Digitalisierung im Archiv ist ja nichts ganz neues, Speichermedien gibt es schon geraume Zeit. Warum rückt das Thema heute so stark in den Fokus?

Jerome Knoch: Heutige IT-Infrastrukturen und Netzwerke erlauben es uns Dinge zu realisieren, die bisher einfach nicht umsetzbar waren. Eine Kombination aus schnellen Internetleitungen und einer kapazitätshohen Serverlandschaft, kann durch eine Digitalisierung und Verknüpfung der relevanten Prozesse zukünftig das Unternehmen enorm stärken und das geplanten Wachstum ermöglichen. Die Archivierung ist ein kleiner Baustein im Ganzen, der die digitalisierten Prozesse zeitnah und – wenn bei uns umgesetzt – revisionssicher darstellt.

Kann man sagen, dass die Digitalisierung dem Thema „Archivieren“ eine neue Dimension gibt?

Ja, das kann man. In den Anfängen hat man bereits abgeschlossene Prozesse archiviert. Das war damals schon mal ein guter Weg, die Dokumente und Informationen auf lange Zeit revisionssicher aufzubewahren und bei Bedarf leichter wiederzufinden. Im Zeitalter der Globalisierung ist es ein entscheidender Vorteil, sich mit der Digitalisierung auseinander zu setzen. Mittelständler sind mit ihren überschaubaren Strukturen und kurzen Entscheidungsprozessen geradezu ideal geeignet für die in Zeiten der Digitalisierung geforderten Agilität und Flexibilität.

Ist es für kleinere Unternehmen nun einfacher, ihre Archivierung von Dokumenten effizient zu betreiben?

Für kleine und mittelständische Unternehmen ist es heutzutage relativ einfach, die Digitalisierung einzuführen. Wenn die analogen Prozesse und Abläufe bereits gut aufgestellt sind, wird die digitale Umstellung keine große Herausforderung darstellen. Es ist aber von Vorteil sich vorher von branchenorientierten Dienstleistern, wie wir es sind, beraten zu lassen.

Mit welchem Aufwand muss ein Unternehmen rechnen, das sich der digitalen Archivierung zuwendet?

Je besser das Unternehmen strukturiert ist, desto leichter wird die Integration einer Digitalisierung und deren Verknüpfungen werden. Kompetente Mitarbeiter spielen meist eine große Rolle des Erfolges einer Umstellung. Keiner kennt seine Prozesse besser als das Unternehmen selber. Deshalb ist es von Vorteil sich im Vorfeld Gedanken zu machen, was intern verbessert werden muss, um Nutzen zu ziehen und auch dem Kunden einen Mehrwert anzubieten. Die Digitalisierung muss immer in erster Linie dem Geschäftsmodell dienen.

Was macht archivierte Daten wirklich produktiv?

Schnelle und bessere Verfügbarkeit der Bestände stehen natürlich im Vordergrund. Alle berechtigten Mitarbeiter oder Kunden können 24/7 alle relevanten Informationen über Intranet oder Internet sichten, bearbeiten oder weiterleiten. Digitales Archivieren bedeutet auch eine Art Inventur des Dokumentenbestandes – mit Sortierung und Prüfung auf Vollständigkeit als Nebeneffekt. Volltext- und Formularerkennung können genutzt werden. Auswertungen werden ermöglicht, die im Aktenbestand in analoger Papierform bisher nicht anwendbar waren. Enormer Zusatznutzen entsteht aus vielfältigen Optionen, die Daten mit weiteren IT-Systemen zu verknüpfen. Nur ein Beispiel: Das von der Firma Knoch eingesetzte System erlaubt, Eingangsrechnungen in Papierform ebenso wie digital erstelle Ausgangsrechnungen im selben Archiv zu vereinen, relevante Daten automatisiert auszulesen und zusammen mit dem digitalen Dokument an Steuerberater, Datev oder ein beliebiges Verbuchungssystem zu übermitteln. Einige analoge Prozesse werden damit erleichtert oder entfallen gänzlich.

Mit mehr als 20 Jahren Erfahrungen auf diesem Gebiet: Was können Sie und Ihr Team beim Archivieren besser als Ihre Kunden ?

Der Kunde bekommt mit der Firma Knoch einen professionellen Dienstleister, der ihm in den Bereichen Erstberatung, Digitalisierung, Verschlagwortung und Systemintegration tatkräftig und flexibel mit seinen eigenen Produkten unterstützt. Unser großer Vorteil ist, dass wir nach einer Erst-Beratung unsere Kunden weiterhin im Bereich der Digitalisierung, Datenerfassung und eigener Softwareentwicklung sehr individuell unterstützen. Mit unserer Datenmanagement-Software, einer eigenen Entwicklung (Client oder Web-Frontend), bieten wir zielorientierte Lösungen, die von einer Grundplattform ausgehend mit dem Kunden zusammen geplant und umgesetzt werden. Denn: Standardisierte Lösungen kommen oft nicht in Frage, weil eine Anpassung an individuelle Abläufe im Unternehmen zu aufwändig oder nicht möglich ist.

Viele Unternehmer machen sich Sorgen um die Sicherheit gespeicherter Dokumente. Zu Recht?

In heutiger Zeit in dem immer mehr Daten in den Netzwerken kreisen, ist es von höchster Priorität, die eigenen Daten ordnungsgemäß zu sichern und zu schützen. Als ISO 27001-zertifizierter Betrieb kann die Firma Knoch auch hier einen wertvollen Beitrag leisten. Wenn beispielsweise bei einem Kunden die vorhandene IT Infrastruktur nicht unbedingt den heutigen Informationssicherheits-Anforderungen entspricht, bieten wir dem Kunden eine hochverfügbare Cloud Lösung an – mit einer zeitgemäßen Datensicherung und vielen Maßnahmen zur Gewährleistung von Verfügbarkeit, Integrität und Vollständigkeit der Datenbestände. Der Kunde muss sich also um eine Datensicherheit nicht kümmern und hat mehr Zeit sich seiner Kernkompetenz zu widmen.