5 Tipps, wie das Home-Office langfristig funktioniert

Wie geht es jetzt weiter mit dem Home-Office? Viele Arbeitnehmer haben den Komfort dieser Art zu arbeiten erkannt und möchten gerne auch in Zukunft einen Teil ihres Jobs von zu Hause erledigen. Die Unternehmen sind für solche Lösungen offen. Doch dann muss der Mittelstand jetzt nachholen, was er im Eifer des Home-Office-Gefechts vernachlässigt hat: Die IT auf sichere, datenschutzkonforme und arbeitnehmerfreundliche Beine stellen. Denn im Zuge des Lock Downs wurden viele Kompromisse eingegangen, die dem Unternehmen langfristig schaden können.

1. Sicherer Zugang ins Unternehmensnetzwerk

Wird unternehmenseigene Hardware wie PC’s oder Notebooks im heimischen Netzwerk genutzt, sind einige Sicherheitsmerkmale zu berücksichtigen: Gibt es ein passwortgeschütztes und verschlüsseltes WLAN oder greift der Mitarbeiter auf ein offenes Netzwerk zu und riskiert damit, dass sich Hacker ins Firmennetzwerk einschleusen? Wie steht es um Festplatten und externe Datenträger? Sind diese verschlüsselt, sodass im Fall eines Verlusts wichtige Unternehmensdaten nicht allzu leicht in falsche Hände geraten? Nutzen Mitarbeiter die Bildschirmsperre, damit Familienmitglieder nicht unberechtigt Zugriff auf vertrauliche Daten haben? Wer diese Fragen nicht oder mit nein beantworten kann, sollte dringend klare Regeln mit seinen Mitarbeiterm im Home-Office vereinbaren.

2. Besondere Vorsicht bei privater Hardware

Das 10-Zoll-MacBook, der uralte Laptop oder Gaming-PC. Aktuell arbeiten viele Arbeitnehmer auf ihrer eigenen Hardware von zuhause. Bei diesen Geräten kann die Sicherheit durch die IT nicht gewährleistet werden. Denn ein VPN-Zugang zum Unternehmensnetzwerk als einziger Sicherheitsaspekt reicht nicht aus. Sind auf den privaten Rechner aktuelle Virenscanner eingerichtet oder ist das Betriebssystem auf dem neuesten Stand? Werden die übertragenen Daten verschlüsselt? Was vielen Unternehmern nicht klar ist: Auch wenn der Mitarbeiter mit seiner eigenen Hardware arbeitet: Die Verantwortung für die Datensicherheit, Datenschutz und Sicherheit im Netzwerk liegt letztendlich immer beim Unternehmer. Welche wichtigsten Punkte in Sachen DSGVO im Home-Office außerdem zu beachten sind, lesen Sie im B4B BERATERPOOL-Beitrag von Dr. Carmen Fritz.

3. Gewähren Sie IT-Sicherheit

Um ein Arbeiten aus dem Home-Office oder gar Digitalprojekte durchzuführen, ist es unerlässlich einen guten IT-technischen Unterbau zu haben. Hierzu gehören unter anderem eine gut gewartete IT-Infrastruktur, ein überwachtes Netzwerk sowie ein vernünftiges Sicherheitsmanagement. Die Aktualisierung der IT ist keine einmalige Aufgabe beim Einrichten des Home-Office-Arbeitsplatzes. Sie ist ein permanenter Prozess und muss zwingend eingehalten werden, um nicht von unliebsamen Überraschungen oder Ausnahmesituationen überrannt zu werden. Neben der Datensicherheit ist eine aktuelle IT-Infrastruktur auch bei der Neukundengewinnung ein wichtiger Faktor: In immer mehr Unternehmen sind Zertifikate wie etwa ISO 27001 oder TISAX erforderlich, um eine Geschäftsbeziehung eingehen zu können.

4. Stellen Sie die telefonische Erreichbarkeit sicher

Ein weiteres wichtiges Thema ist die telefonische Erreichbarkeit. Aktuell laufen viele Arbeitstelefone via Rufumleitung auf private Telefone und Handys. Bei einigen (veralteten) Telefonanlagen war noch nicht mal das möglich. Großer Nachteil: Man sieht nicht mehr, wer angerufen hat und kann Geschäftspartner nicht zurückrufen. Zudem sieht die Telefonzentrale die Verfügbarkeit der Mitarbeiter nicht. Von einer teilweisen schlechten Sprachqualität über schwache Mobilfunknetzte ganz zu schweigen. Außerdem möchte nicht jeder Mitarbeiter seine private Rufnummer für berufliche Themen in Umlauf bringen. Diesen Problemen kann man heute leicht mit virtuellen Lösungen begegnen. So kann der Mitarbeiter an seinem mobilen Arbeitsplatz genauso telefonieren, wie von seinem Schreibtisch aus. Manche Lösungen bieten sogar die Integration von Videokonferenzen an. Dazu müssen vorhandene Anlagen nicht aufgerüstet oder gar eine neue Telefonanlage installiert werden.

5. Es braucht Regeln für die neue Art der Zusammenarbeit 

Nur mit der Technik allein ist es nicht getan. Auch die internen Prozesse müssen auf die neue Situation Home-Office angepasst werden. Es braucht klare Regeln für die ortsunabhängige Zusammenarbeit. Dabei ist das Dokumentenmanagement ein wichtiger Aspekt: Wo und wie werden Daten zentral mit der richtigen Verschlagwortung abgelegt? Sind die Zugriffsrechte entsprechend vergeben? Was geschieht mit den Papierbelegen, die normalerweise durch die Hauspost von Arbeitsplatz zu Arbeitsplatz gebracht werden. Wie können solche Belege digital versendet werden? Auch das Arbeiten mit neuen Collaboration- (wie Microsoft Teams oder Slack) und Videokonferenz-Tools (etwa Teams, GoToMeeting oder Zoom) will gelernt sein. Werden dazu Schulungen angeboten?

Fazit: Starten Sie einen Change-Management-Prozess

Wollen die Mitarbeiter (teilweise) im Home-Office bleiben, sind nun ganzheitliche Lösungen gefragt. Sicherlich kommen hier auf die Unternehmer nochmals ein paar (Zeit-)Investitionen zu, aber diese lohnen. Wer jetzt einen Change-Management-Prozess startet und sich nicht auf der „Geht-schon-irgendwie“-Lösung ausruht, kann nicht nur seinen Mitarbeitern einen Benefit bieten. Er ist datenschutzrechtlich auf der sicheren Seite und präsentiert sich zudem potenziellen Arbeitnehmern und Geschäftspartnern als moderner Arbeitgeber.