Thema der Woche

So viel Potenzial steckt im Dokumentenmanagement

Digitale Dokumentenverwaltung kann den Geschäftserfolg maßgeblich beeinflussen, sei es bei der Schaffung von effizienten, digitalen Kundenprozessen oder bei der reibungslosen Zusammenarbeit von Mitarbeitern im Homeoffice.

Digitale Dokumentenverwaltung kann den Geschäftserfolg von klein- und mittelständischen Unternehmen maßgeblich beeinflussen. Dokumentenmanagement-Lösungen schaffen den notwendigen Rahmen, damit Unternehmen künftig trotz veränderter Arbeitsmodelle und höherer Anforderungen effizient arbeiten können. Die Bitkom-Studie „Digital Office im Mittelstand 2019“ zeigt, dass 96 Prozent der großen Unternehmen Dokumentenmanagement-Lösungen (DMS) wie DocuWare nutzen. Im Mittelstand arbeitet immerhin knapp die Hälfte bereits mit digitalen Dokumenten, jedoch oft ohne hierfür eine spezielle Dokumentenmanagement-Lösung (DMS) zu nutzen.

 

In welchen Bereichen wird Dokumentenmanagement eingesetzt?

Unternehmen können Dokumentenmanagement-Lösungen in unterschiedlichsten Bereichen einsetzen. Die Bitkom-Studie veranschaulicht die enorme Bandbreite der Systeme, so nannten die Befragten am häufigsten die folgenden Arbeitsbereiche:

  • Buchhaltung und Finanzen (53 Prozent)
  • Einkauf und Beschaffung (43 Prozent)
  • Marketing und Vertrieb (41 Prozent)
  • Kundenbetreuung (36 Prozent)
  • Personalwesen/HR (30 Prozent)

Die elektronische Verwaltung digitalisierter Dokumente ermöglicht es den Mitarbeitern, zeit- und ortsunabhängig auf beliebige Informationen zuzugreifen, diese schnell zu durchsuchen und effizient zu arbeiten. Unternehmen automatisieren mit DMS zeitraubende Routineaufgaben und genügen zugleich den gesetzlichen Anforderungen an die rechtssichere Archivierung.

 

Finanz- und Rechnungswesen: Automatisierung in höchstem Grad

Das Finanz- und Rechnungswesen ist ein Paradebeispiel dafür, wie groß die Chancen mit einer durchgängigen Digitalisierung sein können. Der Bereich ist in sehr hohem Maß von Routineaufgaben gekennzeichnet. Mit einer durchdachten Dokumentenmanagement-Software lässt sich etwa die Kreditorenbuchhaltung weitgehend automatisieren:

  • Papierbelege werden ebenso wie E-Rechnungen schnell erfasst. Die manuelle Eingabe von Belegen entfällt und die Fehleranfälligkeit reduziert sich auf ein Minimum.
  • Die Inhalte der Rechnungen werden automatisch erfasst und bei Bedarf sogar automatisiert verbucht werden.
  • Rechnungen werden mit erteilten Bestellungen abgeglichen und der Rechnungsprüfungsprozess wird verschlankt.
  • Statt im Unternehmen Rechnungskopien zur Genehmigung an Mitarbeiter/innen zu verschicken, erteilen diese die Freigabe einfach auf Knopfdruck. Ein vollständig digitalisierter Freigabeprozess und es gehen dadurch keine Belege mehr verloren.

Durch den Einsatz eines DMS lassen sich im Bereich der Finanzbuchhaltung die Suchzeiten enorm reduzieren, während Genehmigungsprozesse schneller vonstattengehen. In der Folge können Skontofristen besser genutzt werden.

Um für Betriebsprüfungen optimal gerüstet zu sein, dokumentiert die Softwarelösung alle anfallenden Geschäftstransaktionen sicher und nachvollziehbar. Binnen kürzester Zeit greifen die Mitarbeiter im Finanzwesen auf Verträge, E-Mails und viele weitere Dokumente zu.

