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Matthias Jäkle: „Digitale Buchführung lohnt nicht für jeden“

Matthias Jäkle, Steuerberater bei der Jäkle & Kreuzer GmbH Steuerberatungsgesellschaft, erklärt im Interview, wie die Digitalisierung die Branche verändert und weshalb gerade junge Unternehmen sich nicht nur auf Buchhaltungssoftware verlassen sollten.

B4B WIRTSCHAFTSLEBEN SCHWABEN: Zu Ihren Kunden zählen viele kleine und junge Unternehmen. Worüber stolpern diese häufig?

Matthias Jäkle: Häufig verzichten solche Unternehmen am Anfang auf professionelle Hilfe, um Kosten zu sparen. Hier wird aber meist am falschen Punkt gespart: Da sich junge Unternehmer gerade am Anfang oft nicht über ihre Pflichten, zum Beispiel buchhalterischer Art, im Klaren sind, werden die Weichen falsch gestellt und Fristen versäumt. Das muss dann später meist mit deutlichem Mehraufwand korrigiert – und manchmal vonseiten des Finanzamts auch mit Verspätungszuschlägen bedacht werden. Das kann sehr schnell teuer werden.  

Was halten Sie von Steuerberater-Softwares, die man sich privat anschaffen kann?

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Für den Privatgebrauch sind diese Softwares sinnvoll. Sie erläutern dem Steuerpflichtigen bei der Steuererklärung an der jeweiligen Stelle recht gut, um was es geht und was abgesetzt werden kann. Oftmals ist dem Steuerpflichtigen die Absetzbarkeit bestimmter Kosten, zum Beispiel haushaltsnaher Dienstleistungen aus der Nebenkostenabrechnung, gar nicht bewusst. Hier machen die Softwares an der richtigen Stelle darauf aufmerksam.

Ist das die Zukunft der Branche?

Die Softwares wurden in den letzten Jahren laufend verbessert und sind für viele ein wichtiger Begleiter bei der Bearbeitung der privaten Steuererklärung geworden. Dennoch muss man festhalten, dass solche Softwares ihre Stärken bei Standard-Problemen haben. Sobald ein Sachverhalt individuellerer Natur ist, empfiehlt sich der Gang zum Experten.

Gibt es Softwares, die sich auch für Unternehmen lohnt, gerade wenn bei jungen und kleinen Firmen das Geld für einen Profi nicht da ist?

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Es gibt inzwischen schon relativ gute Softwares, zum Beispiel zur Erstellung der eigenen Buchhaltung. Hier können junge Unternehmer gerade am Anfang Geld sparen. Obwohl diese Softwares oft recht intuitiv und einfach zu bedienen sind, sollten trotzdem gewisse Grundkenntnisse in Rechnungswesen und auch eine gewisse Eigendisziplin vorhanden sein. Sonst kann, trotz Abbildung von monatlich wiederkehrenden Standardbuchungen, recht schnell ein Durcheinander in der Buchhaltung herrschen. Sobald ein Unternehmen größer wird und die aufzuzeichnenden Geschäftsvorfälle zahlreicher und komplizierter werden, sollte zwingend ein Steuerberater aufgesucht werden.

Thema digitale Buchführung im Unternehmen: Wann lohnt sich diese?

Richtig lohnen tut sich digitale Buchführung meiner Meinung nach nur für größere Unternehmen und solche, die ihren Gewinn über eine Bilanz ermitteln müssen und daher sogenannte „offene Posten“ buchen, zum Beispiel eine GmbH oder UG. Bei der Buchung der Belege kommen die Vorzüge der Digitalisierung zum Tragen, indem eine intelligente Software Geschäftsvorfälle eigenständig erkennt und selbst auf die entsprechenden Buchhaltungskonten bucht. Der Mensch muss hier im Idealfall nur noch die Buchungsvorschläge kontrollieren und eventuell inhaltliche Änderungen vornehmen.

Bei kleineren Unternehmen geht es meistens deutlich schneller, in altbewährter Manier die Bankbewegungen chronologisch zu buchen. Aber auch hier ist Digitalisierung möglich, indem man die Buchhaltung mit der entsprechenden Hausbank verknüpft, so dass die Bankbewegungen automatisch in die Buchhaltung eingespielt werden und nur noch die Zuordnung zum richtigen Buchhaltungskonto manuell erfolgen muss. So können auch solche Unternehmen von der zunehmenden Digitalisierung profitieren.

