In den letzten Jahren hat sich ein zunehmender Anspruch an die Datenqualität und Genauigkeit der Darstellung in fast allen Unternehmen und Branchen ergeben. Dabei sind die kleinen und mittelständischen Unternehmen auf verlässliche Lösungen zu bezahlbaren Preisen angewiesen. Solche Ansätze sind mittlerweile in die moderne Steuerberatung eingezogen und integraler Bestandteil der Zusammenarbeit zwischen Berater und Unternehmer.

Der Pendelordner – Relikt aus der Vergangenheit

Bis vor wenigen Jahren war es üblich, dem Steuerberater ca. fünf Wochen nach Ende des Monats einen Ordner mit den Belegen der Finanzbuchhaltung zur Verfügung zu stellen. Dieser erstellt dann die Finanzbuchhaltung, und etwa eineinhalb Monate nach Ende des Monats hatte der Unternehmer erste Zahlen über die Vergangenheit in der Hand. In der Zwischenzeit wurden im Unternehmen die Daten in das Warenwirtschaftssystem eingepflegt, die Eingangsrechnungen möglicherweise online überwiesen und der Zahlungseingang überwacht. Diese Form der Zusammenarbeit hat sich überholt. Sie liefert keine zeitnahen Daten, erfordert doppeltes oder dreifaches Arbeiten mit einem Beleg und ist auf der Kostenseite nicht mehr zu vertreten. Nicht zuletzt die finanzierenden Banken sind auf schnellere und verlässlichere Daten angewiesen, die eine Liquiditätsplanung ebenso ermöglichen wie eine profunde Darstellung der Rentabilität des Unternehmens.

Einstieg in die Optimierung

Die derzeit in der Umsetzung erprobten Optimierungslösungen zeichnen sich dadurch aus, dass nicht der ganze Prozess der Buchhaltung auf den Kopf gestellt werden muss, sondern – je nach Struktur des Unternehmens – einzelne Module der Online-Buchhaltung umgesetzt werden können. Ziel dieser Bemühungen ist es (und war es schon in den letzten Jahrzehnten), aus den Papierbelegen digitale Buchführungsunterlagen zu erstellen, die revisionssicher sind. Hier können in einem ersten Schritt die Daten der geschriebenen Rechnungen mittels einer Schnittstelle an den Berater übergeben werden oder Ein- und Ausgangsrechnungen digital vorerfasst werden. Dabei werden diese Daten nicht mehr wie bisher nach Ende des Monats übermittelt, sondern, je nach Vereinbarung, ein- bis fünfmal die Woche. Die Finanzbuchhaltung wird damit dann nicht mehr monatlich erstellt, sondern bei Bedarf tagesgenau mit einer zeitlichen Verzögerung von einem Arbeitstag. Der Vorteil, der sich daraus ergibt, ist, dass zumindest die Überwachung des Zahlungseingangs oder die Zahlung der Eingangsrechnungen im Rahmen einer solchen zeitnahen Übermittlung je nach Anforderung tages- oder wochenaktuell vorliegen. Warum soll es heute noch erforderlich sein, einen Eingangsbeleg in der Warenwirtschaft zu erfassen, diesen zu kopieren, in einer A-Z-Ablage abzulegen, das Original zum Zahlungslauf zu geben, die Daten erneut im Online-Banking zu erfassen, um ihn dann schließlich in den Pendelordner zu ordnen, aus dem der Steuerberater dann erneut diesen Beleg herausnimmt und verbucht. Diese Zeiten und Kosten sollten eingespart werden.

Der endgültige Umstieg

Nach einem solchen Einstieg geht man natürlicherweise und ohne großen Umstellungsaufwand dazu über, die Ein- und Ausgangsrechnungen an das DATEV-Rechenzentrum (die DATEV ist in diesem Bereich der Marktführer; es gibt natürlich auch andere Anbieter) zu faxen oder eingescannte Belege automatisch übertragen zu lassen. Der Steuerberater kann dann auf die Belege zugreifen und diese verbuchen. Nach dieser einmaligen Verbuchung laufen alle nachgelagerten Arbeiten wie manuelle Erfassung im Online-Banking, erneute Ablage oder das manuelle Erstellen von Mahnungen automatisch ab. Eine Vielzahl von Dienstleistungen kann somit gebündelt werden. Selbstverständlich ist in diesem Prozess der direkte Datenzugriff sowohl des Beraters als auch des Unternehmers Teil dieses Pakets. Auf diesem Weg kann auch das Schreiben eines Kassenbuches, egal, ob es bisher per Hand oder mit Excel geführt wurde, in diese digitale Welt aufgenommen werden.

Die Vorteile

Unabhängig davon, ob man die Einstiegsvariante wählt oder die vollständige Digitalisierung umsetzt, ergeben sich folgende Vorteile:

• Es ist kein zeitaufwendiger Austausch von Papierbelegen erforderlich.
• Alle Belege bleiben im Unternehmen.
• Belege müssen nicht mehrfach kopiert und in unterschiedlichen Ablagen verteilt werden.
• Der Unternehmer hat tagesaktuelle Auswertungen.
• Zahlungen und Mahnungen können aus dem Online- System abgeleitet werden.
• Die Unterlagen sind beim vollständigen Umstieg digital erfasst und für eine Prüfung durch die Finanzverwaltung ebenso archiviert wie für Bankengespräche.
•  Online-Buchhaltungen zeichnen sich durch eine verbesserte Aussagekraft aus, weil im Zuge der Optimierung der Abläufe die monatsgenaue Ergebnisermittlung deutlich verbessert wird.
• Der Prozess spart dem Unternehmer Kosten und Zeit.

Wir haben in der Kanzlei Settele & Partner vor rund sechs Jahren begonnen, diese Systeme einzusetzen und unabhängig davon, ob das betreute Unternehmen selbst bucht oder wir als Dienstleister die Finanzbuchhaltung erstellen, hatte kein Mandant je den Wunsch, zum Pendelordner zurückzukehren.

Dr. Andreas Settele Kanzlei Settele & Partner (zum Kanzleiporträt)