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B4BSCHWABEN.de: Für Unternehmen ist es überlebenswichtig, ein attraktiver Arbeitgeber zu sein. „New Work“ ist ein Buzzword unserer Zeit. Wie definieren Sie diesen oftmals überladenen Begriff bei Büro 5?
Christiane Arndt: Wir sehen auch, dass der Begriff oft überladen wird. Aber das liegt auch daran, dass „New Work“ insgesamt einfach ein sehr vielschichtiges Thema ist. Bei uns im Haus liegt der Fokuspunkt zum Beispiel an vielen Stellen auf dem Thema „Digitalisierung“.
Was heißt das genau?
Wir haben zum Beispiel unser Office umgebaut, um neue Konzepte des modernen Arbeitens möglich zu machen. Wir stellen einerseits attraktive Räumlichkeiten für alle Mitarbeiter zur Verfügung. Gleichzeitig haben wir Arbeitsplätze zu Hause eingerichtet, um mobiles Arbeiten ermöglichen zu können. Da geht es auch um die Büroausstattung. Wir arbeiten zum Beispiel nur mit Laptops und stellen Bildschirme für zu Hause zur Verfügung. Außerdem telefonieren wir seit Corona fast ausschließlich über Microsoft-Teams. Nach unseren Erfahrungen erleichtert das die Kommunikation – intern wie extern – ungemein. Anderes Beispiel: Mit Kunden arbeiten wir ebenfalls digital. Wir nutzen Miro-Bord oder Jira, um das Projektmanagement direkt mit dem Kunden hin- und herjonglieren zu können. Insgesamt bleiben wir damit also in einem Höchstmaß flexibel.
Allerdings. Für uns bei Büro 5 bedeutet es – neben dem vorhin bereits genannten – auch auf flexible Arbeitszeiten zu setzen. Wir bieten unseren Mitarbeitern zum Beispiel 3- oder 4- Tage-Wochen an. Das bedeutet, dass man auch mal die Tage flexibel jonglieren kann bei Bedarf. Freitags haben wir außerdem unseren „Kreativen Tag“. Hier kann man uns nur in Notfällen erreichen, weil wir den Freitag dafür nutzen, um unsere Themen voranzubringen und eine ideale Fokuszeit einrichten zu können.
Wie funktioniert das dann im Team, sodass Sie nicht unter- oder überbesetzt sind?
Wie Sie bereits andeuten, ist es am wichtigsten, dass der Betrieb in jedem Fall zuverlässig läuft. Konkret bedeutet das, dass wir so aufgeteilt sind, dass wir uns in jeder Abteilung gegenseitig vertreten können. Damit haben wir bisher schon gute Erfahrungen gemacht. Trotzdem haben wir aber auch eine feste Kernarbeitszeit definiert. Die gilt vor allem für Projektmanager, die mit Kunden kommunizieren müssen. Von Montag bis Freitag ist die zwischen 9-17 Uhr. Mitarbeiter mit weniger Kundenkontakt können hier natürlich flexibler sein.
Ein Beispiel gebe ich von einem unserer Programmierer. Der macht momentan eine Weltreise. Da er praktisch kaum Kundenkontakt hat, kann er – auch mit Zeitverschiebung – kann er von der ganzen Welt aus arbeiten. Ein anderes Beispiel: Eine unserer Mitarbeiterinnen kam in Teilzeit aus dem Mutterschutz zurück. Und wenn es mal unverhofft an einem Tag nicht klappt, dann jonglieren wir mit eben dem fünften Tag. Modernes Arbeiten erfordert moderne Lösungsansätze und keine starren Strukturen.
Familienfreundlichkeit ist ein großes Thema für viele Unternehmer. Wie handhaben Sie diese bei Büro 5?
Familienfreundlichkeit ist nicht nur ein großes Thema, sondern auch eine große Herausforderung. Vor allem, wenn man, wie wir, in kleinen Teams arbeitet. Jeder einzelne Mitarbeiter zählt und ist deshalb ein wichtiges Zahnrad im System. Fällt einer aus, müssen das die anderen ausgleichen. Und dennoch werden wir immer effizienter und arbeiten prozessoptimierter, damit Familie möglich ist.
Hauptsächlich durch Home-Office und Teilzeitmodelle. Wir unterstützen bei der Kita-Suche und haben das Glück, dass es auch viele Großeltern gibt, die gerne mal auf die Enkel aufpassen. Schlussendlich funktioniert aber alles nur mit guter Planung und offenherziger Kollegialität.
Was ebenfalls oft herausfordernd ist, ist der Wiedereinstieg nach der Elternzeit. Wie sorgen Sie dafür, dass keine Mitarbeiter abgehängt werden, wenn sie längere Zeit fehlen?
Bislang haben wir die Erfahrung gemacht, dass ein Jahr Elternzeit überhaupt kein Problem dargestellt hat. Bei drei Jahren muss man allerdings prüfen, wie sich der Markt in der Zwischenzeit entwickelt hat. Wir arbeiten dann zum Beispiel mit Schulungen, um unsere Kollegen wieder auf den aktuellen Stand zu bringen. Fortbildungen sind übrigens auch unabhängig von der Elternzeit der Schlüssel immer up to date zu bleiben.
Aktuell haben wir eine Projektmanagerin, die in Elternzeit ist. Sie ist sehr erfahren in ihrem Job und kommt nach zehn Monaten wieder. Bis dahin hat sie nichts verpasst. Alles, was in der Zwischenzeit passiert ist, können wir briefen. Sie wird ohne Probleme wieder in Teilzeit starten können. Da bin ich mir ganz sicher.
Neuerdings sind Generationenkonflikte immer häufiger Thema. Wie erleben Sie das?
Die Millenials sind momentan unsere wichtigsten Mitarbeiter. Wir wissen, wo wir herkommen, schätzen wert was wir haben und wohin wir gemeinsam streben wollen. Tatsächlich zählt hier das „Wir“, „gemeinsam Cooles“ zu schaffen und erfolgreich zu sein.
Die Generation Z ist in der Tat eine große Herausforderung. Denn sie ist eine Zielgruppe, die viel fordert. Unternehmenswerte sind wichtig. Man möchte nicht mehr für Unternehmen arbeiten, die den Planeten zerstören und zwielichtige Dinge treiben. Ehrlichkeit, Offenheit, Nachhaltigkeit. Das sind auch Werte die wir immer kommunizieren und an denen wir auch festhalten.
Wie kommunizieren Sie diese Werte im Hinblick darauf, neue Mitarbeiter zu finden?
Für Kunden erarbeiten wir passende Recruitingkonzepte, meistens im Bereich Social Media. Intern versuchen wir von Anfang an Erwartungshaltungen zu klären. Oft haben potentielle Mitarbeiter eine völlig falsche Vorstellung von unserem Agenturalltag und sind dann im Doing überrascht. Hier versuchen wir vorab so viel wie möglich abzuklären. Probearbeiten hilft ebenfalls ein schärferes Bild zu erzeugen.
Ein guter Arbeitgeber bietet seinen Mitarbeitern flexible Arbeitszeiten – sowohl, was die Dienstzeit an sich, als auch die Wochentage ausmacht. Er nimmt Rücksicht bei der Urlaubsplanung – etwa bei Ferienzeiten. Außerdem gibt es keine Nachteile, wenn Mitarbeiter in Elternzeit gehen und danach wieder einsteigen. Am wichtigsten ist aber: Kollegialität im Blick behalten und eine gute Arbeitsatmosphäre schaffen, sodass jeder Mitarbeiter gerne für das Unternehmen arbeitet.
