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Blickpunkt gemeinsamer Dokumentenzugriff

Aber sicher: Gemeinsam online arbeiten

 Teamwork am gleichen Dokument - so geht's. Foto: Ingram Publishing/ tinkstock

Bei vielen Projekten müssen mehrere Teamitglieder auf dasselbe Dokument zugreifen. Lesen Sie, welche Möglichkeiten es gibt und welche Risiken und Chancen dabei lauern.

Während den letzten Jahren hat sich die Art mit dem Computer zu arbeiten teilweise erheblich verändert. Nicht nur die Zahl von Laptops und Tablets hat zugenommen, auch viele Tools, Software und Apps erleichtern die Zusammenarbeit. Der Zugriff ist mobil von allen gängigen Geräten möglich und bringt so mehr Freiheit und Flexibilität in den Arbeitsalltag.  Durch die steigende Bedeutung von Projektarbeit und die zunehmende Vernetzung von Spezialisten ist ein großer neuer Arbeitsbereich entstanden – das kollaborative Arbeiten. Darunter versteht man, dass mehrere Personen gemeinsam an gleichen Aufgaben und Dokumenten arbeiten können – teilweise sogar parallel.Grundsätzlich gibt es hierfür zwei Möglichkeiten, den gemeinsamen Zugriff auf Dokumente und das gleichzeitige Arbeiten an Dokumenten.

Gemeinsamer Zugriff auf Dokumente

Der gemeinsame Zugriff auf Dokumente ist nicht ganz so neu wie das parallele Arbeiten daran, jedoch hat sich hier auch einiges verändert. Während früher dazu überwiegend Netzwerkfreigaben verwendet wurden verlagert sich der Speicherort der Daten einiger Firmen heute zunehmend in die Cloud. Das bedeutet, dass die erstellten Dokumente in einen Cloud-Speicher übertragen werden und dort weiteren ausgewählten Personen zum Lesen oder Bearbeiten zur Verfügung stehen. Bekannte Vertreter solcher Speicher sind Dropbox, box.com, Google Drive, die Apple iCloud, oneDrive oder OwnCloud.

Allen gemeinsam ist, dass die Daten sich nicht nur mit anderen angemeldeten Personen teilen lassen, sondern auch, dass Freigaben auf die Daten per Link erstellt werden können. So müssen große Dateien (wie z. B. Bilder oder Zeichnungen) nicht mehr per Mail verschickt werden. Es reicht, einen Link zu diesen Dateien zu verschicken. Jede Person, die diesen Link kennt, kann anschließend auf die ausgewählte Datei zugreifen. Das spart Bandbreite, weil viel weniger Daten übertragen werden müssen und auch Zeit, weil es viel schneller geht. Insgesamt ist es deutlich komfortabler, weil im Datenspeicher auch Ordnerstrukturen angelegt werden können und Änderungen leichter nachvollziehbar sind.

Besonders hervorgehhoben werden muss OwnCloud. Hierbei handelt es sich nicht um einen kommerziellen Dienst, sondern um ein Programm mit dem man einen solchen Dienst selbst erstellen kann. Dies ist für Firmen interessant, die ihre Daten keinen fremden Hosting-Dienstleistern anvertrauen möchten.

Paralleles Arbeiten an Dokumenten

Die großen Anbieter, Microsoft, Google und Apple, haben ihren Online-Speichern noch weitere Funktionalität spendiert. Gängige Dateitypen wie Textverarbeitung, Tabellen-kalkulation und Präsentationen lassen sich hier online bearbeiten. Die Abstriche gegenüber dem Bearbeiten mit Software auf dem lokalen PC sind häufig nur gering. Zudem ist es hier möglich, dass mehrere Personen zur selben Zeit das gleiche Dokument bearbeiten. Somit spart man sich die Zeit später einzelne Dokumententeile wieder zusammenzuführen.

Ein Wermutstropfen bleibt…

Das Verlagern von Dateien in Online-Speicher ist angenehm. Man muss sich nicht mehr um Themen wie Festplattenausfälle, Versionsverwaltung oder genügend Speicherkapazität für gemeinsame Datenablagen kümmern. Der Preis dafür ist jedoch, dass man - trotz aller Zusagen der Betreiber - doch nicht genau weiß, wer Zugriff auf die Daten erlangen kann. Deswegen sollte immer gelten: Kritische Daten gehören nicht in die Cloud. Und wenn doch, dann unbedingt verschlüsselt!

Der eBusiness-Lotse Schwaben unterstützt kleine und mittlere Unternehmen (KMU) bei der Nutzung moderner  moderner Informations- und Kommunikationstechnologien (IKT) und der Digitalisierung ihrer Geschäftsprozesse. Er ist Teil des Förderschwerpunkts Mittelstand-Digital, der vom Bundesministerium für Wirtschaft und Energie (BMWi) initiiert wurde, um die Entwicklung und breitenwirksame Nutzung von IKT-Anwendungen in KMU und Handwerk voranzutreiben.