Actinium für erfolgreiche Reports Actinium Consulting

Für die anforderungsgerechte Steuerung komplexer Geschäftsprozesse, technischer Infrastrukturen oder der Finanzverhältnisse eines Unternehmens sind regelmäßige Reports unerlässlich geworden. Sie informieren beispielsweise über Performance, Zielabweichungen und Trends. Wirkungsvoll werden sie allerdings erst dann, wenn sie für die Entscheidungsträger zu einem intensiv genutzten Instrument in ihrem Aufgabenbereich werden. Nach den Erfahrungen des Lindauer Beratungsunternehmens Actinium Consulting scheitert die notwendige Akzeptanz jedoch häufig daran, dass die Reports deutliche Defizite aufweisen. „Zum Kernproblem gehört, dass sie zu wenig aus der Sicht der Adressaten, sondern vor allem nach formalen Kriterien konzipiert werden“, kritisiert Klaus Hüttl, Geschäftsführer von Actinium Consulting und skizziert typische Schwächen.

Unklare Bedeutung der Kennzahlen für die Entscheidungsträger

Reports stützen sich auf so genannte Key Performance Indicators (KPIs). Diese sind darin die entscheidenden Wertmaßstäbe. Doch wie diese Kennzahlen teilweise zu verstehen sind und wie sie sich von anderen KPIs abgrenzen, ist in der Praxis häufig unklar. Dadurch werden möglicherweise Unternehmensentscheidungen von weitreichender Bedeutung auf Basis des subjektiven, aber keineswegs zutreffenden Verständnisses von Kennzahlen getroffen. Um die daraus resultierenden Risiken von Fehlentscheidungen zu vermeiden, rät Actinium Cosulting zu einer klaren Definition der Kennzahl über ausreichend umfangreiche Attribute. Diese Beschreibung sollte anschließend den Adressaten zugänglich gemacht werden.

Unklare Aussagen durch widersprüchliche Kennzahlen

Häufig sind inhaltlich ähnliche oder mitunter sogar identische Kennzahlen in verschiedenen Datenbankanwendungen vorhanden, weisen dort aber unterschiedliche dimensionale Ausprägungen und verschiedene Granularitäten auf, wissen die Experten bei Actinium Consulting. Die Folge sind abweichende Kennzahlen für den gleichen Sachverhalt. Solche Inkonsistenzen bewirken Missverständnisse, so dass sie ein erhebliches Risikopotenzial in den Entscheidungsprozessen erzeugen.

Geringer benutzerorientierter Report-Aufbau

Das Usability-Thema ist an vielen Report-Entwürfen noch völlig vorbeigegangen. Dabei spielt laut Actinium Consulting ihre benutzerfreundliche Übersicht eine ganz wesentliche Rolle für die Akzeptanz und Nutzungsintensität. Sie zeigt nach einer kürzlich durchgeführten Studie von Actinium Consulting bei den Business-Managern große Schwächen. Denn vor allem wenn die verschiedenen Reports auch eine sehr unterschiedliche inhaltliche Struktur haben, erzeugt jedes Dokument immer einen großen Orientierungsaufwand, wenn nicht wichtige Informationen übersehen oder falsch interpretiert werden sollen.

Reports häufig zu komplex angelegt

Reports unterliegen häufig einer großen Eigendynamik mit wachsenden Inhalten oder sind von vornherein relativ umfangreich angelegt. Doch Entscheider empfinden lange Zahlenkolonnen als lästig und konzentrieren sich im Regelfall nur auf bestimmte Informationen. Deshalb empfiehlt Actinium Consulting ein Lean Reporting mit One-Page-Reports, die alle wichtigen Informationen auf eine einzige Seite verdichten und damit auch die Benutzerfreundlichkeit steigern.

Ohne praktische Handlungsempfehlungen

Beschränken sich die Informationen im Report auf bloße Zahlen, bleiben die Adressaten in ihren Schlussfolgerungen weitgehend allein gelassen. Hilfreicher ist es, die Kennzahlen durch Background-Informationen, Beschreibungen, Erfahrungen zu ergänzen. Zusätzlich kann es vorteilhaft sein, Interpretationshilfen und Handlungsempfehlungen anzubieten, um durch diese Unterstützungsleistung die Entscheidungsqualität der Report-Adressaten zu verbessern.