 

Einkauf und Beschaffung: Kostensenkung und schnellere Lieferung

Die Kosten je Bestellvorgang gehören zu den wichtigsten Kennzahlen im Bereich Einkauf und Beschaffung. Bei vielen Bestellungen liegen die Bestellkosten höher als der eigentliche Warenwert. Digitale Dokumentenprozesse ermöglichen es, die Kosten in erheblichem Maße zu senken, etwa durch die Reduzierung von Wartezeiten, die Optimierung von Freigabeprozessen und den Verzicht auf Papierbelege. Von der Bedarfsmeldung bis hin zur Bestellung, Auslieferung und Abrechnung können Unternehmen den gesamten Prozess papierlos abwickeln.

 

Marketing und Vertrieb: gut informiert zum schnellen Abschluss

Im Vertrieb sind gut zugängliche Informationen besonders wichtig. Sie entscheiden mit darüber, ob das Unternehmen den Auftrag bekommt oder ein Wettbewerber den Zuschlag erhält. Ob Buchungsunterlagen für Geschäftsreisen, Infomaterial für potenzielle Kunden oder Servicedokumente für Bestandskunden – über das Dokumentenmanagement greifen Vertriebsinnendienst und -außendienst stets auf dieselben Dokumente zu, haben denselben Stand und können auf einer sicheren Basis argumentieren. Wichtige Dokumente zu generierten Aufträgen, vom Kunden zur Verfügung gestellten Materialien und anderen Informationen rund um den gesamten Vertriebszyklus werden zentral gespeichert und abrufbar.

 

Für Unternehmen bedeutet dies:

  • ein herausragendes Kundenerlebnis ohne Wartezeiten oder unprofessionelles Suchen nach Informationen
  • professionelle Präsentationen von Produkten oder Dienstleistungen
  • schnellere und zuverlässigere Abschlüsse
  • Zugriff auf alle relevanten Informationen von überall – perfekt für den Außendienst
  • Fehlerfreie Übermittlung von Vertragsdaten an den Innendienst
  • zentrale Organisation der aktuellen Marketingmaterialien

Durch eine DMS-Lösung ist eine effiziente Zusammenarbeit selbst dann gewährleistet, wenn Teile der Belegschaft im Homeoffice arbeiten oder mehrere Standorte miteinander kooperieren.

 

Personalwesen/HR: weniger Routine, mehr Zeit für strategische Aufgaben

Im Personalmanagement sollte sich alles um die Mitarbeiter/innen drehen – um die Bedürfnisse, die persönliche Entwicklung und den idealen Einsatz im Unternehmen. Die Praxis sieht jedoch anders aus: 39 Prozent der Personalarbeit beschränken sich auf zeitraubende Routineaufgaben, die sich problemlos automatisieren ließen. Eine durchdachte Dokumentenmanagement-Lösung bietet hier ein enormes Potenzial und kann die Qualität in der Mitarbeiterbetreuung erhöhen:

  • übersichtliche Organisation aller Personaldokumente in digitaler Form
  • revisionssichere Archivierung im Sinne der gesetzlichen Vorgaben
  • Umsetzung von digitalen Personalakten mit unkomplizierter Einsicht in die Dokumente
  • Einhaltung von Aufbewahrungsfristen (und Löschungsfristen)
  • Verringerung der Fehleranfälligkeit dank deutlich weniger manueller Eingaben
  • Bereitstellung von Self-Services zur Entlastung vom Personalwesen
  • Gewährleistung von Datenschutz und -sicherheit durch ausgeklügelte Rechtevergabe
  • enorme Reduzierung der Suchzeiten

Neben den genannten Bereichen gibt es eine ganze Reihe weitere Szenarien, in denen Dokumentenmanagement-Lösungen wie DocuWare ihre Vorteile ausspielen können: Vertragsverwaltung, Formularverwaltung, Workflows und Wissensmanagement sind nur ein paar Beispiele.

In welchen Bereichen die Nutzung von Dokumentenmanagement Sinn macht, muss am Ende des Tages jeder Unternehmer selbst entscheiden.

Die Einführung einer professionellen digitalen Dokumentenverwaltung ist einfacher als man annimmt. Mit dem richtigen Partner an der Seite gelingt dies in weniger als 3 Monaten. Als Docuware-Partner steht Ihnen die SKIT Dynamics aus Augsburg gerne zur Seite.

