VoIP Software: Ein kleiner Überblick - Wann eignet sich welche Lösung?

Die klassische Telefonanlage wird nach und nach von der VoIP Telefonanlage abgelöst. Teils benötigen Sie nicht einmal mehr eine physikalische Anlage im Haus, sondern können VoIP Software über vorhandene Server oder per Cloud nutzen. Professionelle VoIP Software bietet außerdem mehr als nur Telefonie. Sie ermöglicht je nach Ausführung Videokonferenzen, firmeninterne Chats, mobile Nutzung, die Integration von Officeanwendungen oder die Übertragung von Dateien und Textnachrichten. Erfahren Sie hier, welche Art von VoIP Software für Ihr Unternehmen am nützlichsten ist. Denn Anbieter von VoIP Software wie pascom haben verschiedene Lösungen für unterschiedliche Anforderungen im Angebot.

Die klassische Lösung: Die hardwarebasierte Telefonanlage

Ein großer Bereich für geschäftliche IP-Telefonie ist die VoIP Telefonanlage als Hardwarelösung. Ähnlich wie bei einer herkömmlichen Telefonanlage befindet sich hier ein Server im Haus, von dem alle Nebenstellen ausgehen. Von kleinen Anlagen mit 10 oder 20 Nebenstellen bis hin zu callcentertauglichen 700 und mehr Anschlüssen ist hier vieles möglich. 

Es besteht teilweise die Möglichkeit moderne VoIP Software auch auf vorhandenen Anlagen zu nutzen. Mittels geringer Umbauten kann die Hardware so umgerüstet werden, dass sie künftig als hybride VoIP Telefonanlage funktioniert. Die Maßnahme lohnt sich vor allem für kleine Firmen, die keine teure neue Hardware beschaffen möchten. Mit einer Hybridlösung können vorhandene Systemtelefone und Telefonanlagen noch einige Zeit genutzt werden. Die VoIP Software bietet in solchen Fällen meist vergleichbare Dienste, wie sie schon von herkömmlichen Anlagen bekannt sind. Bevor Sie sich für eine solche Umrüstung entscheiden, sollten Sie sich aber sicher sein, dass Sie mit den aktuell vorhandenen Nebenstellen auskommen. Nachträglich nochmals die Zahl der Nebenstellen aufzustocken könnte teurer sein, als direkt auf eine modernere Telefonanlage mit VoIP Software oder gar auf eine virtuelle Software Telefonanlage umzusteigen.

Der Hybrid: Die virtuelle Telefonanlage

Bei einer virtuellen VoIP Telefonanlage ist keine separate Hardware mehr nötig. VoIP Software wird hier z. B. direkt auf einen Server installiert oder ist teils auch direkt in Router integriert. Letzteres eignet sich in der Regel allerdings eher für private oder sehr kleine geschäftliche Szenarien, da nur eine begrenzte Anzahl von Nebenstellen bedient werden kann. VoIP Software für den professionellen Einsatz hingegen bietet alle Funktionen gewöhnlicher Telefonie und einiges mehr. Mit einer VoIP Telefonanlageerhalten Sie zum Beispiel oft Software, die Kundenanrufe automatisch registrieren und in Ihr Officeumfeld integrieren kann. So könnte jeder Anruf des Kunden mit Uhrzeit und Datum vermerkt werden und anschließend von Ihren Angestellten mit Details ergänzt werden. 

Ein großer Vorteil gegenüber der hardwarebasierten Variante ist, dass die virtuelle VoIP Telefonanlagesehr schnell um neue Nebenstellen erweitert werden kann. Eine durchschnittliche Software Telefonanlage kann flexibel zwischen 10 und mehr als 600 Nebenstellen verwalten und die Neueinrichtung weiterer Anschlüsse bedarf nicht mehr als ein paar Mausklicks. Eine moderne Software Telefonanlage ist zudem enorm flexibel, da sie eine Vielzahl von Endgeräten unterstützt, sei es klassisches IP-Telefon, Smartphone oder PC mit VoIP Software.

Wichtige Voraussetzung ist eine leistungsstarke und stabile Internetverbindung. Alle Telefonate müssen von der VoIP Software über die Internetleitung übertragen werden. Es muss also genug Bandbreite für alle Nebenstellen verfügbar sein, damit die Software Telefonanlage zuverlässig funktioniert. Bei einer zu schwachen Internetverbindung kann es passieren, dass die Gespräche abgehackt klingen oder schlimmstenfalls sogar abbrechen. Fällt die Verbindung einmal komplett aus, kann nicht telefoniert werden. Hält die Störung länger an, könnten so zum Beispiel Kunden und Geschäftspartner vor den Kopf gestoßen werden.

Der neue Weg: Die Telefonanlage in der Cloud

Eine dritte Möglichkeit ist, die Software der Telefonanlage komplett in die Cloud auszulagern. Im Unternehmen selbst benötigen Sie hier nur noch eine stabile Internetverbindung und die passenden Endgeräte die Sie nutzen möchten. Das können IP-Telefone, Smartphones oder auch Labtops sowie Desktop PCs sein.Die Software Telefonanlage wird von einem Drittanbieter bereitgestellt und Sie bezahlen für die Nutzung. Der Anbieter kümmert sich um alles, was mit der Wartung und Instandhaltung der Anlage zusammenhängt - Fehlerbehebung, Reparaturen oder Updates an Hardware und Software sind alles Dinge, für die Sie bei cloudbasierten VoIP-Diensten keine Ressourcen mehr investieren müssen. 

Neben der ausgelagerten Technik bieten Telefonanlagen in der Cloud außerdem eine unkomplizierte Skalierbarkeit. Das bedeutet vereinfacht gesagt, dass sich der Service schnell an geänderte Bedürfnisse anpassen lässt. Sie möchten kurzfristig ihre Nebenstellen verdoppeln? Buchen Sie die gewünschte Anzahl hinzu und Ihr Provider kümmert sich um alle nötigen Schritte.

Ein weiteres Alleinstellungsmerkmal der cloudbasierten Anlagen ist, dass sie auch außerhalb des Firmengebäudes genutzt werden können. Über das Internet ist das System - richtige Zugangsdaten und eine Internetverbindung vorausgesetzt - von überall aus zu erreichen. Das eröffnet ganz neue Möglichkeiten für Home Office und Außendienst: Kunden können ihre Ansprechpartner jederzeit unter der gewohnten Durchwahl erreichen und Mitarbeiter haben von unterwegs Zugriff auf alle Funktionen der Telefonanlage. Zudem ermöglicht die Einbindung anderer System einen schnellen Zugriff auf wichtige Kundendaten.

Die cloudbasierte VoIP Telefonanlage ist ganz besonders für junge Unternehmen und Start-ups interessant. Während Sie bei einer herkömmlichen Anlage zunächst einmal teure Hardware finanzieren müssten, bezahlen Sie hier nur die monatliche Dienstleistung. Selbst mit einer eigenen virtuellen Telefonanlage benötigen Sie noch einen geeigneten Server und Softwarelizenzen.

Fazit: VoIP lohnt sich

VoIP Software hat für praktisch jedes Unternehmen einen Mehrwert zu bieten, sei es reine Kostenersparnis aufgrund wegfallender Hardware oder zahlreiche Zusatzfunktionen, mit denen die interne Kommunikation optimiert wird. Je nach Art der Telefonanlage und VoIP Software sind schnelle Anpassungen und zusätzliche Anschlüsseschnell eingerichtet. Vorraussetzung ist jedoch in jedem Fall eine schnelle und stabile Internetverbindung. Nur so wird eine ausreichende gute Sprachqualität und Verbindung gewährleistet.