Videokonferenzen müssen nicht dröge sein

Die Zeiten in denen dröge Videokonferenzen akzeptabel waren, sind vorbei. Nach einem Jahr Pandemie haben wir viele Erfahrungen mit Online-Meetings gesammelt und unsere Ansprüche sind gewachsen. Vor kurzem war ich auf einer virtuellen Tagung als Redner zu Gast. Das Grußwort des live nicht anwesenden Geschäftsführers wurde mit miserablem Bild und schlechtem Ton vorab aufgezeichnet. Der Eindruck war unauthentisch und unprofessionell.

Sorgen Sie für gute Technik

Sorgen Sie deshalb dafür, dass bei Ihnen und Ihrem Team die technische Basis stimmt. Investieren Sie in gute Mikrofone, Webcams und Beleuchtung und hinterlassen Sie im virtuellen Kundengespräch aber auch intern einen professionellen Eindruck. Machen Sie sich mit der Technik vertraut und üben sie das Spiel mit der Kamera. Vermeiden Sie unbedingt das ermüdende „an der Kamera vorbeischauen“. Nähe entsteht, wenn sie sich näher an die Linse herantrauen und mit der Kamera als Partner „flirten“. Im besten Fall organisieren Sie ein Kameracoaching für sich und ihre Mannschaft.

Seien Sie ein guter Gastgeber

Wenn Sie ein Zoom oder Teams Meeting aufsetzen, sind Sie der „Host“, was auf Deutsch nichts anderes als Gastgeber heißt. Nehmen Sie ihre Gastgeberrolle ernst und bereiten Sie Ihre nächste Videokonferenz technisch und inhaltlich gut vor. Schreiben Sie eine fokussierte Einladungsmail, die zusammenfasst, um was es konkret gehen soll und kommunizieren Sie klar die eingeplante Zeit. Als Gastgeber sind Sie der erste im Meeting und checken vorab die technischen Einstellungen. Entwickeln Sie ein Gefühl für Atmosphäre und entdecken Sie die Liebe zum Detail: wie sieht der Bildausschnitt aus, in dem ich mich präsentiere und bin ich gut beleuchtet? Manchmal bietet es sich an, wie in einem echten Theater zum Einlass Musik einzuspielen, damit sich alle willkommen fühlen. Sorgen Sie für Pünktlichkeit und Selbstverantwortung. Es sollte selbstverständlich sein, dass alle Teilnehmenden vorab die eigene Technik prüfen. So verhindern Sie einen schleppenden Einstieg in das Online-Meeting und nervige „Kann mich jeder hören?“ Momente. Gehen Sie mit der gemeinsamen Zeit wertschätzend um und verpflichten Sie sich zu Beginn gemeinsam, auf ablenkende Tätigkeiten wie das Checken von E-Mails zu verzichten.

Kommen Sie auf den Punkt

Als Gastgeber behalten Sie den Überblick und sorgen für Struktur in der Videokonferenz. Sie setzen den Rahmen und verhindern, dass ausschweifend diskutiert wird. Sprechen Sie über die Dinge, die sie sich vorgenommen haben und bleiben Sie fokussiert. Was war? Was ist? Was wird? Je mehr Sie zum Punkt kommen, desto eher vermeiden Sie Zoom Müdigkeit, denn gerade online gilt: in der Kürze liegt die Würze. Bei längeren Videokonferenzen legen Sie genügend Pausen ein. Damit verhindern Sie, dass Teilnehmende unbemerkt auf inneren „Flugmodus“ schalten und geistig abwesend sind. Durch Umfrage- und Interaktionstools wie slido oder mentimeter entstehen gemeinschaftliche Momente. Setzen Sie solche tools aber nur dosiert ein und überfordern Sie das Team nicht mit technischem Schnick Schnack. Auch Online gilt: Inhalt first.

Nutzen Sie den Chat als „Textmarker“. Ein Teammitglied protokolliert das Meeting und schreibt die wichtigsten Erkenntnisse des gemeinsamen Austauschs als kurze Thesen in den Chat. So entstehen „greifbare“ Ergebnisse und das Online Meeting gewinnt an Struktur.

Zusammenfassung am Ende

Am Ende fassen Sie gemeinsam die Videokonferenz zusammen. Was haben wir geschafft, was bleibt offen und welche Aufgaben sind zu verteilen? Als guter Gastgeber sind Sie natürlich nicht der erste, der zum nächsten Online Termin hetzt, sondern Sie bleiben bis zum Schluss, begleiten die Teilnehmenden höflich zur „Tür“ hinaus und machen als letzter das „Licht“ aus.

Über den Autor

Armin Nagel ist Comedy-Redner und Serviceexperte bei der Redneragentur 5 Sterne Redner. In seinen virtuellen Vorträgen und Online-Shows kreiert er eine unterhaltsame, kreative Atmosphäre, in der es unweigerlich in den Köpfen seiner Zuschauer „klingelt“. Mit seinem Grundprinzip des „learn and laugh“ zeigt er nationalen und internationalen Firmen auf unkonventionelle Art und Weise, was Kunden wirklich wollen, und gibt praktische, spielerische Impulse für mehr Servicekultur. Das ZDF bezeichnet ihn als „Deutschlands ersten Service-Comedian“ und SAT 1 meint: „Seine Mission ist besserer Service!“.