Stefan Bürker

Kassensysteme mit Blackbox – Was bis zum Jahreswechsel erledigt sein sollte

Zum 1. Januar 2020 gibt es Änderungen in der Kassenführung. Stefan Bürker, Steuerberater bei Settele & Partner, erklärt im Gastbeitrag, was neu ist und auf was Sie künftig achten müssen.

Das Thema Kassenführung kann derzeit damit auf den Punkt gebracht werden, dass wieder neue Pflichten anstehen, obwohl die meisten Unternehmen noch mit den alten kämpfen. In den letzten Jahren wurde eine ganze Fülle von Vorschriften für elektronische Kassensysteme erlassen und zum 01.01.2020 treten weitere Verschärfungen in Kraft.

Welche Anforderungen gelten seit 2017?

  • Die Systeme müssen jeden Geschäftsvorfall einzeln aufzeichnen,
  • eine Unterdrückung der Aufzeichnung darf nicht möglich sein,
  • die elektronischen Daten dazu müssen jederzeit lesbar und maschinell auswertbar sein,
  • jegliche Änderung muss protokolliert werden, die elektronisch erzeugten Belege sind unveränderbar und vollständig aufzubewahren und
  • das Ganze ist 10 Jahre lang zu archivieren

Warum kommen neue Regelungen?

Der Bundesrechnungshof geht davon aus, dass durch Kassenmanipulationen dem Staat jährlich mehrere Milliarden Euro entgehen. Deshalb wurden die Vorschriften verschärft, um die Möglichkeiten der Steuerhinterziehung einzudämmen. Die Kassenführung wird sich dadurch allerdings noch komplizierter gestalten.

Was ist ab 2020 anders?

  • Kassensysteme müssen zukünftig mit einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung ausgerüstet sein
  • Die Kasse muss in der Lage sein, für jeden einzelnen Geschäftsvorfall einen Beleg auszugeben
  • Kassensysteme müssen beim Finanzamt gemeldet werden

Was ist die technische Sicherheitseinrichtung?

Die technische Sicherheitseinrichtung (TSE) – sozusagen die Blackbox beziehungsweise der Flugschreiber des Kassensystems – besteht aus einem Sicherheitsmodul und einem sicheren Speichermedium. Das Modul muss vom BSI zertifiziert sein. Jeder Vorgang der Kasse ist dort unveränderbar und auslesbar aufgezeichnet. Das Finanzamt darf darauf zugreifen und hat damit Zugang zu sämtlichen Geschäftsvorfällen.

Was hat es mit der Belegausgabepflicht auf sich?

Der Gesetzgeber will damit jeden Unternehmer zwingen, sämtliche Geschäftsvorfälle elektronisch zu erfassen und dem Kunden schließlich einen Beleg zu überreichen. Ziel ist es, durch diese Ausgabepflicht nachträgliche Stornierungen zu verhindern. Der Kunde ist nicht verpflichtet, den Beleg anzunehmen und mitzunehmen.

Gilt die Ausgabepflicht immer?

Grundsätzlich ja, doch können vom Finanzamt Ausnahmen genehmigt werden. Eine Befreiung ist auf Antrag möglich, zum Beispiel dann, wenn ein Food Truck den ganzen Tag nichts anders macht, als immer dieselben veganen Burger an eine Vielzahl von Kunden zu verkaufen.

Welche Angaben muss der Beleg enthalten?

  • Name und Anschrift des Unternehmers
  • Datum
  • Zeitpunkt der Transaktion sowie eine Transaktionsnummer
  • Menge bzw. Dienstleistung
  • Umfang und Art der Leistung
  • Das Entgelt und den Steuerbetrag
  • Die Seriennummer der Kasse oder des Sicherheitsmoduls

Welche Mitteilungspflichten bestehen ab dem 01.01.2020?

Jeder Unternehmer, der elektronische Aufzeichnungssysteme verwendet, muss diese innerhalb eines Monats nach Anschaffung oder Außerbetriebnahme mittels eines amtlichen Vordrucks an sein zuständiges Finanzamt melden. Die Meldung für alle vor dem 01.01.2020 erworbenen Kassen hat grundsätzlich zum 31.01.2020 zu erfolgen.

Was ist zu melden?

  • Name des Unternehmens
  • Wo wird die Kasse betrieben
  • Steuernummer
  • Art der technischen Sicherheitseinrichtung und die zugehörige Zertifizierungs-ID
  • Art des Aufzeichnungssystems
  • Anzahl der Aufzeichnungssysteme
  • Seriennummer
  • Datum der Anschaffung
  • Datum der In- oder Außerbetriebnahme

Wie und bis wann hat die Umsetzung zu erfolgen?

Bislang gibt es auf dem Markt noch kein Kassensystem mit einer zertifizierten Sicherheitseinrichtung. Damit ist eine Umsetzung bis zum 01.01.2020 annährend ausgeschlossen. Das Bundesfinanzministerium hat deshalb eine Nichtbeanstandungsregelung geschaffen. Damit ist die Umrüstung auf eine Kasse mit technischer Sicherheitseinrichtung bis zum 30.09.2020 vorzunehmen.

