Der gute alte Pendelordner

Bis vor kurzem war es bei kleineren und mittelgroßen Unternehmen üblich, dass am Ende eines Monats damit begonnen wurde, die Kontoauszüge und die dazugehörigen Belege in geordneter Art und Weise nach Eingang der letzten Rechnung an den Steuerberater weiter zu geben. In der Regel geschah dies frühestens vier Wochen nach Abschluss eines Monats. Der Steuerberater hat in den sich anschließenden Tagen die Finanzbuchhaltung erstellt und die Umsatzsteuervoranmeldung ans Finanzamt übermittelt. Der Pendelordner ging dann mit den Auswertungen über die betriebswirtschaftliche Situation des Unternehmens (BWA) in der Regel sechs Wochen nach Abschluss eines Monats an das Unternehmen zurück.

Der Irrsinn mit den Belegen

Wurden vom Unternehmen nicht schon vor der Abgabe des Pendelordners an den Steuerberater diverse Kopien aller Belege erstellt, so begann spätestens nach Rückgabe des Ordners deren Zuordnung in die entsprechenden Ablagesysteme. Kontoauszüge wurden für gewöhnlich separat abgelegt und auf den Eingang von Zahlungen von Kunden überprüft. Irgendwann in diesem Prozess wurden die eingehenden Rechnungen manuell erfasst und mit einem Zahlungsprogramm angewiesen. Die wirtschaftliche Steuerung und Überprüfung der Rentabilität des Unternehmens erfolgte normalerweise bis zu zwei Monate nach Abschluss einer Rechnungsperiode. Eine solche Verzögerung sollte in der heutigen unternehmerischen Realität nicht akzeptiert werden müssen.

Unnützer Ressourcenverbrauch

Durch diesen traditionellen Ablauf wurden jedoch nicht nur Zeit und Arbeitskraft verschenkt. Viele Informationen wurden doppelt, nämlich sowohl vom Unternehmen als auch vom Steuerberater aufbereitet. Diese Redundanzen kosteten das Unternehmen Zeit und Geld. Zusätzlich ist durch die Führung doppelter Datenbestände auch die stringente, zahlenmäßige Beurteilung des Unternehmens nicht mehr möglich gewesen. Wie kann und soll eine zielgerichtete, bzw. krisenerkennende und–abwendende Steuerung mit zweimonatigem Abstand erfolgen? Die Lösung liegt in der Digitalisierung.

Setzen Sie Ihren Steuerberater an Ihren Schreibtisch

Durch die Nutzung digitaler Potenziale ist es beinahe, als ließen Sie Ihren Steuerberater an Ihrem Schreibtisch Platz nehmen:

• Je nach Größe des Unternehmens werden im täglichen, zweitäglichen oder wöchentlichen Rhythmus die eingehenden und ausgehenden Belege an den Steuerberater versandt. Dies ist auf herkömmlichen Weg per Email oder über den Austausch auf Kommunikationsplattformen wie der Systemumgebung „Unternehmen online“ der DATEV möglich.
• Der Steuerberater verbucht die Belege dann nicht mehrere Wochen nach Abschluss des Monats, sondern in der Regel an dem Tag, an dem die Belege ihn erreichen, spätestens am darauffolgenden Tag.

Die Vorteile der steuerlichen Digitalisierung im Überblick

• Da die steuerrelevanten Daten zeitnah erfasst werden, ist es dem Unternehmen, das jederzeit und zeitgleich auf die verarbeiteten Daten zugreifen kann, möglich, die aktuellen Liquiditätsbedürfnisse des Unternehmens im Auge zu behalten. Die Tatsache, dass aus den gebuchten Belegen die Zahlungen abgeleitet und nach vorheriger Durchsicht und Auswahl an die Bank übersandt werden können, ist ein zusätzlicher Vorteil, der personelle und finanzielle Ressourcen schont.
• Jede Eingangsrechnung muss somit nur einmal digitalisiert werden.
• Die Erfassung weiterer Daten durch das Unternehmen ist nicht mehr erforderlich.
• Der Unternehmer kann sich auf die Steuerung der Zahlungsströme und nicht auf die Verarbeitung von Belegen konzentrieren.
• Durch die digitale Übermittlung der Daten an den Steuerberater verbleiben sämtliche Originaldokumente im Unternehmen und können jederzeit eingesehen und ausgewertet werden.
• Der Unternehmer hat durch den gemeinsamen Datenzugriff den gleichen Kenntnisstand wie sein Steuerberater. Die Zahlen des Rechnungswesens des Unternehmens können damit tagesgenau ausgewertet werden.
•  Auch Mahnungen für säumige Kunden können aus dieser Systemumgebung zeitnah abgeleitet werden. Die doppelte Überprüfung von Zahlungen der Kunden durch den Steuerberater im Rahmen der erforderlichen Finanzbuchhaltung und des Unternehmens im Rahmen der Durchsicht der Kontoauszüge entfällt.

Der Einstieg in die digitale Zukunft verläuft einfach und unkompliziert

Ihr Steuerberater überprüft zu Beginn des Umstiegs die derzeitigen administrativen Vorgänge bei den eingehenden und ausgehenden Rechnungen. Aus diesen Erkenntnissen werden die notwendigen Stufen der Digitalisierung skizziert und Schritt für Schritt umgesetzt. Je nach Unternehmen erfolgt die Umsetzung zeitgleich in allen Bereichen innerhalb von einer Woche. Alternativ werden zunächst die Kernprozesse der Finanzbuchhaltung in die digitale Welt überführt. So können als Erstes die Arbeitsschritte herausgearbeitet werden, die das größte Einsparungspotenzial beinhalten. Je nach Größe und Struktur des Unternehmens ist eine Umstellung innerhalb von einer Woche bis hin zu drei Monaten möglich.

Servus Pendelordner!

Die Unternehmen, die von uns in den letzten Jahren dabei begleitet wurden, ihre Finanzbuchhaltung aus der traditionellen Welt in den Stand der heutigen Technik zu überführen, sind ausnahmslos von den Arbeitserleichterungen überzeugt. Die Digitalisierung im steuerlichen Belegwesen wird sich zukünftig in mittelständischen Strukturen als alternativlos, effizient und prozessorientiert beweisen. Das Abarbeiten von Belegen gehört der Vergangenheit an, Unternehmen und ihre Mitarbeiter können sich auf die zielgerichtete Steuerung ihres Unternehmens konzentrieren.

Fachbeitrag von Andreas Settele, Settele & Partner Steuerberatungsgesellschaft mbB
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