Benedikt Sauter

5 Tipps für das richtige ERP-System

embedded projects GmbH Geschäftsführer Benedikt Sauter. Foto: embedded projects GmbH
Unser Gastautor und ERP-Experte Benedikt Sauter von der embedded projects GmbH gibt fünf Tipps, auf was Unternehmer bei der Auswahl eines ERP-Systems beachten sollten.

ERP-Systeme (Enterprise-Ressource-Planning-Systems) sind wahre Alleskönner. Sie beinhalten unterschiedliche Features, die alle Geschäftsprozesse abbilden. Egal ob Materialbeschaffung, Personalwesen, Marketing oder Vertrieb – im Warenwirtschaftssystem laufen alle Daten zusammen, die Kennzahlen sind immer auf dem aktuellen Stand. 

Ein gutes ERP-System kann so Aufschluss über Lagerbestände, Status von Rechnungen und Mahnungen oder Unternehmenskennzahlen wie Umsatz, Gewinn und verkaufte Produkte geben: Es ist Dreh- und Angelpunkt für die Steuerung und den Erfolg des gesamten Unternehmens. Wer den Überblick verliert, verursacht sich selbst nur unnötigen Stress und trifft eventuell falsche Entscheidungen. Doch nicht jedes ERP-System ist geeignet. Um die richtige Wahl zu treffen, gibt es einige Punkte zu beachten: 

1. Wann man ein ERP-System benötigt

Nicht jeder Unternehmer startet mit einem ERP-System. Es gibt einige Unternehmen, die den Datenbestand in Excel-Listen oder andere Tools einpflegen und sich erst nach Jahren dazu entscheiden, alles in einem System abzubilden. Wer allerdings im produzierenden Gewerbe, im stationären Handel oder im eCommerce-Bereich unterwegs ist, ist von Anfang an auf ein Warenwirtschaftssystem angewiesen.

2. Welche Grundfunktionen abgebildet sein müssen

Natürlich hat jedes Unternehmen andere Anforderungen an das ERP-System. Dennoch gibt es einige Grundfunktionen – insbesondere in der Verwaltung – die abgedeckt sein sollten. Dazu gehören:

  • CRM (Customer Relationship Management), Adressverwaltung
  • Angebot-/Auftragsmanagement und Online-Shop-Anbindung
  • Bestellwesen und Warenannahme
  • Rechnung, Gutschrift, Stornorechnung
  • Übersicht und Auswertung der Verkaufszahlen
  • Zeiterfassung für Mitarbeiter
  • Import-/Export-Zentrale
  • Lieferscheine, Lagerverwaltung 

3. Welche Zusatzfunktionen sinnvoll sind

Je detaillierter die Informationen, desto genauer lässt sich auch die Performance des Unternehmens auswerten. Darum ist es – auch in Hinblick auf weiteres Wachstum – für viele Unternehmen sinnvoll, ein ERP-System zu wählen, dass folgende Zusatzfunktionen abdeckt:

  • Benutzerverwaltung, Drucker, Gerätschnittstellen
  • Teammanagement mit Wiki, Aufgaben, Pinnwand, Korrespondenzen
  • Projektmanagement
  • Verschiedene Preisgruppen
  • Faktura inklusive Mahnwesen, Kassenbuch, Buchhaltung Export
  • Zeiterfassung für Dienstleistung
  • Auswertung des Lagerbestandswerts
  • Anlegen von Artikelkategorien 

 4. Anbindung von Schnittstellen

In der Regel gibt jeder professionelle Anbieter von ERP-Software einen Überblick über die verfügbaren Schnittstellen. Online-Händler sollten darauf achten, dass Schnittstellen zu den wichtigsten Marktplätzen wie Amazon, eBay und Co. verfügbar sind. Daneben sollten sich der eigene Online-Shop sowie Paketdienstleister über eine Schnittstelle anbinden lassen, so dass der gesamte Bestellprozess abgebildet werden kann. 

5. Staffelung der Lizenzgebühren

Hat man einmal eine ERP-Software integriert, ist es oft schwierig, auf einen anderen Anbieter umzusteigen, da die Daten nicht übernommen werden. Darum sollten sich Unternehmer genau überlegen, welches System sie wählen und welche Lizenzmodelle es gibt. Idealerweise wählt man einen Anbieter, der ein flexibles Lizenzmodell bietet. So kann das ERP-System mit dem Unternehmen mitwachsen und neue Benutzer können einfach ergänzt werden.

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