von Sandra Hofmann, Marketing Manager bei Cost Xpert in Augsburg

Doch häufig laufen IT-Vorhaben aus dem Ruder, liegen nicht im Zeit- und Kostenrahmen oder werden vorzeitig abgebrochen (CHAOS Report, 2009). Laut Studie sind die Gründe hierfür fehlende oder schlecht definierte Anforderungen, unzureichende Kommunikation und unklare Entscheidungskriterien. Doch diese Hürden auf dem Weg zu erfolgreich umgesetzten Projekten lassen sich systematisch überspringen. Das Sprungbrett zum Erfolg liegt in methodischer Aufwandsschätzung.

Methodische Aufwandsschätzung vs. Expertenschätzung

Oft wird Aufwandsschätzung anhand von Excel-Listen oder basierend auf Expertenschätzungen durchgeführt. Doch was sagen diese Zahlen konkret aus? Wie kann das Projekt basierend auf diesem Ergebnis geplant, optimiert oder gesteuert werden? Welche Erkenntnisse ergeben sich daraus? Um dies zu beantworten, gilt es methodische Aufwandsschätzung systematisch durchzuführen. Das Ziel ist ein standardisierter Prozess zur zuverlässigen Ermittlung belastbarer Ergebnisse über Aufwand, Zeit, Ressourcen und Kosten einschließlich Risiken und Fehler.

Schaffen von Transparenz und Nachvollziehbarkeit

Damit IT-Vorhaben einen Beitrag zur Wertsteigerung eines Unternehmens leisten, müssen eine Vielzahl verschiedener Aspekte berücksichtigt werden. Jedoch sind in frühen Phasen oft nur wenige oder gar keine konkreten Anforderungen formuliert. Dennoch müssen zentrale Fragen beantwortet werden, wie z.B. Was kostet das Projekt? Mit welchem Aufwand und Zeitbedarf muss gerechnet werden? Lohnt sich die Investition? Methodische Aufwandsschätzung gibt Antworten auf diese Fragen und erlaubt eine Bewertung der Wirtschaftlichkeit. Anhand objektiver belastbarer Ergebnisse über Aufwand, Zeit, Ressourcen und Kosten bis hin zu TCO (Total Cost of Ownership) wird bereits ab Feasibility durchgängige Traceability über alle Kostentreiber einschließlich IT- und Finanzrisiken erzielt. Vollständige Transparenz und die Bereitstellung nachvollziehbarer Daten schaffen eine objektive Diskussions- und Planungsgrundlage.

Vergleichen und Plausibilisieren von Angeboten

Nicht immer werden IT-Vorhaben intern realisiert. Viele Unternehmen beauftragen externe Dienstleister. Dazu werden meist mehrere Angebote eingeholt, um den am besten geeigneten Lieferanten zu beauftragen. Jedoch stellt die fehlende objektive Vergleichbarkeit und Plausibilisierung der Angebote die Einkäufer vor vielfältige Herausforderungen. Mit methodischer Aufwandsschätzung ist es möglich, Ausschreibungsunterlagen zu optimieren, Angebote zu plausibilisieren und den besten Lieferanten auch mittels Benchmarking für das Projekt zu identifizieren. Standardisierte, nachvollziehbare Bewertungskriterien liefern faktenbasierte Argumente für Verhandlungen und führen zu einer vertrauensvollen Zusammenarbeit beider Parteien.

Erzielen eines früheren Markteintritts

Aber auch Dienstleister profitieren von methodischer Aufwandsschätzung. Häufig sind sie bereits bei der Erarbeitung von Lösungsalternativen involviert und müssen auf Basis von unklaren oder fehlenden Anforderungen Angebote erstellen. Methodische Aufwandsschätzung ermöglicht umfassende Risikoanalysen sowie die Berücksichtigung von Scope-Risiken, Change Requests und Requirements Creep. Des Weiteren schafft die Simulation verschiedener Szenarien Transparenz über alle relevanten Faktoren einschließlich deren Abhängigkeiten und Einfluss auf Aufwand, Zeit und Kosten. Dies unterstützt auch bei der Optimierung von Planung und Realisierung. Beispielsweise lassen sich agile, iterative oder sequentielle Prozesse, Technologien oder Teams benchmarken. Zusätzlich wird die Angebotserstellung deutlich verkürzt, was die Wettbewerbsfähigkeit im Tauziehen um Projektvergaben steigert.

Berücksichtigen aller relevanten Faktoren

Methodische Aufwandsschätzung sollte einem standardisierten Prozess mit systematischen Bewertungskriterien folgen. Wesentlich hierbei ist die Berücksichtigung elementarer Erfolgsfaktoren, die einen Einfluss auf Aufwand, Zeit, Ressourceneinsatz und Kosten haben. Dazu zählen Prozesse, Business- Domains, Technologien, Anforderungen, Kostentreiber und Qualitätsvorgaben. Dabei müssen alle Bereiche ganzheitlich berücksichtigt werden. Wichtig beim Aufbau von Methodenkompetenz ist die Kenntnis, dass es eine Vielzahl wissenschaftlicher Schätzmethoden gibt, die für bestimmte Einsatzzwecke entwickelt wurden. Nur dies schafft Objektivität, Transparenz und Nachvollziehbarkeit über die gesamte Wertschöpfungskette hinweg.

Von Aufwandsschätzung zur IT-Industrialisierung

Durch den Einsatz methodischer Aufwandsschätzung wird eine hohe Strukturierung und Standardisierung der gesamten IT-Landschaft erreicht. So wird es zukünftig möglich sein, entlang der gesamten Wertschöpfungskette die IT in ihre Bestandteile aufzuschlüsseln und zu bewerten. Dies bewirkt einen Paradigmenwechsel in der IT und ermöglicht – wie in der Produktion – durchgängige IT-Industrialisierung. So ist es MÖGLICH, IT-Vorhaben mit allen gewünschten Anforderungen in «Time&Budget» umzusetzen.