Weitere Infos finden Sie hier. 

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So viel Potenzial steckt im Dokumentenmanagement

Digitale Dokumentenverwaltung kann den Geschäftserfolg maßgeblich beeinflussen, sei es bei der Schaffung von effizienten, digitalen Kundenprozessen oder bei der reibungslosen Zusammenarbeit von Mitarbeitern im Homeoffice.

Digitale Dokumentenverwaltung kann den Geschäftserfolg von klein- und mittelständischen Unternehmen maßgeblich beeinflussen. Dokumentenmanagement-Lösungen schaffen den notwendigen Rahmen, damit Unternehmen künftig trotz veränderter Arbeitsmodelle und höherer Anforderungen effizient arbeiten können. Die Bitkom-Studie „Digital Office im Mittelstand 2019“ zeigt, dass 96 Prozent der großen Unternehmen Dokumentenmanagement-Lösungen (DMS) wie DocuWare nutzen. Im Mittelstand arbeitet immerhin knapp die Hälfte bereits mit digitalen Dokumenten, jedoch oft ohne hierfür eine spezielle Dokumentenmanagement-Lösung (DMS) zu nutzen.

 

In welchen Bereichen wird Dokumentenmanagement eingesetzt?

Unternehmen können Dokumentenmanagement-Lösungen in unterschiedlichsten Bereichen einsetzen. Die Bitkom-Studie veranschaulicht die enorme Bandbreite der Systeme, so nannten die Befragten am häufigsten die folgenden Arbeitsbereiche:

  • Buchhaltung und Finanzen (53 Prozent)
  • Einkauf und Beschaffung (43 Prozent)
  • Marketing und Vertrieb (41 Prozent)
  • Kundenbetreuung (36 Prozent)
  • Personalwesen/HR (30 Prozent)

Die elektronische Verwaltung digitalisierter Dokumente ermöglicht es den Mitarbeitern, zeit- und ortsunabhängig auf beliebige Informationen zuzugreifen, diese schnell zu durchsuchen und effizient zu arbeiten. Unternehmen automatisieren mit DMS zeitraubende Routineaufgaben und genügen zugleich den gesetzlichen Anforderungen an die rechtssichere Archivierung.

 

Finanz- und Rechnungswesen: Automatisierung in höchstem Grad

Das Finanz- und Rechnungswesen ist ein Paradebeispiel dafür, wie groß die Chancen mit einer durchgängigen Digitalisierung sein können. Der Bereich ist in sehr hohem Maß von Routineaufgaben gekennzeichnet. Mit einer durchdachten Dokumentenmanagement-Software lässt sich etwa die Kreditorenbuchhaltung weitgehend automatisieren:

  • Papierbelege werden ebenso wie E-Rechnungen schnell erfasst. Die manuelle Eingabe von Belegen entfällt und die Fehleranfälligkeit reduziert sich auf ein Minimum.
  • Die Inhalte der Rechnungen werden automatisch erfasst und bei Bedarf sogar automatisiert verbucht werden.
  • Rechnungen werden mit erteilten Bestellungen abgeglichen und der Rechnungsprüfungsprozess wird verschlankt.
  • Statt im Unternehmen Rechnungskopien zur Genehmigung an Mitarbeiter/innen zu verschicken, erteilen diese die Freigabe einfach auf Knopfdruck. Ein vollständig digitalisierter Freigabeprozess und es gehen dadurch keine Belege mehr verloren.

Durch den Einsatz eines DMS lassen sich im Bereich der Finanzbuchhaltung die Suchzeiten enorm reduzieren, während Genehmigungsprozesse schneller vonstattengehen. In der Folge können Skontofristen besser genutzt werden.

Um für Betriebsprüfungen optimal gerüstet zu sein, dokumentiert die Softwarelösung alle anfallenden Geschäftstransaktionen sicher und nachvollziehbar. Binnen kürzester Zeit greifen die Mitarbeiter im Finanzwesen auf Verträge, E-Mails und viele weitere Dokumente zu.

