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So klappt der Einsatz von Online Whiteboard Tools in Meetings
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Homeoffice-Tipps

So klappt der Einsatz von Online Whiteboard Tools in Meetings

 Jan Siebert - Autorenbild querformat (1)
Jan Siebert, Geschäftsführer der tomorrow web GmbH und Blogger bei Digital Affin. Foto: privat

Die Arbeit im Homeoffice erfordert die Umstellung verschiedener Arbeitsprozesse - oft anhand digitaler Tools. Mit ein wenig Flexibilität können Unternehmen diese Chance und diese Tools nutzen, um im Homeoffice genauso produktiv und effizient zu sein, wie im Büro.

Meetings gehören zum Büroalltag dazu - auch im Homeoffice. Mitarbeiter und Führungspersonal geraten dabei ohne Hilfe oft an ihre Grenzen, schließlich ist der Austausch nur auf Worte und eventuelle Links in Chatnachrichten beschränkt. Kreative und effektive Zusammenarbeit ist so nur bedingt möglich.

 

Für diese Situation eignet sich die Nutzung eines Online Whiteboards. 

Das Online Whiteboard ist die digitale Version des klassischen Whiteboards. Mit ihm können online Grafiken und Charts erstellt, Ideen gesammelt und ortsunabhängig mit den Mitarbeitern geteilt werden. 

 

Wann lohnt sich die Anschaffung eines Online Whiteboards?

Arbeitet Ihr Unternehmen viel über Grafiken und Ideensammlungen, dann eignet sich ein Online Whiteboard, um diesen kreativen Prozess auch im Homeoffice ausüben zu können. Darunter fallen zum Beispiel auch Meetings, in denen kreative Social-Media-Content-Ideen gefunden werden sollen. Denn der große Vorteil ist: Alle Mitarbeiter können gleichzeitig und gemeinsam von unterschiedlichen Orten aus an den Ideen arbeiten. So können Unternehmen trotz Homeoffice das Wissen ihrer Mitarbeiter und deren Input effektiv nutzen. Es können Grafiken und Ideen jederzeit erweitert oder bearbeitet werden und Teams kommen schnell an ein gutes Endergebnis - wie eben bei einem Meeting, nur ohne die physische Anwesenheit der Teilnehmer.

 

Worauf Sie bei der Auswahl des Online Whiteboards achten sollten!

Sie können im Prinzip selbst eine einfache Doodle-App als Online Whiteboard nutzen. Damit verlieren Sie aber viele Features, die Online Whiteboards erst so effektiv machen. Ganz vorne mit dabei ist die unbegrenzte Anzahl an Whiteboards, die Ihnen genügend Platz für Ihre Ideen und Grafiken bietet. Außerdem verschaffen Ihnen verschiedene Cloud-Apps die Möglichkeit, unabhängig vom Standort der Teilnehmer zusammen zu arbeiten. Auch Dateien und Bilder können übersichtlich und einfach per Mausklick an das jeweilige Online Whiteboard angeheftet werden. Möchten Sie das Whiteboard auch mit anderen, externen Partnern teilen, lässt es sich ohne Probleme exportieren und versenden - ohne, dass die Darstellungen verschoben werden.

 

So gestaltet sich die Nutzung beispielhaft in der Praxis

Das Marketing-Team eines Unternehmens kann sowohl im Homeoffice als auch im Büro arbeiten. Hin und wieder sind Mitarbeiter auch auf Auslandsreisen und können an Meetings nicht in Person teilnehmen. Nutzt das Team ein Online Whiteboard, können Sie zusammen an Karten, Texten, Brainstormings und anderen visuellen Darstellungsmöglichkeiten arbeiten. Bei Bedarf können sie auch Freihand zeichnen oder Diagramme erstellen. Wollen Sie die Dateien mit anderen Mitarbeitern teilen oder den Zugang erleichtern, lassen sich Tools wie Slack, Dropbox oder Microsoft Teams integrieren. Das führt am Ende zu einem Team, das flexibel effizient arbeiten und kreative Ideen entwickeln kann, ohne dabei in einem Meeting-Raum sitzen zu müssen.

Je nach Tool unterscheiden sich die individuellen Funktionen. Einen Marktüberblick über die gängigsten Tools mit den besten Funktionen finden Sie hier.

 

Egal von wo: Ein Online Whiteboard macht kreative Arbeitsprozesse einfach!

Laut einer Analyse von Statista waren 39% der Angestellten 2021 in ihrer Tätigkeit aus dem Homeoffice beeinträchtigt, da sie sich nur schwer mit Kollegen/innen austauschen konnten. Außerdem war für 35% der Zugang zu Arbeitsmaterialien durch das Homeoffice erschwert, was ebenfalls zu einer geringeren Arbeitsleistung führte. Sie können das Homeoffice in Ihrem Unternehmen aber auch effizient und für alle Mitarbeiter angenehm gestalten, denn mit einem Online-Whiteboard-Tool ändert sich für Ihr Team nichts wenn sie im Homeoffice arbeiten oder auf Reisen sind - die Arbeitsabläufe bleiben gleich, das Projekt kommt nicht ins Stocken und beide Seiten sind zufrieden - Chef und Mitarbeiter.