Laut einer Studie von Contactlab erhält jeder deutscher Nutzer pro Tag durchschnittlich 25,7 E-Mails. Insgesamt werden täglich etwa 1,1 Milliarden E-Mails empfangen. Die Tendenz: steigend. Dennoch verschicken gerade Unternehmen Geschäftspost überwiegend auf dem Postweg. Denn wenn es um den Austausch wichtiger Nachrichten, etwa Rechnungen, Mahnungen oder Schriftstücke mit gesetzter Antwortfrist geht, ist es wichtig, dass der Versender nachweisen kann, wann und an wen er das Dokument verschickt hat.

Geschützter Nachrichtenversand

Der neue De-Mail-Dienst bietet künftig einen Weg, um die Sicherheit und Verbindlichkeit der Briefpost mit der Schnelligkeit der Mail zu verbinden und ermöglicht das vertrauliche und nachweisbare Versenden von Dokumenten im Internet. De-Mail-Provider sorgen für den sicheren Transport von De-Mail-Nachrichten über verschlüsselte Kanäle. Damit kann kein Unbefugter Inhalte ausspähen.

Die Integrität der De-Mail-Anbieter selbst garantiert die Akkreditierungsurkunde, die sie erst nach einer erfolgreichen Akkreditierung als De-Mail-Provider durch das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) erhalten. „Die Zertifizierung gewährleistet, dass die De-Mail-Anbieter die hohen Anforderungen an Sicherheit, Datenschutz, Funktionalität und Interoperabilität zur einfachen Zusammenarbeit mit verschiedenen Systemen auch erfüllen“, erklärt Karl J. Beyer, Referent im BSI. „Die Grundlage dafür bildet das De-Mail-Gesetz.“ Derzeit durchläuft die Telekom den Zertifizierungsprozess, um dann als geprüfter De-Mail-Provider Produkte rund um den neuen Dienst anbieten zu können.

Sicher und einfach zu nutzen

Jeder potenzielle De-Mail-Nutzer muss sich bei einem De-Mail-Anbieter persönlich registrieren lassen. Das stellt sicher, dass hinter jeder De-Mail-Adresse ein eindeutig identifizierbarer Nutzer steht. „Sowohl der Versand als auch der Empfang einer De-Mail sind damit nachweisbar, was besonders in der Geschäftskommunikation oft eine wichtige Rolle spielt“, sagt Jens Mayer. Zudem verhindert die zweifelsfreie Identifizierung der Kommunikationspartner die Gefahr von Spam und Phishing.

De-Mail setzt auf Standardtechnologien. So können mittelständische Unternehmen jeder Größe den neuen Dienst ohne großen Integrationsaufwand nutzen. Im einfachsten Fall greift der Anwender einfach per Webbrowser auf seinen De-Mail-Account zu. Größere Unternehmen, die über eine eigene Netzinfrastruktur verfügen, können ihre existierenden E-Mail-Systeme über ein so genanntes De-Mail-Gateway an den De-Mail-Dienst anbinden – und über dieses zentrale Eingangstor den neuen Service ganz einfach, zum Beispiel über Outlook, nutzen.

Schnell und wirtschaftlich

Mit De-Mail können Unternehmen künftig einen Großteil ihrer geschäftlichen Kommunikation einfach, schnell und sicher auf elektronischem Weg abwickeln. „Mehr als die Hälfte der Geschäftspost, die heute per Brief verschickt wird, ließe sich als De-Mail versenden“, schätzt Jens Mayer. Dafür spricht auch der Zeitvorteil. Eine De-Mail kommt binnen Sekunden beim Empfänger an. Sollte doch einmal eine Verzögerung eintreten, sind acht Stunden das Maximum. Innerhalb dieser Zeit muss der De-Mail-Provider nach dem De-Mail-Gesetz eine Nachricht zustellen. Damit ist eine De-Mail auch im langsamsten Falle immer noch schneller als Briefpost. Zudem punktet die elektronische Kommunikation auch mit klaren wirtschaftlichen Aspekten: Bei einem Versand mit De-Mail fallen keine Kosten für Druckinfrastruktur, Druckressourcen, Papier oder Porto an. Firmen sparen sich zeitaufwendige Arbeitsabläufe, etwa wenn Mitarbeiter Dokumente einscannen, bearbeiten, ausdrucken und zum Postversand aufbereiten müssen. Auch Medienbrüche entfallen dadurch.

Die Telekom rechnet mit dem Start des neuen De-Mail-Dienstes im kommenden Jahr.

Weitere Informationen: www.telekom.de/de-mail