Schritte ihrer Abläufe. Die Prozessgrafik sollte automatisch aus den eingegebenen Informationen erzeugt werden.

Welche Eigenschaften sollte eine Software für Prozessdokumentation sonst noch mitbringen?

Die Software muss natürlich auch eine sichere Datenhaltung garantieren. Bei der Prozessdokumentation handelt es sich schließlich um essentielles Firmenwissen. Aus diesem Grund sollte die Ablage sämtlicher Prozessinformationen mit allen zugehörigen Dokumenten in einer zentralen Datenbank erfolgen. Nachdem die Anwender ihre Prozesse erfasst haben und diese von der Qualitätssicherung freigegeben wurden, sollte auf Knopfdruck ein Prozesshandbuch in einer einheitlichen Form erstellt werden können.

Gibt es eine Software, die all diese Aufgaben optimal erfüllt?

Ein Softwareprodukt, das sämtliche dieser Anforderungen erfüllt, ist beispielsweise die Prozessmanagement Software „TrustedData“. TrustedData erfüllt alle oben genannten Punkte. Gerade die leichte Verständlichkeit kommt bei den mittelständischen Unternehmern hervorragend an. TrustedData sorgt für Transparenz im Unternehmen. Durch ein Freigabeund Redaktionssystem sind die Prozesse immer aktuell und jederzeit in der gesamten Firma verfügbar. Um auch bei den Audits für die unterschiedlichsten Normen (DIN ISO 9001, VDA 6.4, HACCP, etc.) bestehen zu können, unterliegen die Prozesse und mitgeltende Dokumente einer automatischen Versionierung, um mal ein paar der vielen Vorteile zu nennen. Auf www.trusteddata.de können Interessierte sich weiter informieren. Mit der passenden Prozessmanagement Software dokumentieren Unternehmen ihre Geschäftsprozesse heutzutage also nicht nur schneller, flexibler und übersichtlicher, sondern sie sichern sich so ihren Erfolg am Markt.

Herr Machuta, herzlichen Dank für das Gespräch und weiterhin viel Erfolg für Ihr Unternehmen.