Mittelständische Unternehmen sind häufig stark auf die Person des Unternehmers ausgerichtet. Oft weiß nur er über alles Bescheid. Fällt der Unternehmer aufgrund eines Unfalls oder einer unerwarteten Erkrankung aus, kann dies sehr problematisch für das Unternehmen werden. Oftmals hält der Unternehmer aber nicht nur im Unternehmen die Zügel in der Hand. Auch das private Vermögen und die finanzielle Organisation der Familie liegen in seiner Verantwortung. Familienmitglieder wissen häufig nicht, was zu tun ist. Auch hier kann ein Ausfall negative Konsequenzen haben. Dauert ein Ausfall länger an, kann dies im schlimmsten Fall existenzgefährdend für Unternehmen und Familie werden. Um sowohl im Unternehmen als auch privat für Stabilität zu sorgen, müssen ausgewählte Mitarbeiter und Familienangehörige für solche Situationen instruiert werden. Diese Personen müssen wissen, wo wichtige Informationen und Dokumente aufbewahrt werden und welche Schritte als Erstes eingeleitet werden müssen. Hierbei helfen sogenannte „Notfallordner“, die alle wichtigen Informationen und Dokumente enthalten.

Notfallordner für das Unternehmen

Der Notfallordner für den Unternehmensbereich soll vor allem dafür sorgen, dass Vertreter möglichst schnell in die Lage versetzt werden, den laufenden Betrieb weiterzuführen. Wichtig hierfür sind Kopien grundlegender Verträge (Gesellschaftsvertrag, Darlehensverträge u.ä.), Handlungsanweisungen und eine Auflistung aller wichtigen Kontakte (Steuerberater, Rechtsanwalt sowie Ansprechpartner bei Banken oder Versicherungen). Aber auch Hinweise auf Bankschließfächer oder den Aufbewahrungsort von Schlüsseln können notwendig sein. Da ein solcher Notfallordner naturgemäß nur das Wichtigste enthalten kann, sollte darüber hinaus eine Aufstellung angefertigt werden, wo weitere bedeutende Unterlagen und Informationen aufbewahrt werden.

Notfallordner für die Familie

Der Notfallordner für die Familie muss dagegen sicherstellen, dass sich ausgewählte Familienangehörige (in der Regel der Ehepartner) einen Überblick über Versicherungen, Vermögen und eventuell auch Verbindlichkeiten verschaffen können. Familienangehörige müssen wissen, welche Maßnahmen schnell zu ergreifen sind und was mittelfristig zu erledigen ist. Auch hier hilft eine Auflistung von wichtigen Ansprechpartnern. Außerdem empfiehlt sich die vorsorgliche Ausstellung von Vollmachten. Der private Notfallordner soll aber auch ganz persönliche Informationen und Wünsche enthalten. So sind zum Beispiel Patientenverfügungen und Testament dort aufzubewahren. Zu beachten ist, dass der Notfallordner für die Familie mit besonderer Sorgfalt erstellt werden sollte. Im Familienkreis fehlt es häufig an der notwendigen Erfahrung. Hinzu kommt, dass Familienangehörige im Notfall auch emotional belastet sind. Ein umfassender Notfallordner kann hier wichtige Hilfestellung leisten.

Empfehlungen

Bei der Anfertigung von Notfallordnern sollten Sie sich von einem erfahrenen Berater helfen lassen, um nichts Wichtiges zu vergessen. Dabei ist es sinnvoll, dass beim Berater Duplikate der Ordner hinterlegt werden. Auf diese Weise ist sichergestellt, dass die Ordner im Ernstfall auch „gefunden“ werden. Der Berater kann Mitarbeiter oder Familienangehörige dann auch kompetent unterstützen. Wichtig ist außerdem, dass die Ordner immer auf aktuellem Stand sind. Es empfiehlt sich eine jährliche Überarbeitung, wobei wichtige Änderungen auch unterjährig eingepflegt werden sollten.

Von Dr. Simone Jäck Steuerberaterin, Fachberaterin für Internationales Steuerrecht und Dr. Johannes A. Huber, Wirtschaftsprüfer und Steuerberater.