Für die Meldepflicht der Kassen gilt ähnliches. Nachdem es noch kein amtliches Formular für die Meldung vorliegt und es zudem nicht möglich ist die Meldung elektronisch zu übermitteln, kann die Meldung derzeit unterbleiben.

Die Belegausgabepflicht trifft alle Unternehmer ab dem 01.01.2020 mit elektronischen Kassensystemen und die Kassen sind entsprechend aufzurüsten, sollte eine Ausgabe derzeit noch nicht möglich sein. Sanktionsmöglichkeiten für die Finanzverwaltung, wenn ein Unternehmer keine Belege ausgibt, bestehen derzeit noch nicht.

Welche weiteren Regelungen sind zu beachten?

Habe Sie Ihre Kasse vor dem 26.11.2010 angeschafft?

  • Kassen, die mit einer TSE nachrüstbar sind, müssen bis zum 30.09.2020 nachgerüstet werden.
  •  Kassen, die nicht mit einer TSE nachrüstbar sind, müssen bis zum 30.09.2020 ausgetaucht werden.

Habe Sie Ihre Kasse nach dem 25.11.2010 und vor dem 01.01.2020 angeschafft?

  • Kassen, die mit einer TSE nachrüstbar sind, müssen bis zum 30.09.2020 nachgerüstet werden.
  • Kassen, die nicht mit einer TSE nachrüstbar sind, dürfen ausnahmsweise noch bis zum 31.12.2022 genutzt werden.

Ausblick

In Deutschland werden über 2 Millionen Kassensysteme betrieben. Derzeit gibt es noch kein zertifiziertes System auf dem Markt. Sollten in den nächsten Monaten die ersten Systeme auf den Markt kommen, dürften sich extreme Lieferengpässe ergeben. Hier stellt sich die Frage, ob die zum 30.09.2020 verlängerte Frist ausreichend ist. Unabhängig davon sollte die Umsetzung nicht auf die lange Bank geschoben werden. Es empfiehlt sich, zeitnah Kontakt mit dem Kassenaufsteller aufzunehmen, um klarzustellen, ob die Kasse aufrüstbar ist und bis wann mit einer Lieferung gerechnet werden kann. Des Weiteren ist klarzustellen, dass in Deutschland keine Registrierkassenpflicht besteht. Damit ist der Einsatz offener Ladenkassen weiterhin möglich.

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Stefan Bürker

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Zum 1. Januar 2020 gibt es Änderungen in der Kassenführung. Stefan Bürker, Steuerberater bei Settele & Partner, erklärt im Gastbeitrag, was neu ist und auf was Sie künftig achten müssen.

Das Thema Kassenführung kann derzeit damit auf den Punkt gebracht werden, dass wieder neue Pflichten anstehen, obwohl die meisten Unternehmen noch mit den alten kämpfen. In den letzten Jahren wurde eine ganze Fülle von Vorschriften für elektronische Kassensysteme erlassen und zum 01.01.2020 treten weitere Verschärfungen in Kraft.

Welche Anforderungen gelten seit 2017?

  • Die Systeme müssen jeden Geschäftsvorfall einzeln aufzeichnen,
  • eine Unterdrückung der Aufzeichnung darf nicht möglich sein,
  • die elektronischen Daten dazu müssen jederzeit lesbar und maschinell auswertbar sein,
  • jegliche Änderung muss protokolliert werden, die elektronisch erzeugten Belege sind unveränderbar und vollständig aufzubewahren und
  • das Ganze ist 10 Jahre lang zu archivieren

Warum kommen neue Regelungen?

Der Bundesrechnungshof geht davon aus, dass durch Kassenmanipulationen dem Staat jährlich mehrere Milliarden Euro entgehen. Deshalb wurden die Vorschriften verschärft, um die Möglichkeiten der Steuerhinterziehung einzudämmen. Die Kassenführung wird sich dadurch allerdings noch komplizierter gestalten.

Was ist ab 2020 anders?

  • Kassensysteme müssen zukünftig mit einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung ausgerüstet sein
  • Die Kasse muss in der Lage sein, für jeden einzelnen Geschäftsvorfall einen Beleg auszugeben
  • Kassensysteme müssen beim Finanzamt gemeldet werden

Was ist die technische Sicherheitseinrichtung?

Die technische Sicherheitseinrichtung (TSE) – sozusagen die Blackbox beziehungsweise der Flugschreiber des Kassensystems – besteht aus einem Sicherheitsmodul und einem sicheren Speichermedium. Das Modul muss vom BSI zertifiziert sein. Jeder Vorgang der Kasse ist dort unveränderbar und auslesbar aufgezeichnet. Das Finanzamt darf darauf zugreifen und hat damit Zugang zu sämtlichen Geschäftsvorfällen.