Wie digital ist Ihre Branche bereits? Wo gibt es Grenzen?

Die oben beschriebenen Prozesse sind heute bereits Alltag. Allerdings kann noch keine Rede davon sein, dass die Buchhaltung jetzt schon allein vom Computer erledigt wird. Bisher können hauptsächlich monatlich wiederkehrende Standard-Geschäftsvorfälle von den Softwaresystemen erkannt und dann auf die entsprechenden Buchhaltungskonten gebucht werden. Für sämtliche Geschäftsvorfälle, die einmalig, etwas komplizierter oder nicht alltäglicher Natur sind, bedarf es nach wie vor, dass ein Mensch eingreift. Daneben gibt es noch einige ganz banale Probleme: Ein mangelhafter Scan oder zum Beispiel ein Kaffeefleck auf dem gescannten Beleg führen oft dazu, dass der Computer den Beleg nicht richtig lesen und dementsprechend nicht mehr korrekt verbuchen kann. Die Softwares werden aber laufend weiterentwickelt und sollen dank künstlicher Intelligenz in Zukunft mehr dazulernen, so dass die Probleme besser in den Griff zu kriegen sind.

Ist jungen Unternehmen ein persönlicher Kontakt überhaupt noch wichtig? Empfinden diese den „Papierkram“ sogar lästiger als die großen, alteingesessenen Unternehmen?

Ein persönlicher Kontakt ist nach wie vor extrem wichtig und sollte von jedem Unternehmer auch gesucht und geschätzt werden. Nur durch den persönlichen Kontakt kann ein Gefühl dafür entwickelt werden kann, ob für die individuelle Situation alle Möglichkeiten, den „bürokratischen Papierkram“ effektiv, kostengünstig und möglichst steuersparend zu gestalten, ausgeschöpft worden sind. Außerdem lernt der Unternehmer meist nur im persönlichen Gespräch, die entsprechenden Auswertungen, die er monatlich von seinem Steuerberater bekommt, zu deuten und kann diese dann auch gezielt bei der eigenen Unternehmenssteuerung und –planung einsetzen. Langfristig garantiert nur die regelmäßige Beschäftigung mit den eigenen Zahlen den unternehmerischen Erfolg und hierfür ist der persönliche Kontakt nach wie vor unabdingbar.

Kann man Digitalisierung im eigenen Unternehmen steuerlich absetzen?

Selbstverständlich. Sämtliche Kosten im Zusammenhang mit Digitalisierung wie der Kauf von entsprechender Software oder Lizenzgebühren stellen Betriebsausgaben dar und senken somit die Steuerbemessungsgrundlage.

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B4B WIRTSCHAFTSLEBEN SCHWABEN: Zu Ihren Kunden zählen viele kleine und junge Unternehmen. Worüber stolpern diese häufig?

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Was halten Sie von Steuerberater-Softwares, die man sich privat anschaffen kann?

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Für den Privatgebrauch sind diese Softwares sinnvoll. Sie erläutern dem Steuerpflichtigen bei der Steuererklärung an der jeweiligen Stelle recht gut, um was es geht und was abgesetzt werden kann. Oftmals ist dem Steuerpflichtigen die Absetzbarkeit bestimmter Kosten, zum Beispiel haushaltsnaher Dienstleistungen aus der Nebenkostenabrechnung, gar nicht bewusst. Hier machen die Softwares an der richtigen Stelle darauf aufmerksam.

Ist das die Zukunft der Branche?

Die Softwares wurden in den letzten Jahren laufend verbessert und sind für viele ein wichtiger Begleiter bei der Bearbeitung der privaten Steuererklärung geworden. Dennoch muss man festhalten, dass solche Softwares ihre Stärken bei Standard-Problemen haben. Sobald ein Sachverhalt individuellerer Natur ist, empfiehlt sich der Gang zum Experten.

Gibt es Softwares, die sich auch für Unternehmen lohnt, gerade wenn bei jungen und kleinen Firmen das Geld für einen Profi nicht da ist?

