Der Experte für Fragen der Unternehmensführung in KMUs und Entrepreneurship ist Gründer sowie Akademischer Direktor der „School of Entrepreneurial Design Thinking“ und hat als deutscher Vertreter am Epson Business Council teilgenommen. Dieses Council ist ein wechselndes Gremium aus KMU-Experten und Akademikern, das Fragen der Betriebsführung und -finanzierung diskutiert und kleinen Firmen praktische Ratschläge zum Einsatz von Technologien im Betriebsalltag gibt. Anfang November traf sich das Council in London zu einer weiteren Gesprächsrunde, auf der es vor allem um Investitionen, Kundenfokussierung und Innovationsförderung kleiner Unternehmen ging.

B4B MITTELSTAND: Herr von Kortzfleisch, warum haben KMUs bis heute so große Probleme, wenn es um die Investition in moderne IT geht?

Dr. Harald von Kortzfleisch: Die Entscheidung über den Einsatz moderner IKT ist gerade in kleinen und mittelgroßen Unternehmen nicht einfach – gleichwohl ist sie ein Muss. Denn diese Technologien durchdringen zunehmend alle Aktivitäten in Unternehmen und führen in ganz unterschiedlichen Branchen zu sichtbaren wirtschaftlichen Verbesserungen. Dennoch ist das Entscheidungsproblem komplex, zum Einen, weil sich der Fortschritt im Bereich der Informationstechnologien ganz besonders schnell vollzieht. Zum Anderen resultieren aus diesem technischen Fortschritt wiederum neue Anwendungskonzepte, aktuell etwa „Cloud Computing“ oder „Web 2.0“, die wiederum zusätzliche oder ganz neuartige Verbesserungsmöglichkeiten durch den IKT-Einsatz versprechen.

B4B MITTELSTAND: Diese betriebswirtschaftlich positiven Auswirkungen von IKT kommen nicht von alleine. Von welchen Faktoren hängen sie ab?

Dr. Harald von Kortzfleisch: Sie hängen unter anderem vom Verhalten der Mitarbeiter ab, die  in den IKT-Einsatz eingebunden sind. Daneben sind sie ein Resultat der organisatorischen Gestaltung von Prozessen, Strukturen und Kulturen im Unternehmen sowie der zuvor gesetzten strategischen Ziele und der daraus abgeleiteten Vorgehensweisen.

Die Komplexität bei Investitionsentscheidungen für oder wider bestimmter Informations- und Kommunikationstechnologien entsteht nun dadurch, dass die genannten Faktoren nicht isoliert voneinander betrachtet werden können, sondern untereinander in verschiedenen Wechselwirkungen stehen.

Hinzu kommt, dass auch die einzelnen Technologien wiederum Wechselwirkungen erzeugen, die es ebenfalls im Voraus zu berücksichtigen gilt. Eine weitere Steigerung erfährt diese dreidimensionale Komplexität dadurch, dass KMUs oftmals entweder die Zeit fehlt, sich ausführlich mit der skizzierten Entscheidungskomplexität auseinander zu setzen, oder schlicht die notwendigen Kompetenzen nicht vorhanden sind.

B4B MITTELSTAND: Dennoch ist es möglich, den Einsatz von Informationstechnologien im Mittelstand rational zu planen. Welche Grundsätze sollten hierzu beachtet werden?

Dr. Harald von Kortzfleisch: KMUs sollten drei wichtige Grundregeln befolgen, ohne dass ich dabei eine Reihenfolge implizieren möchte:

•  betriebswirtschaftliches Monitoring von neuen Technologien,
• die Suche nach organisatorischen Verbesserungsmöglichkeiten durch diese Technologien und
• das Betrachten von Perspektiven für Veränderungen durch neue Informations- und Kommunikationslösungen.

B4B MITTELSTAND: Bitte erläutern Sie, worum es sich beim betriebswirtschaftlichen Monitoring handelt.

Dr. Harald von Kortzfleisch: Gerade das Internet bietet eine Vielfalt von Informationsmöglichkeiten zu neuen technologischen Entwicklungen und den dazugehörenden Anwendungskonzepten. Das an sich genommen ist positiv. Allerdings sollte die Betrachtung möglicher Verbesserungspotenziale von Anfang an auch aus betriebswirtschaftlicher Sicht erfolgen, also in Form einer Kosten-Nutzen-Analyse, und Technologien durchaus kritisch hinterfragen. Vor allem muss diese Aufgabe beim Inhaber oder Geschäftsführer eines mittelständischen Unternehmens liegen. Hiermit kann die verständliche Technikfaszination der IKT-Verantwortlichen und die daraus resultierenden Empfänglichkeiten für Versprechungen von IT-Anbietern ausbalanciert werden.

B4B MITTELSTAND: Was verbirgt sich hinter der zweiten Regel, also organisatorische Verbesserungsmöglichkeiten zu suchen, die sich durch neue IKT auftun?

Dr. Harald von Kortzfleisch: Den Mitarbeitern mittelständischer Firmen müssen Freiräume eröffnet werden, sich zwanglos, konstruktiv und sanktionsfrei über Schwachstellen und Verbesserungsmöglichkeiten durch neue Technologien für ihre tägliche Arbeit auszutauschen. Und auch hier bestehen natürlich gute Möglichkeiten, dafür Internetanwendungen wie Foren oder elektronische Tagebücher (“Blogs”) zu nutzen. Eine frühzeitige Beteiligung der Nutzer einer Technologie erhöht die spätere Akzeptanz bei allen Mitarbeitern in enormen Maß.

B4B MITTELSTAND: Wie ist die dritte Grundregel zu verstehen, die sich mit den Perspektiven durch Informationstechnologien beschäftigt?

Dr. Harald von Kortzfleisch: Mit dem Einsatz neuer Technologien gehen zum Teil gravierende Veränderungen in den Unternehmensstrategien, organisatorischen Prozessen und den dazu notwendigen Verhaltensweisen der Mitarbeiter einher. Es ist Aufgabe der Entscheider, sehr früh Sichtweisen zu entwickeln, wie Belegschaft und Geschäftsführung mit diesen Veränderungsprozessen umgehen sollen. Solche Perspektiven müssen schon im Vorfeld der Entscheidung über den Einsatz technologischer Konzepte erarbeitet und vor allem transparent gemacht werden. Es gilt, Gerüchten vorzubeugen und die spätere Akzeptanz durch den Nutzer nicht zu gefährden.

Zum Epson Business Council:

Epson bietet mit seinen Druckern, Scannern und Projektoren ein umfangreiches Angebot an Business-Produkten und –Lösungen, die speziell für die Anforderungen im Bereich der KMU entwickelt wurden. Das „Epson Business Council“, ein Gremium bestehend aus wechselnden Vertretern von Hochschulen, Unternehmern und Wirtschaftsverbänden, diskutiert dabei Fragen der Unternehmensführung und -finanzierung und gibt praktische Ratschläge für den Firmenalltag und den effizienten Einsatz von IT-Produkten. Im Jahr 2011 waren Experten aus fünf europäischen Ländern dabei.

Der Epson Business Blog: http://epsonbusinessblog.com/de