 

Einkauf und Beschaffung: Kostensenkung und schnellere Lieferung

Die Kosten je Bestellvorgang gehören zu den wichtigsten Kennzahlen im Bereich Einkauf und Beschaffung. Bei vielen Bestellungen liegen die Bestellkosten höher als der eigentliche Warenwert. Digitale Dokumentenprozesse ermöglichen es, die Kosten in erheblichem Maße zu senken, etwa durch die Reduzierung von Wartezeiten, die Optimierung von Freigabeprozessen und den Verzicht auf Papierbelege. Von der Bedarfsmeldung bis hin zur Bestellung, Auslieferung und Abrechnung können Unternehmen den gesamten Prozess papierlos abwickeln.

 

Marketing und Vertrieb: gut informiert zum schnellen Abschluss

Im Vertrieb sind gut zugängliche Informationen besonders wichtig. Sie entscheiden mit darüber, ob das Unternehmen den Auftrag bekommt oder ein Wettbewerber den Zuschlag erhält. Ob Buchungsunterlagen für Geschäftsreisen, Infomaterial für potenzielle Kunden oder Servicedokumente für Bestandskunden – über das Dokumentenmanagement greifen Vertriebsinnendienst und -außendienst stets auf dieselben Dokumente zu, haben denselben Stand und können auf einer sicheren Basis argumentieren. Wichtige Dokumente zu generierten Aufträgen, vom Kunden zur Verfügung gestellten Materialien und anderen Informationen rund um den gesamten Vertriebszyklus werden zentral gespeichert und abrufbar.

 

Für Unternehmen bedeutet dies:

  • ein herausragendes Kundenerlebnis ohne Wartezeiten oder unprofessionelles Suchen nach Informationen
  • professionelle Präsentationen von Produkten oder Dienstleistungen
  • schnellere und zuverlässigere Abschlüsse
  • Zugriff auf alle relevanten Informationen von überall – perfekt für den Außendienst
  • Fehlerfreie Übermittlung von Vertragsdaten an den Innendienst
  • zentrale Organisation der aktuellen Marketingmaterialien

Durch eine DMS-Lösung ist eine effiziente Zusammenarbeit selbst dann gewährleistet, wenn Teile der Belegschaft im Homeoffice arbeiten oder mehrere Standorte miteinander kooperieren.

 

Personalwesen/HR: weniger Routine, mehr Zeit für strategische Aufgaben

Im Personalmanagement sollte sich alles um die Mitarbeiter/innen drehen – um die Bedürfnisse, die persönliche Entwicklung und den idealen Einsatz im Unternehmen. Die Praxis sieht jedoch anders aus: 39 Prozent der Personalarbeit beschränken sich auf zeitraubende Routineaufgaben, die sich problemlos automatisieren ließen. Eine durchdachte Dokumentenmanagement-Lösung bietet hier ein enormes Potenzial und kann die Qualität in der Mitarbeiterbetreuung erhöhen:

  • übersichtliche Organisation aller Personaldokumente in digitaler Form
  • revisionssichere Archivierung im Sinne der gesetzlichen Vorgaben
  • Umsetzung von digitalen Personalakten mit unkomplizierter Einsicht in die Dokumente
  • Einhaltung von Aufbewahrungsfristen (und Löschungsfristen)
  • Verringerung der Fehleranfälligkeit dank deutlich weniger manueller Eingaben
  • Bereitstellung von Self-Services zur Entlastung vom Personalwesen
  • Gewährleistung von Datenschutz und -sicherheit durch ausgeklügelte Rechtevergabe
  • enorme Reduzierung der Suchzeiten

Neben den genannten Bereichen gibt es eine ganze Reihe weitere Szenarien, in denen Dokumentenmanagement-Lösungen wie DocuWare ihre Vorteile ausspielen können: Vertragsverwaltung, Formularverwaltung, Workflows und Wissensmanagement sind nur ein paar Beispiele.

In welchen Bereichen die Nutzung von Dokumentenmanagement Sinn macht, muss am Ende des Tages jeder Unternehmer selbst entscheiden.

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