Aber was ist, wenn diesem etwas zustößt? Für viele Unternehmen stellt die Situation, in der ein Geschäftsführer und damit der Person, bei der alle Fäden zusammenlaufen, plötzlich ausfällt, eine Existenzbedrohung dar.

Um der Verantwortung als Unternehmer gerecht zu werden, muss dieser Bedrohung rechtzeitig entgegen gewirkt werden. Auf einen Notfall vorbereitet zu sein, stellt deshalb keine untergeordnete, auf die fernere Zukunft verschiebbare Aufgabe dar, sondern ist eine Pflicht eines jeden Geschäftsführers, der sein Unternehmen verantwortungsbewusst führt.

Wenn der Unternehmer unerwartet von heute auf morgen nicht mehr einsatzfähig ist und damit andere seine Aufgaben übernehmen müssen, treten häufig grundlegende Fragen auf wie: Wer soll die Geschäfte in der Übergangszeit führen? Wo sind Kennwörter für das EDV-System gespeichert? Wo sind Zweitschlüssel hinterlegt? Wer sind die Vertrauenspersonen und Ansprechpartner außerhalb der Gesellschaft in finanziellen, rechtlichen und versicherungstechnischen Angelegenheiten? Wo sind unternehmensgeheime Unterlagen aufbewahrt? Wer muss über den Vorfall informiert werden?

Aus diesem Grund bietet es sich an einen sogenannten „Notfallordner“ anzulegen, der im besten Fall nicht nur in der kritischen Situation eine erhebliche Erleichterung für potentielle Nachfolger bietet und Verluste durch Informationsdefizite mindert, sondern es ermöglicht, dass das Unternehmen im Sinne des Geschäftsführers fortgeführt wird. Ein Stellvertreter hat so die Möglichkeit sich rasch und auf gefestigtem Fundament einzuarbeiten.

Unsere berufliche Praxis hat gezeigt, dass die Hinterlegung zentraler Informationen nicht nur im geschäftlichen Bereich fundamentale Erleichterung bewirkt, sondern auch Angehörigen hilft Situationen zu bewältigen mit denen sie zuvor nicht oder nur wenig befasst waren.

Damit vor einem Ernstfall alles Wichtige bedacht ist, ist es empfehlenswert, umfangreiche Informationen und Notfallanweisungen für geschäftliche wie auch private Zwecke zentral zu hinterlegen und strukturiert aufzubewahren. Zu diesem Zweck hat z. B. unsere Kanzlei einen sogenannten „Notfallordner“ entwickelt, in dem Vorschläge zu zu hinterlegenden Informationen gegeben werden und diese strukturiert abgelegt werden können.

So findet eine Grobuntergliederung in den geschäftlichen wie auch in den privaten Bereich statt. Im geschäftlichen Bereich sind dann z.B. jeweils strukturierte Ablagen für EDV-, Finanz-, Steuer-, Rechts-, Versicherungs- und Vertragsinformationen vorgesehen. Im privaten Bereich sind neben Informationen, die das Geschäft als Außenstehende betreffen, darüber hinaus Ablagen für Testament, Betreuungsvollmacht und Patientenverfügung, falls diese nicht z. B. bei einem Notar hinterlegt sind, vorgesehen. Im Falle der anderweitigen Hinterlegung wird im Notfallordner dann nur ein Hinweis darauf gegeben.

Sich vorab Gedanken über eine Vollmacht im Betreuungsfall zu machen - da nicht zwangsläufig wie oftmals vermutet der Ehegatte Betreuungsbevollmächtigter ist - und diese auch festzulegen, bietet sich vor allem aus privaten Überlegungen an und dürfte dann zu einem beruhigenden persönlichen Gefühl verhelfen. Auch Regelungen im Rahmen von Patientenverfügungen, d.h. Vorgaben ob und wie im Ernstfall Versorgung gewünscht, bzw. nicht gewünscht wird, hilft sowohl dem potentiellen Patienten, wie auch den Angehörigen, die dann sowohl eine Handlungsvorgabe für sich, wie gegenüber Dritten haben. Zur Vervollständigung der Vorsorge gehört sicherlich auch die Verfassung eines Testaments, das in regelmäßigen Abständen überdacht werden sollte.

Wenn ein Notfallordner angelegt wird und dieser nicht bei einer im geschäftlichen oder privaten Umfeld bekannten Vertrauensperson, wie einem Steuerberater oder Rechtsanwalt deponiert wird, so sollten diese Personen zumindest über die Existenz und den Ort der Aufbewahrung informiert werden.

Unsere Erfahrung hat gezeigt, dass gut strukturierte und zentral hinterlegte, umfangreiche Informationen und Handlungsanweisungen erheblich dazu beitragen, dass bei einem unvorhergesehenen Notfall, sowohl im geschäftlichen, wie im privaten Bereich die daraus resultierenden erheblichen Konsequenzen bestmöglich abgefedert werden können. Vorausschauende Planungen und Vorsorgen in krisenfreien Zeiten tragen dazu bei, dass ein im Notfallordner mit Sorgfalt zum Ausdruck gebrachter „Plan B“ weitgehend reibungslos umgesetzt werden kann. Auch Angehörige, die nicht im geschäftlichen Alltag integriert sind, sind dankbar für jede Erleichterung in den dann oftmals schweren Zeiten eines Notfalls.

Auch wenn das aufgezeigte Thema kein Angenehmes ist und oftmals vor sich hergeschoben wird, hoffen wir aufgrund unserer Erfahrung, die wir in den Fällen machen mussten, da keine Regelungen und hilfreichen Informationen vorlagen, aufgezeigt zu haben, wie sinnvoll, bzw. notwendig es sein kann, sich bewusst mit dem Thema Notfall für den betrieblichen und den privaten Bereich auseinanderzusetzen und für den Ernstfall auch schriftlich vorzusorgen.