Was hat es mit der Belegausgabepflicht auf sich?

Der Gesetzgeber will damit jeden Unternehmer zwingen, sämtliche Geschäftsvorfälle elektronisch zu erfassen und dem Kunden schließlich einen Beleg zu überreichen. Ziel ist es, durch diese Ausgabepflicht nachträgliche Stornierungen zu verhindern. Der Kunde ist nicht verpflichtet, den Beleg anzunehmen und mitzunehmen.

Gilt die Ausgabepflicht immer?

Grundsätzlich ja, doch können vom Finanzamt Ausnahmen genehmigt werden. Eine Befreiung ist auf Antrag möglich, zum Beispiel dann, wenn ein Food Truck den ganzen Tag nichts anders macht, als immer dieselben veganen Burger an eine Vielzahl von Kunden zu verkaufen.

Welche Angaben muss der Beleg enthalten?

  • Name und Anschrift des Unternehmers
  • Datum
  • Zeitpunkt der Transaktion sowie eine Transaktionsnummer
  • Menge bzw. Dienstleistung
  • Umfang und Art der Leistung
  • Das Entgelt und den Steuerbetrag
  • Die Seriennummer der Kasse oder des Sicherheitsmoduls

Welche Mitteilungspflichten bestehen ab dem 01.01.2020?

Jeder Unternehmer, der elektronische Aufzeichnungssysteme verwendet, muss diese innerhalb eines Monats nach Anschaffung oder Außerbetriebnahme mittels eines amtlichen Vordrucks an sein zuständiges Finanzamt melden. Die Meldung für alle vor dem 01.01.2020 erworbenen Kassen hat grundsätzlich zum 31.01.2020 zu erfolgen.

Was ist zu melden?

  • Name des Unternehmens
  • Wo wird die Kasse betrieben
  • Steuernummer
  • Art der technischen Sicherheitseinrichtung und die zugehörige Zertifizierungs-ID
  • Art des Aufzeichnungssystems
  • Anzahl der Aufzeichnungssysteme
  • Seriennummer
  • Datum der Anschaffung
  • Datum der In- oder Außerbetriebnahme

Wie und bis wann hat die Umsetzung zu erfolgen?

Bislang gibt es auf dem Markt noch kein Kassensystem mit einer zertifizierten Sicherheitseinrichtung. Damit ist eine Umsetzung bis zum 01.01.2020 annährend ausgeschlossen. Das Bundesfinanzministerium hat deshalb eine Nichtbeanstandungsregelung geschaffen. Damit ist die Umrüstung auf eine Kasse mit technischer Sicherheitseinrichtung bis zum 30.09.2020 vorzunehmen.

Für die Meldepflicht der Kassen gilt ähnliches. Nachdem es noch kein amtliches Formular für die Meldung vorliegt und es zudem nicht möglich ist die Meldung elektronisch zu übermitteln, kann die Meldung derzeit unterbleiben.

Die Belegausgabepflicht trifft alle Unternehmer ab dem 01.01.2020 mit elektronischen Kassensystemen und die Kassen sind entsprechend aufzurüsten, sollte eine Ausgabe derzeit noch nicht möglich sein. Sanktionsmöglichkeiten für die Finanzverwaltung, wenn ein Unternehmer keine Belege ausgibt, bestehen derzeit noch nicht.

Welche weiteren Regelungen sind zu beachten?

Habe Sie Ihre Kasse vor dem 26.11.2010 angeschafft?

  • Kassen, die mit einer TSE nachrüstbar sind, müssen bis zum 30.09.2020 nachgerüstet werden.
  •  Kassen, die nicht mit einer TSE nachrüstbar sind, müssen bis zum 30.09.2020 ausgetaucht werden.

Habe Sie Ihre Kasse nach dem 25.11.2010 und vor dem 01.01.2020 angeschafft?

  • Kassen, die mit einer TSE nachrüstbar sind, müssen bis zum 30.09.2020 nachgerüstet werden.
  • Kassen, die nicht mit einer TSE nachrüstbar sind, dürfen ausnahmsweise noch bis zum 31.12.2022 genutzt werden.

Ausblick

In Deutschland werden über 2 Millionen Kassensysteme betrieben. Derzeit gibt es noch kein zertifiziertes System auf dem Markt. Sollten in den nächsten Monaten die ersten Systeme auf den Markt kommen, dürften sich extreme Lieferengpässe ergeben. Hier stellt sich die Frage, ob die zum 30.09.2020 verlängerte Frist ausreichend ist. Unabhängig davon sollte die Umsetzung nicht auf die lange Bank geschoben werden. Es empfiehlt sich, zeitnah Kontakt mit dem Kassenaufsteller aufzunehmen, um klarzustellen, ob die Kasse aufrüstbar ist und bis wann mit einer Lieferung gerechnet werden kann. Des Weiteren ist klarzustellen, dass in Deutschland keine Registrierkassenpflicht besteht. Damit ist der Einsatz offener Ladenkassen weiterhin möglich.

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