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Es gibt inzwischen schon relativ gute Softwares, zum Beispiel zur Erstellung der eigenen Buchhaltung. Hier können junge Unternehmer gerade am Anfang Geld sparen. Obwohl diese Softwares oft recht intuitiv und einfach zu bedienen sind, sollten trotzdem gewisse Grundkenntnisse in Rechnungswesen und auch eine gewisse Eigendisziplin vorhanden sein. Sonst kann, trotz Abbildung von monatlich wiederkehrenden Standardbuchungen, recht schnell ein Durcheinander in der Buchhaltung herrschen. Sobald ein Unternehmen größer wird und die aufzuzeichnenden Geschäftsvorfälle zahlreicher und komplizierter werden, sollte zwingend ein Steuerberater aufgesucht werden.

Thema digitale Buchführung im Unternehmen: Wann lohnt sich diese?

Richtig lohnen tut sich digitale Buchführung meiner Meinung nach nur für größere Unternehmen und solche, die ihren Gewinn über eine Bilanz ermitteln müssen und daher sogenannte „offene Posten“ buchen, zum Beispiel eine GmbH oder UG. Bei der Buchung der Belege kommen die Vorzüge der Digitalisierung zum Tragen, indem eine intelligente Software Geschäftsvorfälle eigenständig erkennt und selbst auf die entsprechenden Buchhaltungskonten bucht. Der Mensch muss hier im Idealfall nur noch die Buchungsvorschläge kontrollieren und eventuell inhaltliche Änderungen vornehmen.

Bei kleineren Unternehmen geht es meistens deutlich schneller, in altbewährter Manier die Bankbewegungen chronologisch zu buchen. Aber auch hier ist Digitalisierung möglich, indem man die Buchhaltung mit der entsprechenden Hausbank verknüpft, so dass die Bankbewegungen automatisch in die Buchhaltung eingespielt werden und nur noch die Zuordnung zum richtigen Buchhaltungskonto manuell erfolgen muss. So können auch solche Unternehmen von der zunehmenden Digitalisierung profitieren.

Wie digital ist Ihre Branche bereits? Wo gibt es Grenzen?

Die oben beschriebenen Prozesse sind heute bereits Alltag. Allerdings kann noch keine Rede davon sein, dass die Buchhaltung jetzt schon allein vom Computer erledigt wird. Bisher können hauptsächlich monatlich wiederkehrende Standard-Geschäftsvorfälle von den Softwaresystemen erkannt und dann auf die entsprechenden Buchhaltungskonten gebucht werden. Für sämtliche Geschäftsvorfälle, die einmalig, etwas komplizierter oder nicht alltäglicher Natur sind, bedarf es nach wie vor, dass ein Mensch eingreift. Daneben gibt es noch einige ganz banale Probleme: Ein mangelhafter Scan oder zum Beispiel ein Kaffeefleck auf dem gescannten Beleg führen oft dazu, dass der Computer den Beleg nicht richtig lesen und dementsprechend nicht mehr korrekt verbuchen kann. Die Softwares werden aber laufend weiterentwickelt und sollen dank künstlicher Intelligenz in Zukunft mehr dazulernen, so dass die Probleme besser in den Griff zu kriegen sind.

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Ein persönlicher Kontakt ist nach wie vor extrem wichtig und sollte von jedem Unternehmer auch gesucht und geschätzt werden. Nur durch den persönlichen Kontakt kann ein Gefühl dafür entwickelt werden kann, ob für die individuelle Situation alle Möglichkeiten, den „bürokratischen Papierkram“ effektiv, kostengünstig und möglichst steuersparend zu gestalten, ausgeschöpft worden sind. Außerdem lernt der Unternehmer meist nur im persönlichen Gespräch, die entsprechenden Auswertungen, die er monatlich von seinem Steuerberater bekommt, zu deuten und kann diese dann auch gezielt bei der eigenen Unternehmenssteuerung und –planung einsetzen. Langfristig garantiert nur die regelmäßige Beschäftigung mit den eigenen Zahlen den unternehmerischen Erfolg und hierfür ist der persönliche Kontakt nach wie vor unabdingbar.

Kann man Digitalisierung im eigenen Unternehmen steuerlich absetzen?

Selbstverständlich. Sämtliche Kosten im Zusammenhang mit Digitalisierung wie der Kauf von entsprechender Software oder Lizenzgebühren stellen Betriebsausgaben dar und senken somit die Steuerbemessungsgrundlage.

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