Acht Tipps für ein virtuelles Event

Mit der Corona-Pandemie wurden Live-Veranstaltungen, Messen und Kongresse in den letzten Monaten erst einmal pausiert – und auch für den Rest des Jahres werden Präsenzveranstaltungen nur in abgespeckter Form möglich sein. Eine ganz schwierige Situation für alle Betroffenen und es stellten sich schnell die Fragen: Wie kann ich mich nun trotz physischer Distanz und Hygiene-Vorschriften mit anderen Menschen vernetzen? Wie kann ich Leads generieren und meine Produkte vorstellen? Die Lösung liegt eigentlich auf der Hand: Events und Veranstaltungen müssen in den virtuellen Raum transportiert werden.

Bereits in den letzten Monaten haben wir gelernt, dass virtuelle Events und digitale Veranstaltungen für Unternehmen großartige Möglichkeiten sind, um auch in Krisenzeiten mit Kunden, Partnern und Dienstleistern in Kontakt zu bleiben. Wir haben auch gelernt, was es bei der Produktion zu beachten gilt und wie ein digitales Event reibungslos über die Bühne gebracht wird. Unsere wichtigsten Learnings möchte ich in diesem Artikel gerne mit Ihnen teilen

1. Anforderungen klären und die Plattform festlegen

Im ersten Schritt sollten Sie ein Konzept für Ihr virtuelles Event aufstellen. Hier kommt es auf die Anforderungen an: Welche Funktionen sind erforderlich? Wie viele Teilnehmer, kostenlos oder kostenpflichtig, werden erwartet? Welche Akkreditierungsfunktionen werden benötigt? Brauchen wir eine Registrierung mit Code? Sind diese Fragen geklärt, können Sie entscheiden, welche Plattform für Ihr Event geeignet ist.

Außerdem sollten Sie in diesem Schritt entscheiden, ob Sie das komplette Event live übertragen möchten oder Live-Elemente mit vorab aufgezeichneten Elementen kombinieren möchten. Wir empfehlen die letztere Variante. Wenn Sie Teile des Events, beispielsweise einzelne Vorträge, vorab aufzeichnen, können Sie im Nachhinein Fehler korrigieren. Außerdem nehmen Sie den Referenten so die Nervosität.

2. Kommunikation ermöglichen

Ein Webinar, ein Online-Vortrag und vor allem ein virtuelles Event benötigen Kommunikationsmöglichkeiten. Die Teilnehmer müssen Fragen zu den Inhalten, Dienstleistungen, Produkten stellen und auch untereinander in den Dialog zu treten können. Denken Sie daran, solche virtuellen Möglichkeiten zu integrieren.

3. Gute Organisation für reibungslose Übergänge

Gute Organisation ist die Basis eines professionellen Events. Jeder Beteiligte sollte das Programm kennen und wissen, wie der Ablauf geplant ist. Vor allem bei Übergängen zwischen verschiedenen Slots ist das wichtig, da diese sonst schnell chaotisch wirken können. Im Idealfall kann jeder Speaker am Ende seines Vortrags mit ein paar Worten eine schöne Überleitung schaffen, bevor er an den nächsten Referenten übergibt.

4. Professionelle Moderation

Wie ein reales Event profitiert auch ein virtuelles Event von einer professionellen Moderation. Der Moderator leitet die Teilnehmer durch das Event und verleiht der Veranstaltung Struktur und einen roten Faden. Außerdem gibt er den Teilnehmern Hilfestellungen und unterstützt die Speaker, die so nicht ganz allein vor der Kamera stehen. Und sollte mal etwas nicht nach Plan laufen, kann der Moderator auch das geschickt überspielen.

5. Testen

Nehmen Sie sich vor dem Event unbedingt Zeit, um alles noch einmal ausgiebig zu testen. Nicht nur die Technik und die Datenübertragung muss funktionieren; auch der Ablauf muss sitzen. Bestenfalls nehmen Sie sich mindestens einen Tag Zeit, um die komplette Veranstaltung vor dem tatsächlichen Termin mit allen Beteiligten durchzuspielen.

6. Nicht am Budget sparen

Auch wenn diese Vorstellung verbreitet ist: Ein virtuelles Event ist nicht unbedingt kostengünstiger als ein reales Event. Ausgaben für beispielsweise das Catering oder eine Location entfallen bei einem virtuellen Event natürlich. Diese Einsparungen sollten Sie aber an anderer Stelle investieren. Denn: Ein gutes Event lebt auch von der Zeit, in der kein Programm geboten wird. Sorgen Sie dafür, dass Ihre Teilnehmer sich wohlfühlen und Networking-Möglichkeiten haben. So ein „virtueller Diskussionsraum“ lässt sich beispielsweise über eine speziell für das Event entwickelte virtuelle Umgebung schaffen.

7. Technische Voraussetzungen, Equipment und Know-how

Für die professionelle Umsetzung eines virtuellen Events benötigen Sie die erforderlichen technischen Voraussetzungen. Hier sollten Sie sicherstellen, dass die Internetverbindung stabil ist und während der Übertragung keine Probleme auftreten. Es sollte nirgends in der Welt ruckeln. An Equipment benötigen Sie professionelle Kameras und Mikrofone sowie eventuell einen Greenscreen. Zudem sollten Sie das entsprechende Know-how im Umgang mit der Technik besitzen. Außerdem benötigen Sie eine geeignete Location für den Dreh – idealerweise ruhig, hell und geräumig.

8. Der richtige Partner

Nur wenige Unternehmen haben die zeitlichen und personellen Ressourcen, um ein virtuelles Event komplett im Alleingang auf die Beine stellen. Deshalb mein letzter Tipp: Suchen Sie sich professionelle Partner, die Sie mit ihrem Know-how und mit ihrer Erfahrung bei der Ausrichtung des Events – oder zumindest Teilen davon – unterstützen können.

So sorgen Sie dafür, dass Ihre virtuelle Veranstaltung einem realen Event möglicherweise in nichts nachsteht.

Ihr

Christoph von Külmer